Druhý pilot Je to skvělý nástroj pro uplatnění všech funkcí a výhod, které nám umělá inteligence nabízí v rámci ekosystému Microsoft 365. V tomto příspěvku se podíváme na velmi specifický aspekt: vše, co nám umožňuje Kopilot v aplikaci Outlook, který přebírá roli osobního asistenta pro psaní efektivních e-mailů.
V několika slovech můžeme říci, že Copilot přišel, aby nám usnadnil život. Zodpovídá za správu naší schránky a automatizaci nejběžnějších akcí, abychom se osvobodili od úkolů a mohli tak věnovat více času samotné komunikaci.
Výhody použití Copilota v aplikaci Outlook
Toto jsou některé z výhod a hlavních použití Copilota v aplikaci Outlook. Existuje mnoho úloh, které lze zjednodušit, automatizovat nebo vylepšit:
Chytré psaní
Copilot nám může kdykoli pomoci najít nejlepší vzorec pro to, co chceme vyjádřit nebo sdělit, a to pomocí tónu a jazyka uvedeného pro každý účel. AI nám nabízí automatické návrhy při psaní emailu, což představuje cennou úsporu času a větší míru přesnosti ve zprávě.
Kromě toho zahrnuje také a detektor gramatických a pravopisných chyb které můžeme opravit v reálném čase, což je něco nanejvýš důležitého.
Automatizované úkoly
Jednou z nejpraktičtějších pomůcek aplikace Copilot v aplikaci Outlook je provádění automatizovaných úloh s následnými časové úspory co to pro uživatele znamená.
Můžeme například nakonfigurovat asistenta AI tak, aby klasifikoval přijaté e-maily na základě řady kritérií, zvýrazňoval ty nejdůležitější a generoval rychlé odpovědi s různou mírou složitosti v závislosti na případu.
Chytré souhrny
Je to skutečná bolest, procházet těmi dlouhými e-mailovými řetězci při hledání informací (a často věci přehlížíme). AI nám v tuto chvíli přichází na pomoc díky možnosti vytvářet souhrny. To může být velkou pomocí, pokud jde o rychlé určení klíčových bodů konverzace, aniž byste museli číst všechny zprávy jednu po druhé.
Integrace s dalšími nástroji Microsoft 365
Jak jsme již řekli, Copilot je přítomen v celém ekosystému Microsoft 365, takže koordinuje všechny své akce s ostatními nástroji v balíčkue, jako jsou Teams nebo OneNote. To vytváří jednodušší a plynulejší pracovní systém.
Navíc je díky tomu možné analyzovat nejrelevantnější informace z e-mailů, které přicházejí s připojenými daty nebo dokumenty.
Přístup Copilot z aplikace Outlook
Microsoft na svých oficiálních stránkách varuje, že prozatím Copilot bude k dispozici pouze v pracovních nebo školních účtech Outlookua také v účtech Microsoft s e-mailovými adresami outlook.com, hotmail.com, live.com a msn.com.
Obecně platí, Všechny účty Microsoft 365 mají nástroj AI již integrovaný do Outlooku. Právě tyto účty zobrazují nyní slavnou ikonu Copilot na svém panelu nástrojů (jak je znázorněno na obrázku výše).
Nakonec musíme také zmínit jedno z hlavních omezení Copilota v aplikaci Outlook: Nemáte přístup k šifrovaným e-mailům.
Jak používat Copilot v aplikaci Outlook
Než začnete používat Copilot v aplikaci Outlook, musíte to udělat nakonfigurovat nástroj. Chcete-li to provést, musíte přejít do nabídky možností aplikace Outlook a nastavit požadované možnosti, například frekvenci, s jakou chceme dostávat návrhy nebo jaký typ úkolů chceme automatizovat. Jakmile to uděláme, můžeme nyní AI normálně používat.
Je třeba poznamenat, že Copilot je skvělý pomocník, ale je to vždy uživatel, kdo se nakonec rozhodne, zda jeho doporučení a návrhy využije, nebo je ignoruje:
- Tipy na psaní, který se zobrazí, když budeme psát nový e-mail. Chcete-li je přijmout, stačí stisknout klávesu Tab nebo klikněte na samotné návrhy.
- Automatické odpovědi který se vygeneruje pokaždé, když obdržíme nový e-mail a zobrazí se ve spodní části obrazovky. Uživatel se může rozhodnout, zda je použije (kliknutím na ně), nebo je bude ignorovat.
- Připomenutí. V určitých e-mailech, které obsahují informace o událostech nebo schůzkách, se nás Copilot zeptá, zda je chceme přidat do našeho seznamu úkolů nebo kalendáře.
- Kategorie a značky. Copilot také analyzuje obsah každé zprávy a navrhne její uložení nebo vhodné označení. Můžete dokonce navrhnout vytvoření nových kategorií.
- Pokročilé vyhledávání: Vždy můžeme požádat Copilota, aby provedl inteligentní vyhledávání zpráv, souborů nebo kontaktů. Musíme jen zadat hledané výrazy a nechat AI práci.
Závěr
Příchod Copilota do Outlooku nám dává nový způsob, jak používat e-mail a získat z něj mnohem vyšší výkon. Rychlejší a efektivnější správa. A s mnoha možnostmi konfigurace tak, aby se jeho práce dokonale přizpůsobila našim potřebám a preferencím.