Zachování původního formátování při kopírování a vkládání obsahu ve Wordu Je to opravdová bolest hlavy pro každého, kdo denně pracuje s dokumenty. Pokud jste se někdy pokusili přenést text z PDF, webové stránky nebo dokonce mezi různými verzemi Wordu, jistě jste si všimli, že výsledek může být chaotický: neočekávané zalomení řádků, měnící se barvy, seznamy, které se neuspořádají, nebo celý dokument, který se po stisknutí kláves Ctrl+V rozpadne.
Naštěstí existují velmi účinné strategie a triky Abychom se těmto problémům vyhnuli a zajistili, že obsah, který vkládáme do Wordu, si zachová svůj původní vzhled, nebo se alespoň čistě přizpůsobí požadovanému formátu. Zde najdete kompletní průvodce nejužitečnějšími metodami vkládat text a obrázky do Wordu, aniž byste se museli starat o nežádoucí změny formátování.
Proč Word změní formátování při vkládání obsahu?
Prvním krokem vyhněte se problémům při vkládání ve Wordu Jde o pochopení, proč k nim dochází. Word je aplikace s velmi výkonným formátovacím enginem, ale to znamená, že interpretuje přijatý obsah na základě pravidel otevřeného dokumentu a původního zdroje.
Když kopírujete text z PDF, webové stránky nebo dokonce jiného souboru aplikace Word (zejména pokud se jedná o jinou verzi), Word se pokusí upravit formát vloženého obsahu do cílového seznamu nebo co nejvíce zachovat originál. Pokud například kopírujete číslovaný nebo odrážkový seznam, Word se může rozhodnout, zda bude pokračovat v posloupnosti cílového seznamu, zahájit nový seznam nebo zkombinovat oba styly.
Toto chování se projevuje i v aspektech, jako je barvy, styly písma nebo zalomení řádkůProto je běžné, že vkládání z PDF má za následek například neuspořádané řádky nebo se při přechodu z dokumentu Wordu 2007 do dokumentu Wordu 97–2003 mění písma a barvy.
Možnosti vkládání ve Wordu: Tajemství úplné kontroly
Word nabízí několik možnosti vkládání Tyto možnosti, pokud jsou správně použity, vám umožňují téměř plně kontrolovat výsledek při vkládání nového obsahu. Tyto možnosti se zobrazí ihned po vložení (ikona v pravém dolním rohu vkládané oblasti) a lze je ve výchozím nastavení upravit v pokročilém nastavení aplikace.
- Zachovejte zdrojový formátVloží obsah tak, jak byl naformátován, do původního umístění.
- Kombinovat formát: Přizpůsobí vložený obsah tak, aby vizuálně odpovídal formátování cílového dokumentu (užitečné při vkládání mezi různými seznamy).
- Ponechat pouze textOdstraní veškeré formátování a ponechá pouze prostý text. ideální pro odstraňování stylů, barev a formátování.
- Pokračovat v seznamu o Začít nový seznamPři kopírování položek seznamu se rozhodněte, zda se má dodržet cílové číslování, nebo se zachová původní pořadí.
Tyto příkazy ovlivňují nejen číslované nebo odrážkové seznamy, ale i další prvky, jako jsou tabulky, zalomení odstavců a styly písma.
Kopírování a vkládání textu z PDF bez ztráty formátování
Kopírování textu z PDF do Wordu může být obzvláště problematické. konce řádků a nepředvídatelná struktura odstavců způsobuje, že se text rozplétá a je obtížné jej číst nebo upravovat.
Abyste se tomuto problému vyhnuli, můžete postupovat takto:
- Použijte funkci Najít a nahradit ve WorduPo vložení textu z PDF vyberte problematickou oblast a spusťte funkci vyhledávání (ikona lupy výše nebo klávesová zkratka Alt+q). Zadejte ^p (což představuje zalomení odstavce) a nahraďte ho mezerou nebo čímkoli jiným, co potřebujete. Tím se eliminují nadbytečné zalomení řádků a odstavce zůstanou správně spojené.
- Použití Poznámkového bloku jako prostředníkaPokud text nejprve vložíte do programu Poznámkový blok ve Windows a poté jej odtud zkopírujete do Wordu, ujistíš se, že dorazí čisté, neformátovaný. Poznámkový blok podporuje pouze prostý text, takže všechny pokyny pro formátování jsou odstraněny.
Obě metody umožňují vyčistit text a připravte jej pro konzistentní formátování, i když byste měli zkontrolovat, zda jste neodstranili důležité zalomení řádků mezi odstavci.
Jak se vyhnout problémům při vkládání mezi různými verzemi Wordu
L změny formátu Tyto problémy se často zhoršují při kopírování a vkládání textu mezi různými verzemi Wordu, například z Wordu 2007 do Wordu 97–2003. Je běžné, že se barvy textu mění (například ze šedé na modrou) nebo se v cílovém dokumentu neočekávaně zachovají písma spojená s motivem.
Aby se tyto problémy minimalizovaly:
- Po vložení klikněte na Možnosti vložení a vyberte «Zachovejte zdrojový formát» pokud chcete zachovat původní vzhled.
- Pokud dokument nereaguje na změnu písma, uložte a zavřete soubor ve Wordu 97-2003 a znovu jej otevřete. Tím se někdy vyřeší nežádoucí trvalé formátování.
Klíčem je věnovat pozornost tomu, Možnosti vložení, které se zobrazí po vložení textu a v případě potřeby upravte formátování ručně v nabídce Styl a písmo.
Jak vždy zrušit formátování při vkládání ve Wordu
Pokud chcete text vždy vkládat jako prostý text, můžete Wordu nastavit, aby tuto možnost používal ve výchozím nastavení. Postup:
- Otevřete Word a přejděte na Soubor > Možnosti > Upřesnit.
- Hledejte sekci Vyjmout, zkopírovat a vložit.
- V příslušných rozbalovacích seznamech vyberte možnost «Ponechat pouze text» pro lepení.
Tímto způsobem Při vkládání jakéhokoli obsahu Word automaticky odstraní veškeré formátování, čímž se vyhnete nutnosti pokaždé upravovat dokument a zachová se vizuální konzistence, i když pochází z různých zdrojů (PDF, webové stránky, jiné soubory Wordu atd.).
Další tipy pro vkládání bez ztráty formátování nebo vzniku konfliktů
Kromě výše uvedených metod existují i další užitečné tipy, které mohou mít vliv:
- Vložit jako obrázekPokud chcete zajistit, aby se formátování za žádných okolností nezměnilo (a text nebylo nutné upravovat), můžete vybranou oblast zkopírovat a při vkládání do Wordu zvolit možnost „Vložit jako obrázek“ (obvykle z nabídky Vložit jinak). Word ji tak bude považovat za grafiku a zachová přesné rozvržení, i když ji nebude možné upravovat jako text.
- Před vložením převést do PDFPokud je vaším cílem sdílet soubor bez obav z jeho poškození, můžete konečný výsledek uložit jako PDF. Tímto způsobem se vyhnete problémům s kompatibilitou s jinými zařízeními nebo programy.
- Dbejte na seznamy a formát číslováníPři práci se seznamy můžete určit, zda se má v číslování pokračovat, či nikoli. Například „Pokračovat v číslování“ pro pokračování posloupnosti, „Nový seznam“ pro obnovení číslování a „Zachovat formátování zdroje“ pro zachování odrážek nebo čísel podle potřeby.
- Konfigurace chování seznamu v Rozšířených možnostechWord vám umožňuje rozhodnout se, zda chcete při vkládání textu pouze zachovat odrážky a čísla, nebo je odstranit, a to úpravou nastavení v nabídce Soubor > Možnosti > Upřesnit. Tímto způsobem se můžete vyhnout zbytečným překvapením při práci s mnoha seznamy.
Nejčastější chyby a jak je řešit
I s těmi nejlepšími triky je snadné udělat staré chyby při vkládání obsahu do Wordu. Zde jsou nejčastější chyby a jak je opravit:
- Přepsat užitečné formátováníPři vkládání jako prostého textu se může stát, že ztratíte tučné písmo, kurzívu nebo důležité odkazy. Po vložení zkontrolujte dokument obnovit základní styly.
- Bez rozdílu odstraňujte zalomení řádkůPoužití funkce „Najít a nahradit“ vám může pomoci eliminovat potřebné zalomení mezi odstavci. Omezit výběr Před použitím nástroje aplikujte pouze na postižená místa.
- Udržovat nežádoucí asociace zdrojůNěkdy si Word zachová písmo ze zdrojového dokumentu. Použijte funkci „Vložit pouze text“ nebo upravte globální styl po vložení.
La nejlepší praxe Je to vložení, kontrola a úprava: věnujte několik minut kontrole, zda formát a struktura odpovídají vašim požadavkům.
Výhody vkládání jako obrázku nebo PDF
Široce používaná alternativa pro 100% vyhněte se problémům s formátováním Buď se obsah vloží jako obrázek, nebo se přímo exportuje do PDF. Tato metoda je obzvláště užitečná, když potřebujete dokument sdílet s ostatními a nechcete, aby se obsah měnil (například formuláře, seznamy nebo dokumenty s velkým množstvím vizuálního designu).
Při vkládání jako obrázku vyberete oblast nebo tabulku, která vás zajímá, použijete příkaz kopírovat a z nabídky Vložit jinak nebo z odpovídající karty zvolíte „Obrázek“. Výhodou je, že Design je zachován do milimetru, ačkoli tento blok nebude následně možné upravovat.
Pokud chcete, aby si příjemce mohl dokument přečíst na jakémkoli zařízení bez jakýchkoli úprav, exportujte dokument z aplikace Word do formátu PDF (Soubor > Uložit jako > PDF) a ujistěte se, že formát je pevný a kompatibilní s jakýmkoli operačním systémem.
