Zkoušeli jste někdy poslat prezentaci? PowerPoint a zjistili jste, že soubor je příliš velký? Ať už potřebujete sdílet soubor e-mailem nebo chcete uvolnit místo v počítači, vědět... jak komprimovat soubor PowerPoint vám může ušetřit spoustu bolestí hlavy.
Když komprimujete prezentaci, zároveň ji snadnější manipulace, otevírání a skladování, a to i na méně výkonných zařízeních. Dobrá komprese zachovává vizuální a obsahovou kvalitu, takže výsledek zůstává profesionální a atraktivní. Zde je návod, jak to udělat:
Proč komprimovat prezentaci v PowerPointu?
Velikost souborů PowerPointu může být enormní, zejména pokud obsahují obrázky, videa, zvukové soubory nebo vložená písmaTo nejen komplikuje jejich odesílání e-mailem (s limity, které někdy nepřesahují 25 MB), ale může to také ovlivnit rychlost načítání a pohodlí pro ty, kteří je přijímají nebo k nim přistupují z cloudu.
Hlavní důvody pro kompresi prezentace v PowerPointu jsou obvykle tyto:
- Usnadnit odesílání e-mailem: Vyhněte se chybovým hláškám při překročení limitu velikosti.
- Zajistěte plynulé přehrávání: Lehké prezentace se načítají a zobrazují rychleji, což zlepšuje uživatelský zážitek.
- Optimalizace úložiště: Menší prezentace zabírají méně místa, a to jak na počítači, tak v cloudu.
- Zajistěte kompatibilitu: Čím lehčí soubor, tím snadněji se otevírá v různých programech nebo zařízeních.
Komprimace prezentace v PowerPointu pomocí nativních možností
Samotný PowerPoint, a to jak ve verzi pro stolní počítače, tak i na jiných platformách, nabízí Integrované nástroje pro snížení hmotnosti vašich prezentacíMezi osvědčené postupy, které můžete v rámci programu dodržovat přímo, patří:
Smazání dat pro úpravu obrázků a úprava výchozího rozlišení
Když upravujete obrázek v PowerPointu, program si ve výchozím nastavení uchovává kopii originálu, abyste mohli změny vrátit zpět. Pokud tato editační data zahodíte, můžete soubor výrazně zesvětlit.Navíc snížením výchozího rozlišení obrázku budete moci dále zmenšit jeho velikost bez ztráty vizuální kvality pro většinu použití.
- Otevřete PowerPoint a získejte přístup Soubor > Možnosti > Upřesnit.
- V sekci Velikost a kvalita obrazu, zaškrtněte možnost Zahodit editovaná data aby program po úpravě fotografií neukládal původní verze.
- Ujistěte se, že krabice Nekomprimujte obrázky v souboru není zaškrtnuto.
- Vyber jeden výchozí rozlišení 150 dpi nebo méně pro obrázky, dostatečné pro většinu promítaných prezentací.
Snižte znakovou sadu vložených písem
Dalším důležitým trikem je správa způsobu vkládání písem do souboru. Pokud chcete, aby prezentace vypadala stejně na jakémkoli počítači, můžete zahrnout písma, ale pouze skutečně použité znaky., ne celou sadu, což hodně pomáhá snižovat hmotnost.
- En Soubor > Možnosti >> Uložitvyhledejte sekci Při sdílení této prezentace zachovejte věrnost.
- značka Vložit písma do souboru a vyberte možnost Vložte pouze použité znakyTímto způsobem se vyhnete zahrnutí zbytečných informací.
Komprimujte multimediální soubory: videa a zvuky ve vašich prezentacích
Mnoho souborů PowerPointu je velmi velkých kvůli vloženým videím nebo zvuku. Samotný PowerPoint umožňuje komprimovat tyto multimediální soubory z verze pro Windows.Je to velmi užitečná možnost zmenšit velikost bez ztráty nadměrné kvality.
- Otevřete prezentaci a přejděte na Soubor> Informace.
- Klikněte na komprimovat média a vyberte požadovanou kvalitu (v závislosti na tom, zda potřebujete upřednostnit kvalitu nebo velikost souboru).
Systém zmenší velikost videí a zvukových souborů a zachová tak dobrou rovnováhu mezi hmotností a kvalitou. Upozorňujeme, že tato funkce je k dispozici pouze ve verzi PowerPointu pro Windows. a ne na Macu ani v PowerPointu Online.
Komprimujte prezentaci pomocí nástrojů systému Windows nebo souboru ZIP
Další jednoduchý způsob zmenšit velikost souboru je to komprimovat jako ZIP archiv pomocí Průzkumníka Windows. Tato metoda zachovává soubor neporušený a příjemce jej může snadno přečíst.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor .pptx, který chcete komprimovat.
- Vyberte Odeslat do > Komprimovaná (zip) složka.
- Bude vytvořen soubor ZIP se stejným názvem, připravený k odeslání e-mailem nebo nahrání do cloudu.
Tato metoda je užitečná, když Nemáte čas upravovat obrázky nebo videa, nebo jen hledáte rychlý způsob, jak soubor zabalit a odeslat..
Použití online služeb pro kompresi PowerPointu
Existuje mnoho webových nástrojů, které vám umožňují Komprimujte prezentace PowerPoint online bez instalace jakýchkoli programůPostup je obvykle velmi jednoduchý:
- Přejděte na webové stránky vybraného nástroje.
- Nahrajte soubor PPT nebo PPTX, který chcete komprimovat.
- Platforma soubor zpracuje a nabídne vám možnost stáhnout si komprimovanou verzi.
Nejlepší na těchto nástrojích je, že fungují přímo z vašeho prohlížeče, nevyžadují registraci (ve většině případů) a obvykle zajistí, že design a písmo vaší prezentace zůstanou po kompresi neporušené.
Jak tyto nástroje fungují?
Např Smallpdf vysvětluje, že nejprve převede vaši prezentaci v PowerPointu do formátu PDF, vyhledá v datech opakující se vzory, aby je nahradil jedinečnými identifikátory, a poté komprimovaný soubor transformuje zpět do formátu PowerPointu. Tento proces může výrazně zmenšit velikost bez ztráty kvality nebo formátu.Kromě toho vám mohou umožnit přímo „vkládat“ písma, aby bylo zajištěno identické zobrazení na všech počítačích, bez ohledu na to, zda mají nainstalována stejná písma.
V případě SlideSpeak o YouCompress, operace je ještě přímočařejší, nahrajete soubor, systém ho zpracuje a vy si ho můžete stáhnout během několika sekund. Jsou obzvláště užitečné pro ty, kteří potřebují sdílet soubory e-mailem (například Gmail omezuje velikost příloh na 25 MB). nebo když máte k odeslání hodně prezentací a chcete je pomocí prémiových účtů hromadně komprimovat.
Co dělat, když je soubor i po kompresi stále příliš velký?
I po vyzkoušení všech těchto metod může vaše prezentace stále překračovat limit velikosti povolený některými e-mailovými službami nebo platformami. V takovém případě můžete k jeho sdílení použít jiné alternativy:
- Sdílení prostřednictvím cloudových služeb jako je Google Drive nebo Dropbox, kde stačí poslat odkaz ke stažení.
- Rozdělit prezentaci na několik částí a odeslat je odděleně.
- Převeďte soubor do PDF pokud není nutné jej upravovat, protože PDF soubory obvykle zabírají méně místa.
- Použijte funkci hromadné komprese některých prémiových webových služeb, která vám také umožňuje stáhnout všechny komprimované soubory v jednom ZIP souboru.
Jak můžete vidět, Komprese prezentací v PowerPointu nejen usnadňuje jejich odesílání a ukládání, ale také zlepšuje zážitek ze sledování lokálně i online.Díky vysvětleným tipům a nástrojům už odesílání skvělých prezentací nebude problémem a budete se moci soustředit na to, na čem skutečně záleží: efektivní a profesionální komunikaci svých nápadů.