Mimo jiné digitální certifikát Lze jej použít k zaručení pravosti a právní platnosti dokumentu aplikace Word. Může nám také pomoci posílit aspekty související s bezpečností. Proto vám v tomto článku vysvětlíme jak podepsat dokument aplikace Word pomocí digitálního certifikátu, Krok za krokem.
Je třeba si uvědomit, že digitální certifikát je elektronický dokument která obsahuje identifikační údaje o osobě, subjektu nebo organizaci a pomocí kterých lze přistupovat k určité službě. Ve Španělsku je již velmi běžné používat tyto certifikáty k provádění všech typů správních řízení například před daňovým úřadem nebo generálním ředitelstvím dopravy.
Možnost podepsat dokument aplikace Word pomocí digitálního certifikátu zahrnuje mnohé výhoda. Toto jsou nejpozoruhodnější:
- Zaručit pravost a důvěrnost dokumentu, což je hlavní důvod tohoto nástroje.
- Má právní platnost v Evropské unii a mnoha dalších zemích.
- Zajišťuje integritu dokumentu, to znamená, že jej po podpisu nelze upravovat ani měnit.
- Představuje značnou úsporu času a prostředků, protože není potřeba nic tisknout, skenovat nebo posílat poštou.
- Zjednodušuje postupy auditu a certifikace.
Všechny tyto přednosti dělají z digitálního certifikátu cenný zdroj v obchodním, právním a administrativním prostředí, i když je také můžeme bez problémů použít pro naše domácí nebo osobní postupy.
Předpoklady
Přejděme k praktické části. Abychom mohli podepsat dokument aplikace Word pomocí digitálního certifikátu, musíme nejprve splnit řadu předpokladů.
Především musíme mít na svém počítači nainstalovaný digitální certifikát (doporučujeme přečíst náš předchozí příspěvek «Kde jsou uloženy digitální certifikáty?«). Certifikáty mohou vydávat různé subjekty, ale pro použití musí být platné a aktuální. Chcete-li ověřit, zda je certifikát nainstalován na Správce certifikátů Můžeme použít klávesovou zkratku Windows + R, psát do vyhledávacího řádku certmgr.msc a stiskněte Enter.
Na druhou stranu musíme zajistit, že máme verze aplikace Microsoft Word schopná podporovat digitální podpisy (Word 2016 nebo novější). Je také nutné, aby byl dokument, který má být podepsán, uložen ve formátu .docx.
Podepište dokument Word pomocí digitálního certifikátu krok za krokem
Po provedení předchozích kontrol se podívejme, jaký je postup, který je třeba dodržovat při podepisování dokumentu aplikace Word pomocí digitálního certifikátu. Následující kroky:
Krok 1: Otevřete dokument v aplikaci Microsoft Word
Jednoduše musíme na svém počítači spustit program Word a vyhledat v Archivu dokument, který chceme digitálně podepsat.
Krok 2: Otevřete volbu Digitální podpis
- V otevřeném dokumentu klikneme na záložku archiv.
- Poté vybereme záložku informace.
- V panelu zobrazeném na pravé straně obrazovky klikneme na "Chránit dokument".
- Nakonec zvolíme možnost «Přidat digitální podpis».
Krok 3: Nastavte digitální podpis
Po předchozích krocích se na obrazovce objeví dialogové okno, které nám sdělí, že do našeho dokumentu bude přidán digitální podpis. Volitelně zde můžeme do konkrétního textového pole přidat stručný písemný popis cíle nebo účelu digitálního podepsání dokumentu.
Krok 4: Vyberte digitální certifikát
To je hlavní část procesu digitálního podpisu, ve kterém musíme postupovat následovně: Klikneme dál Znamení. Pokud máte nainstalováno několik certifikátů, zobrazí se seznam s různými možnostmi. Jediné, co musíme udělat, je vyberte příslušný certifikát a stiskněte akceptovat.
Krok 5: Dokončete podpis
Podle našich pokynů Microsoft Word podepíše dokument a poté nám zobrazí oznámení potvrzující, že byl přidán digitální podpis. Po tomto, Dokument bude označen jako „pouze pro čtení“, takže jakýkoli pokus o jeho úpravu nebo změnu automaticky zneplatní podpis.
Některé důležité úvahy
Podepsání dokumentu aplikace Word prostřednictvím digitálního certifikátu je nejbezpečnější metodou, jak zaručit důvěru jeho příjemců, kteří si mohou být zcela jisti, že dokument nebyl po podpisu změněn.
Aby se však předešlo překvapením a chybám, je vhodné udržet aktualizovaný certifikát. Není na škodu si čas od času zkontrolovat jeho expiraci. Je také důležité, abyste nemuseli proces podepisování opakovat před podpisem zkontrolujte veškerý obsah. Někdy nám závěrečná recenze umožňuje vidět věci, které v dokumentu chybí nebo jsou nadbytečné.
Nakonec, abychom si ověřili, že vše bylo provedeno správně, můžeme provést ověření takto:
- Otevřeme dokument která byla digitálně podepsána.
- Pojďme na kartu Archiv.
- Vyberte možnost informace.
- Pro dokončení klikneme Viz podpisy, kde si můžeme zkontrolovat platnost podpisu, použitý certifikát a další související detaily. Tak snadné.