Máte pocit, že nemáte na všechno čas? Máte pocit, že vám některé pracovní úkoly trvá příliš dlouho? Nebojte se, tohle se stává každému z nás. Naštěstí existují řešení, která nám mohou pomoci lépe využít čas, který trávíme prací, a proto uvidíme, jak Maximalizujte produktivitu s OneNote.
Protože se ukazuje, že tento výkonný nástroj Microsoftu může výrazně zlepšit vaši produktivitu, pokud jej umíte dobře používat a znáte ty nejlepší triky, jak jej využít.
Stále nepoužíváte OneNote?
Pokud nevíte, co to je, dovolte nám objasnit, že se jedná o aplikaci Microsoftu určenou k pořizování digitálních poznámek a organizování informací.
Umožňuje zachytit a organizovat text, ukládat obrázky, pořizovat zvukové nahrávky, snímky obrazovky, ukládat soubory atd. vše s flexibilním a velmi snadno použitelným rozhraním. Navíc se synchronizuje s různými zařízeními a platformami, takže je ideální pro spolupráci nebo práci na dálku.
Pokud jste to nezkusili, objevte některé z nich nejlepší triky, jak toho využít a jistě nebude trvat dlouho a stane se jedním z vašich oblíbených pracovních nástrojů.
Klíče pro maximalizaci produktivity s OneNote
Jak noví uživatelé aplikace Microsoft, tak veteráni mohou těžit z těchto tipů produktivity, které jsme sestavili.
Efektivně organizujte informace
OneNote vám dává možnost shromažďovat informace do poznámkových bloků, oddílů a stránek. Pokud je dobře používáte, bude nalezení toho, co hledáte, mnohem jednodušší a rychlejší.
Naše rada je, abyste si vytvářeli sešity pro různé projekty, které právě máte. Například:
- Závěrečný diplomový projekt.
- Výlet do Thajska.
- Svatba.
- Čtvrtletní zpráva.
- Podnikatelský plán.
Poté v poznámkovém bloku vytvořte konkrétnější sekce. V zápisníku podnikatelského plánu tak můžete mít sekce:
- Počáteční rozpočet.
- Studie trhu.
- Dodavatelé.
- Zdroje financování.
Nakonec v každé sekci vytvořte stránky, které rozdělí informace ještě dále. Pokračujeme-li v předchozím příkladu, můžete stránku věnovat shromažďování informací od každého z dodavatelů, se kterými uvažujete o spolupráci ve vašem podniku.
Ke zvýraznění klíčových informací použijte štítky
Pro maximalizaci produktivity s OneNote nemusí stačit seskupení informací do poznámkových bloků, oddílů a stránek. Pokud chcete zvýraznit některá klíčová data, nápady nebo koncepty, označte je pomocí štítků, budou tak mnohem viditelnější. Navíc aplikace umožňuje vytvářet zcela personalizované štítky.
Zvýrazněte text a vyberte štítek z nabídky Domů > Štítky.
Jakmile svůj obsah označíte, přejděte na "Vyhledat značky" nebo stiskněte Ctrl + E a otevřou se všechny poznámky, které jste označili uvedeným štítkem.
Vytvářejte připomenutí
S dobře uspořádanými informacemi je pro vás těžké něco přehlédnout, ale vždy existuje určité riziko, že se to stane. Chcete-li dále minimalizovat možnost zapomenutí, využijte možnosti připomenutí.
Vytvořte připomenutí úkolu a přidejte jej do seznamu úkolů aplikace Outlook, takže e-mailová služba společnosti Microsoft vás upozorní, až přijde čas.
Chcete-li nastavit připomenutí, postupujte takto:
- Zvýrazněte úkol, který si chcete zapamatovat.
- Klikněte na „Úkoly aplikace Outlook“ v části „Štítky“ na „Domů“.
- Vyberte jeden ze štítků, uvidíte možnosti jako „Zítra“ nebo „Příští týden“. Vyberte si ten, který vás zajímá, a budete mít vytvořené připomenutí.
- Pokud kliknete na štítek „Vlastní“, můžete nastavit přesný čas, kdy má připomenutí dorazit na váš e-mail. Zadejte datum a čas a poté klikněte na „Uložit a zavřít“.
Pomocí technologie OCR extrahujte text z obrázků
Pokud je na obrázku, jako je plakát nebo fotka, text, který vás zajímá, nemusíte ztrácet čas jeho přepisem. Jednoduše vyfotografujte obrázek a otevřete jej ve OneNotu. Klikněte na něj pravým tlačítkem myši a poté vyberte „Kopírovat text z obrázku“ v nabídce a budete mít text volný a k dispozici pro úpravy.
Synchronizujte všechna svá zařízení a maximalizujte produktivitu s OneNotem
Synchronizace vám umožňuje přistupovat k informacím uloženým ve OneNotu z jakéhokoli zařízení, což vám pomáhá urychlit vaši práci.
Ve výchozím nastavení tato aplikace společnosti Microsoft synchronizujte poznámky se všemi připojenými zařízeními. Můžete však zkontrolovat, zda jej máte aktivovaný, pomocí cesty Soubor > Informace > Zobrazit stav synchronizace.
Abyste mohli pracovat ze svého mobilu, stáhněte si aplikaci, abyste si mohli dělat poznámky na cestách.
Dělejte si poznámky pomocí systému hlasového záznamu
Pokud máte nápad nebo jste viděli něco, co potřebujete okamžitě vzít na vědomí, nejúčinnějším způsobem, jak to udělat, je vytvořit hlasovou poznámku.
Chcete-li nahrávat zvuk ve OneNotu, přejděte na kartu "Vložit" a odtud do Přepis > Nahrát zvuk. Jakmile provedete záznam, nezapomeňte stisknout „Stop“ mezi možnostmi, které uvidíte v horní části obrazovky.
Poslech tohoto typu zvuku je velmi jednoduchý. Klikněte na klip a ve vyskakovacím okně, které se objeví, vyberte tlačítko Přehrát.
Můžete také nahrávat video podle víceméně stejných kroků. A pokud potřebujete pořídit snímek obrazovky, postupujte podle cesty Vložit > Výstřižek obrazovky. Tímto způsobem můžete zachytit části obrazovky a vložte je přímo do poznámek. To je zvláště užitečné, pokud musíte pracovat s diagramy nebo jinou grafikou.
Použijte své vlastní šablony
OneNote vám dává k dispozici řadu předdefinovaných šablon, které vám pomohou strukturovat informace, ale použití vlastních šablon vám umožní pracovat efektivněji.
Microsoft pokračuje ve vylepšování tohoto nástroje den za dnem, který je stále flexibilnější a užitečnější. Nyní, když víte, jak maximalizovat produktivitu s OneNote, jsme si jisti, že budete moci urychlit mnoho úkolů, které denně provádíte. Můžete nám říct své zkušenosti?