Vlastní vyhledávače v Accessu: Od nuly k expertovi s příklady

vytvořit vlastní vyhledávače v Accessu Je to jeden z těch triků, které dělají zásadní rozdíl v produktivitě: okamžité nalezení záznamu zabraňuje chybám, šetří čas a zpříjemňuje pracovní postup celému týmu.

Jak to získat? V tomto článku vám ukážeme, jak toho dosáhnout kombinací tabulek, dotazů, formulářů, vyhledávacích polí a maker. Dozvíte se také o možnostech návrhu, přizpůsobení navigačního panelu, zabezpečení a vzdáleném přístupu.

Předběžné plánování: struktura a vztahy

Před vytvořením ovládacích prvků a dotazů, nakreslete datový model: které tabulky potřebujete, jaká pole bude každá z nich obsahovat a jak spolu souvisí. Tato příprava zabraňuje duplicitám a problémům s integritou.

Access 2013 zahrnoval model webové aplikace pro obchodní experty k rychlému vytváření prohlížečových aplikací. Tyto aplikace jsou založeny na šablonách a publikovány na SharePointu pro spolupráci.

Požadavky na startMějte Access a správně nakonfigurované vývojové prostředí SharePointu. Pokud vám některé součásti chybí, podívejte se na oficiální dokumentaci k nastavení prostředí a stránku pro stahování pro Access a SharePoint.

Vytvořte aplikaci ze šablon a prozkoumejte její strukturu

Dobrý začátek je Použijte možnost „Přizpůsobit webovou aplikaci“ a vyberte šablonu schématuNapříklad když vyhledáte „Problémy“ a vyberete šablonu, Access vygeneruje předpřipravené tabulky a zobrazení.

Na řídicím panelu uvidíte hlavní tabulky, jako například Problémy, Klienti a Zaměstnanci, a pomocné tabulky, jako například Související problémy a Komentáře k problémům. Entita Problémy odkazuje na Klienty a Zaměstnance, kteří otevírají, vyřizují nebo upravují případy.

• Vztahy s využitím polí typu HledatVe webových aplikacích se okno relací v desktopové verzi Accessu nepoužívá; zde se integrita spravuje pomocí vyhledávacích polí. Například pole Problémy Zákazník je propojeno s tabulkou Zákazníci a zobrazuje čitelný název, i když ukládá identifikátor.
• Dostupné zobrazeníSeznam (s bočním panelem pro procházení a filtrování), Datový list (mřížka podobná tabulkovému procesoru pro snadné zadávání, řazení nebo filtrování) a Skupiny (souhrny polí s volitelnými součty nebo průměry).
• Panel akcíV horní části každého zobrazení najdete tlačítka pro přidání, úpravu, uložení, odstranění a zrušení změn; tento panel lze přizpůsobit tak, aby odpovídal pracovnímu postupu vašeho týmu.
• Ovládací prvek automatického doplňování: Když zadáváte data do polí, jako je Zákazník, systém navrhuje záznamy, které odpovídají zadanému výrazu, což urychluje výběr a zlepšuje přesnost zadávání dat.

Klíčové komponenty dobrého vyhledávače v Accessu

Efektivní vyhledávač souvisle kombinuje více objektů: tabulky jako základ, filtrující dotazy, formuláře pro interakci, vyhledávací pole pro výběr hodnot a makra pro automatizaci akcí.

• kreslit: obsahovat informace, které mají být konzultovány a zobrazeny integrálně.
• KonzultaceVrátí pouze záznamy, které splňují specifická kritéria.
• formuláře: shromažďovat parametry vyhledávání a prezentovat výsledky.
• Vyhledávací pole (se seznamem): vyhnout se typografickým chybám a zaručit referenční konzistenci.
• makraautomatizovat kroky, jako je naplnění souvisejících dat nebo aktualizace zobrazení.

Krok za krokem: Jak vytvořit vlastní vyhledávače v Accessu

1. Tabulky a relace

Vytvořte jednu tabulku pro každou entitu a definujte jedinečný identifikátorPoté vytvořte vztahy, které propojí například objednávky se zákazníky nebo produkty s kategoriemi pomocí cizích klíčů.

Praktický tipPoužijte vyhledávací pole k zobrazení popisů čitelných pro člověka (např. název kategorie) interním uložením ID; to zlepšuje použitelnost bez obětování integrity.

2. Konfigurace vyhledávacích polí

Vyhledávací pole transformuje číselný odkaz na vhodný výběr z jiné tabulky.Je ideální pro filtrování podle kategorie, zákazníka, stavu nebo jiných katalogů.

1. Otevření tabulky v návrhovém zobrazení a vyhledejte pole, které chcete převést, například IDKategorie.
2. Na kartě Hledat, použijte průvodce k převzetí hodnot z jiné tabulky nebo dotazu.
3. Vybrat viditelné sloupce (například popisný název) a uložte.

Od té chvíle budou formuláře zobrazovat srozumitelné texty. místo nezpracovaných čísel, a to jak při zadávání, tak při filtrování.

3. Dotazy s parametry

Parametrizovaný dotaz vyžaduje data od uživatele a vrací shody., buď přesné, nebo přibližné (s zástupnými znaky).

1. V nabídce Vytvořit > Návrhový dotaz, přidejte příslušné tabulky.
2. Vyberte pole které chcete zobrazit v mřížce.
3. V kritériích, definuje parametr; pro částečné porovnání podle názvu můžete použít Like '*'++'*'.
4. Uložit a spustitAccess se zeptá na hodnotu a vrátí pouze záznamy, které se shodují.

Můžete kombinovat několik parametrů a výrazů pro pokročilé vyhledávání (např. podle časového období a státu současně).

4. Vyhledávací formuláře

Formulář je tváří vyhledávače, kde uživatel zadá kritéria a jasně vidí výsledky; klíčové filtry se umístí nahoru a seznam výsledků je jasně viditelný.

• Textové pole pro klíčová slova nebo kódy.
• Kombinované tabulky pro kategorii, zákazníka, stav nebo jiné katalogy.
• tlačítka Hledat, Vymazat filtry a Zobrazit vše.
• Podformulář propojeno s výsledky dotazu, aby se zabránilo opuštění formuláře.

Pro větší kontrolu, vázat události k filtrování změn a aktualizujte podformulář pomocí makra nebo jednoduché znalosti VBA.

5. Automatizace pomocí maker: praktický příklad kontaktního telefonního čísla

CílPři výběru zákazníka automaticky vyplňte jeho telefonní číslo v záznamu o problému (incidentu) pro rychlost a konzistenci.

1. Přidat pole „Kontaktní číslo“ do tabulky Problémy jako krátký text a uložte změny.
2. Datové makro pro obnovení telefonuV nabídce Vytvořit > Upřesnit > Datové makro definujte parametr CustID (číslo s plovoucí desetinnou soustavou), použijte LookupRecord na tabulce Customers s podmínkou .=, poté SetReturnVar s názvem ContactPhone a výrazem .; uložte makro jako GetContactPhone.
3. Umístění ovládacího prvku na formulář Ze seznamu Problémy: Přetáhněte „Kontaktní číslo“ ze seznamu polí, vyberte textové pole a v části Data změňte název ovládacího prvku na KontaktZákazníka; uložte.
4. Makro rozhraní po aktualizaciV ovládacím prvku CustomerAutocomplete vytvořte událost „After Update“; přidejte RunDataMacro cílící na GetContactPhone a předejte CustID s ; definujte lokální proměnnou (např. Phone) s vrácenou hodnotou a použijte SetProperty na ovládacím prvku CustomerContact, vlastnosti Value, s =; uložte.

NásledekPři výběru klienta se automaticky vyplní telefonní číslo, což urychluje registraci každého incidentu a zabraňuje nutnosti zadávat duplicitní údaje.

Přístup k formulářům, které vylepšují vyhledávání

Přístup zahrnuje různé typy formulářů, které odpovídají různým scénářům vyhledávání, což usnadňuje prezentaci dat a jemné doladění filtrů.

• Formulář z tabulky nebo dotazu. Vyberte tabulku nebo dotaz v panelu a použijte Vytvořit > Formulář; otevře se v zobrazení Rozvržení pro rychlé úpravy velikosti a rozvržení.
• Prázdný formulář a seznam políPokud dáváte přednost vytvoření od nuly, zvolte Prázdný formulář, přetáhněte pole ze seznamu polí a přidejte vizuální prvky, jako je logo, název, datum nebo čas.
• Rozdělený formulář. Současně zobrazuje synchronizované zobrazení formuláře a datového listu, což je ideální pro rychlé nalezení záznamu v mřížce a úpravu jeho podrobností bez ztráty kontextu.
• Vícepoložkový formulář. Kontinuální formulář zobrazuje více záznamů najednou s větší flexibilitou než tabulkový procesor, což je užitečné pro prohlížení a filtrování seznamů s viditelnými klíčovými poli.
• Formulář s podformulářemIdeální pro vztahy typu jeden k mnoha, jako jsou zákazníci a objednávky; propojuje pomocí klíčových polí a zobrazuje související data bez přepínání obrazovek.
• Navigační formulářVelmi užitečné jako hlavní obrazovka nebo při publikování na webu; přidává ovládací prvky navigace a umožňuje přidávat do kontejneru formuláře a podformuláře.

Návrháři objektů: Užitečná nastavení pro tabulky, dotazy, formuláře a sestavy

Z nabídky Soubor > Možnosti > Návrháři objektů můžete nastavit výchozí chování které ovlivňují způsob návrhu a používání tabulek, dotazů, formulářů a sestav.

rozložení tabulky

• Výchozí typ pole: Nastaví výchozí typ (např. Text) pro nová pole.
• Výchozí velikost textového pole: nastavuje maximální počet znaků (až 255 na návrh).
• Výchozí velikost číselného pole: definuje celočíselný typ pro pole typu Číslo.
• Automatické indexování při importu nebo vytvořeníUrčuje předpony/přípony názvů polí, které má Access automaticky indexovat (řetězce oddělte středníky).
• Zobrazit možnosti aktualizace vlastností: Povolí tlačítko, které navrhne aktualizaci souvisejících vlastností v dotazech, formulářích a sestavách při změně vlastností polí.

Návrh dotazu

• Názvy tabulek: Přidá do mřížky řádek „Tabulka“ pro identifikaci zdroje každého pole.
• Odešlete všechna polePokud je tato možnost povolena, Access používá v dotazech příkaz SELECT *. Pokud chcete zobrazit pouze vybraná pole, zakažte ji.
• Povolit automatické sloučení: Vytváří automatické vnitřní spojení mezi tabulkami v návrháři; pokud chcete relace definovat ručně, tuto možnost zakažte.
• Zdroj pro designéry: Vyberte výchozí písmo a velikost pro pohodlné čtení.
• Kompatibilita s ANSI-92 (SQL Server):
  • Tato databázeVynutí použití syntaxe ANSI-92 ve všech dotazech v aktuálním souboru.
  • Výchozí nastavení pro nové základny: Nastaví ANSI-92 jako výchozí standard pro základny, které odteď vytvoříte.

Výběr ve formulářích a sestavách

• Částečně ohraničené- Obdélník výběru může zakrývat část ovládacího prvku nebo skupiny.
• Zcela ohraničené: vyžaduje, aby byl ovládací prvek nebo skupina zcela zakrytý, aby jej bylo možné vybrat.
• Šablona formuláře: označuje modelový formulář, jehož vlastnosti budou zděděny novými formuláři.
• Šablona zprávyStejné jako výše, ale pro zprávy.
• Vždy používejte procedury událostí: Při generování událostí otevře editor VBA přímo, bez zaškrtnutí políčka „Vybrat generátor“.

Kontrola chyb ve formulářích a sestavách

Access dokáže automaticky detekovat různé problémy s návrhem a konfigurací; nejlepší je nechat tyto možnosti aktivní a upravit si podle potřeby.

• Povolit kontrolu chybUmístí indikátory (trojúhelníky) na ovládací prvky s chybami; barvu indikátoru můžete upravit.
• Popisek a ovládací prvek nejsou propojenyZkontroluje, zda jsou vybrané objekty správně propojeny; zobrazí tlačítko „Sledovat chybu“, pokud jsou zjištěny problémy.
• Hledat nové, nepřidružené štítkyZajišťuje, aby každý nově vytvořený popisek byl propojen s příslušným ovládacím prvkem (platí pro formuláře).
• Chyby zkratekIdentifikuje duplicitní nebo neplatné zkratky a navrhuje alternativy (ve formulářích).
• Neplatné vlastnosti ovládacího prvku: Detekuje nesprávné výrazy nebo názvy polí.
• Časté chyby v přehledech: označuje neplatná kritéria řazení nebo šířku větší než papír.
• Barva indikátoru: umožňuje upravit barvu vizuálního varování.

Typy vyhledávačů, které si můžete nastavit

Přístup je velmi flexibilní a podporuje různé vyhledávací strategie. v závislosti na scénáři a složitosti, kterou potřebujete.

• Jednoduché vyhledáváníFiltrovat podle jednoho pole (jméno, kód nebo datum).
• Rozšířené vyhledávání: kombinuje více kritérií (např. název + město + stát).
• Závislé seznamyVýběrem filtru (kategorie) se zúží výběr hodnot pro další filtr (produkt).
• Automatické dokončování: navrhuje záznamy během psaní pro urychlení výběru.

Vzdálený přístup a webové aplikace

Pokud pracujete mimo kancelář, máte dva hlavní způsoby s různými výhodami v závislosti na rozpočtu a potřebách.

Vzdálená plocha

Pomocí služby Microsoft Remote Desktop se připojíte k počítači s nainstalovaným Accessem. a pracujete, jako byste tam byli, aniž byste museli znovu psát žádost.

Přístup k webovým aplikacím

Můžete vytvořit webovou aplikaci a publikovat ji do SharePointu nebo Microsoftu 365; navrhujete formuláře a zobrazení, které běží v prohlížeči, s cloudovými daty, makry pro automatizaci a spoluprací více uživatelů.

Výhody a omezení přístupu v tomto kontextu

Výhoda: snadné použití, šablony, automatizace maker, integrace s Office a podpora více uživatelů v malých a středních prostředích. Chcete-li se dozvědět více o výhodách, které nabízí pro tvorbu vyhledávačů, můžete se podívat na naši článek o platformách bez kódu.

• Začínáš rychle a můžete iterovat bez rozsáhlých technických znalostí.
• Více uživatelů lokálně nebo pomocí sdílených řešení, jako je SharePoint.
• Předem navržené šablony které urychlují spuštění.
• Důležitost dat udržování identifikátorů z externích zdrojů.
• Výkonné dotazy a filtry vyhledávat informace za pochodu.

OmezeníOmezená úložná kapacita, nižší zabezpečení než u podnikových systémů a riziko poškození, pokud vynutíte příliš mnoho dat nebo vysokou souběžnost. Pokud byste si chtěli rozšířit znalosti pokročilých možností, podívejte se na naši analýzu, jak vylepšit ChatGPT pro konkrétní úkoly.

• Vyžaduje základní znalosti modelování aby z toho opravdu vytěžili maximum.
• Není to nejbezpečnější varianta pro vysoce citlivá nebo kritická data.
• Nejlepších výsledků dosahuje na malých nebo středně velkých projektech; pro makro svazky zvažte specializované SQL enginy.

Díky rozumné kombinaci plánování, parametrizovaných dotazů, formulářů s ovládacími prvky vyhledávání a malých maker, získáte rychlý a spolehlivý vyhledávač Accessu, připravený k rozšíření do webových aplikací, pokud ho potřebujete, a doplněný organizovaným rozhraním díky navigačnímu panelu a dobře implementovaným bezpečnostním pokynům.