Ve světě, ve kterém dnes žijeme, schopnost zpracovávat a spravovat data Je to zásadní nástroj. Je evidentní, že díky pokrokům ve výpočetní technice se do nich dostaly prakticky všechny informace, které byly dříve zpracovávány digitalizovat. Kdo pravidelně používá technologie, mobilní zařízení a počítače, ví jak obsahovat obrázky, diapozitivy, grafy nebo jiné vizuální prvky ve svých souborech nebo prezentacích však většina neví, jak mohou optimalizovat hmotnost těchto prvků aby zařízení fungovalo rychlejší, takže být efektivní při práci se soubory se stává užitečnou dovedností, jak se odlišit od většiny.
Pokud jste se ocitli v této skupině, ale chcete se ponořit hlouběji do této cesty k Naučte se, jak lépe spravovat úložiště souborů, optimalizaci a využití, jsme si jisti, že tento článek vám může pomoci získat to, co hledáte. Bezpochyby vám doporučujeme pokračovat ve čtení, protože si odnesete velmi užitečné nástroje, které můžete začít používat právě teď zjednodušit a zkomprimovat váhu vašich souborů a tak, zlepšit své pracovní zkušenosti a výkon zařízení které používáte.
Důležitost optimalizace souborů
Než začnete mluvit jak můžeme zmenšit velikost našich souborů, je důležité komentovat, protože tento jednoduchý úkol je tak důležitý zlepšit efektivitu naší práce. Možná, že pokud obvykle neděláte prezentace nebo soubory, se kterými pracujete, obsahují pouze text, nebudete mít problém s nimi pracovat. Naopak, pokud do svých dokumentů zahrnete obrázky, hypertextové odkazy, detailní grafiku nebo jiné podobné vizuální prvky, je životně důležité, abyste začali soubory komprimovat, zvláště pokud tento typ prezentace používáte pro práci nebo často od té doby Bude ovlivněno úložiště a rychlost načítání vašeho počítače.
Jedním z hlavních důvodů je to komprimovat soubory dělá tyto menší velikost a v důsledku toho budete mít více snadné jejich stahování a přenos. Navíc jejich zpracování bude také mnohem rychlejší.
Je to také užitečný způsob organizovat složky s velkým množstvím souborů. K copress velké množství souborů v tom, co je známé jako "knihkupectví«, váha těchto údajů značně klesá. To je něco, co se při stahování souborů používá velmi často, protože je mnohem rychlejší.
Alternativy ke kompresi souborů v Microsoft Office
Dále představíme různé alternativy, abyste mohli zmenšit a optimalizovat velikost souborů v hlavních pracovních aplikacích Office: Word, PowerPoint a Excel, protože jsou nejčastěji používané a obsahují těžké prvky.
Optimalizujte PowerPoint
PowerPoint je základní nástroj společnosti Microsoft používaný k vytváření prezentací velmi vizuální díky integraci snímků, které obvykle kombinují text, obrázky a dokonce i videa. Proto onSoubory mají obvykle značnou váhu a důležité je vyzkoušet komprimovat prvky které vkládáme, zejména obrázky a videa, tak se na ně zaměříme. Budete muset provést pouze následující kroky:
- První věc, kterou budete muset udělat, je Vložte na snímek obrázek, který chcete optimalizovat. Vyberte tento obrázek kliknutím na něj.
- V hlavní menu klikněte na možnost «Formát«. Zde se objeví různé možnosti, mezi kterými můžete upravit jas a kontrast obrázku, upravit jeho velikost, zahrnout fotorámečky...
- Vybrat "Komprimujte obrázky«. Zde můžete optimalizovat jednoduchým způsobem nebo pokročilým způsobem kliknutím na možnosti, kde můžete vyberte kvalitu obrazu v závislosti na použití, které hodláte poskytnout. Čím nižší kvalita, tím menší velikost. Můžete si také vybrat, zda chcete komprimovat všechny obrázky v prezentaci nebo jen ty, které chcete. Jednoduše touto akcí zjednodušíte velikost PowerPointu a bude snazší načíst a přenést.
Optimalizujte Word
Slovo určitě je to nejpoužívanější aplikace Microsoft Office a přestože se zpočátku používal pouze jako textový dokument a jeho váha nebyla příliš vysoká, v současnosti lze vkládat prvky všeho druhu jako jsou obrázky, odkazy, přechody... Zde vám dáme několik základních tipů, jak zmenšit velikost vašich dokumentů.
Stejně jako v PowerPointu, pokud zahrneme obrázky, hmotnost souboru se zvýší, ale můžeme komprimovat tyto obrázky, aby byly efektivnější. K tomu budeme postupovat stejně jako v předchozím případě. Budeme muset vyberte obrázek, přejděte na „Formátovat“ a klikněte na „Optimalizovat obrázky“.
Důležitým aspektem je také formát souboru, který při ukládání používáme. Obvykle se šetří výchozí je .docx nebo .doc. Ale pokud se jedná o soubor, který je již hotový, doporučujeme převést do .pdf od té doby soubor hodně komprimovat a navíc prezentace je více čištění.
Dalším faktorem, který musíme vzít v úvahu, je omezují nebo omezují v co největší míře vizuální efekty a prvky které zvětšují velikost našich souborů. Vyhněte se například přidávání efektů stránky, vodoznaků, motivů a barev.
Optimalizujte Excel
I když doklady vynikat Obvykle nejsou těžké, pokud pracujeme s velkým množstvím dat a vzorců, je možné, že to ovlivní naše zkušenosti. zpomalil. Pomocí těchto jednoduchých kroků můžete tyto soubory snadno komprimovat.
Něco, co můžeme začít používat právě teď ke zjednodušení těchto tabulek, je změnit formát souboru. Tedy namísto uložení ve výchozím nastavení ve formátu . XLSX, uděláme to v .xlsb, které komprimuje a optimalizuje velikost a hmotnost.
Rovněž se doporučuje smazat všechna nepotřebná dataA skryté sloupce které zabírají místo a především vyvarujte se používání složitých vzorců s údaji, pokud to není nezbytně nutné. Vzorce Excelu zvětšují velikost souboru, takže pokud je to možné Pokusíme se použít jednodušší.
Můžeme pracovat s grafikou a obrázky, ale vždy je vhodné cKliknutím na tyto položky zlepšíte výkon v tabulce. Můžeme to udělat způsobem, který jsme vysvětlili dříve.