the kontingenční tabulky v excelu se staly jedním z nejvýkonnějších a nejvšestrannějších nástrojů pro každého, kdo pracuje s daty. Pokud jde o rychlou extrakci klíčových poznatků a analýzu velkých objemů dat, pivotní tabulky představují jasný rozdíl.
Kromě základní užitečnosti vám tyto tabulky umožňují přizpůsobovat, filtrovat a analyzovat data z různých perspektiv pomocí několika kliknutí, a dosáhnout tak profesionálních výsledků, aniž byste museli být expertem na Excel. V tomto článku podrobně vysvětlím, co jsou pivotní tabulky, k čemu se používají, jak je krok za krokem vytvořit a jak je můžete co nejlépe využít ve vlastních projektech nebo v každodenní práci.
Co je to kontingenční tabulka v Excelu?
A dynamická tabulka, známý také pod svým anglickým názvem kontingenční tabulka, je interaktivní tabulka, která umožňuje automaticky reorganizovat, shrnout a analyzovat velké objemy dat. Jeho hlavním lákadlem je, že můžete upravovat rozvržení polí a seskupovat je podle řádků, sloupců nebo hodnot dle libosti, aniž byste museli měnit původní data. To znamená, nemáte pevnou strukturu; Pole můžete přesouvat, abyste si mohli prohlížet informace z různých perspektiv a rychle získávat různé sestavy.
Například pokud spravujete prodejní data pro společnost, můžete k jejich zobrazení použít kontingenční tabulku. celkový prodej podle produktu, podle prodejce, podle zeměpisné oblasti, nebo dokonce kombinovat několik těchto kritérií, a to vše bez změny původní databáze. Díky tomu jsou pivotní tabulky ideální jak pro rychlé shrnutí, tak pro složitější analýzy.
K čemu slouží kontingenční tabulky?
Hlavním cílem pivotní tabulky je transformovat složitá data na užitečné informace pro rozhodování. Jsou navrženy tak, aby shrnovaly, porovnávaly hodnoty, vyhledávaly trendy, analyzovaly data podle kategorií a snadno generovaly přizpůsobitelné reporty. Mezi jeho nejběžnější použití patří:
- Generování interaktivních reportů které se aktualizují v reálném čase při změně zdrojových dat.
- Porovnejte různé proměnné nebo kritéria, jako například prodej podle produktu a regionu nebo výkon podle zaměstnance a období.
- Informace o filtru zaměřit se v daném okamžiku pouze na relevantní data.
- Získejte automatické výpočty a souhrny mimo jiné prostřednictvím součtů, průměrů, počtů, maximálních a minimálních hodnot.
- Vizualizace seskupených dat podle kategorií, dat, značek a dalších polí v databázi.
Tyto typy nástrojů vám umožňují jít daleko za rámec jednoduchého používání vzorců, protože informace lze okamžitě restrukturalizovat a upravit tak sestavy a porovnání na základě vašich potřeb.
Jak krok za krokem vytvořit kontingenční tabulku v Excelu
Naučit se, jak vytvořit kontingenční tabulku v Excelu, je mnohem jednodušší, než se zdá. Potřebujete jen dobře strukturovaný zdroj dat a správné kroky. Níže to vysvětlím jasně, abyste to mohli použít, i když je to poprvé, co používáte pivotní tabulku.
1. Připravte si zdroj dat
První věcí je mít připravenou databázi, se kterou budete pracovat. Je nezbytné, aby data byla uspořádána do tabulkové podoby, to znamená, že každý sloupec musí mít jedinečnou hlavičku a každý řádek musí obsahovat jeden záznam. Například seznam prodejů se sloupci jako číslo faktury, datum, produkt, prodejce, částka atd. Snažte se vyhnout sloučení buněk a ujistěte se, že v tabulce nejsou žádné prázdné řádky ani sloupce, protože by to mohlo ztížit další analýzu.
2. Vložte kontingenční tabulku
Po přípravě dat vyberte libovolnou buňku v datové tabulce. Přejít do menu Vložit a klikněte na možnost Dynamický stůl. Otevře se okno, kde si můžete vybrat, zda chcete umístit kontingenční tabulku na nový list nebo na existující list. Excel automaticky vybere celou souvislou oblast dat, ale v případě potřeby ji můžete upravit. Pokud máte doplněk PowerPivot, můžete také přidat data do datového modelu pro pokročilejší analýzu.
3. Konfigurace polí kontingenční tabulky
Při vytváření kontingenční tabulky vám Excel na pravé straně zobrazí seznam polí, kde uvidíte všechny hlavičky vaší databáze. Zde si můžete zvolit, jak chcete strukturovat svou zprávu:
- FiltrosZobrazení pouze záznamů, které splňují určitá kritéria (například filtrování podle roku nebo města).
- Columnas: Seskupuje data do sloupců na základě vybraného pole.
- Řádky: seskupuje data do řádků podle vybraného pole (obvykle hlavní kategorie).
- HodnotySem umístíte číselná pole, která chcete shrnout (ve výchozím nastavení Excel obvykle používá funkci SUMA, ale později ji můžete změnit na průměr, počet, maximum, minimum atd.).
Přetáhněte pole ze seznamu do různých oblastí v závislosti na informacích, které chcete zvýraznit. Pokud například přetáhnete „jméno prodejce“ do řádků, „značku“ do sloupců a „celkovou částku prodeje“ do hodnot, získáte matici zobrazující celkové prodeje pro každého prodejce a značku.
4. Přizpůsobte si výpočty a formátování
Ve výchozím nastavení Excel přiřadí funkci SUMA v oblasti hodnot, pokud se nejedná o textová data, v takovém případě platí SDĚLIT. Je důležité zajistit, aby všechna číselná data byla správně formátována, aby se předešlo chybám ve výpočtech. Pokud chcete změnit typ výpočtu, klikněte na šipku v poli pod hodnotami a vyberte Nastavení hodnotového pole. Zde si můžete vybrat mezi součtem, průměrem, počtem, maximem, minimem a dalšími možnostmi.
Také můžete změnit formát čísla pro celé pole a vyberte preferovaný styl (měna, procento, desetinné číslo atd.), aby informace byly prezentovány co nejjasnějším a nejprofesionálnějším způsobem.
Jak zobrazit výsledky kontingenční tabulky různými způsoby
Excel umožňuje jít ještě o krok dál a zobrazit data nejen jako absolutní hodnotu, ale také jako procento z celkového součtu, rozdíl z jiného řádku nebo sloupce, nebo dokonce jako kombinaci několika výpočtů najednou. To je velmi užitečné při srovnávací analýze.
Zobrazení hodnot v procentech
Jednou z nejoblíbenějších možností je zobrazit hodnoty jako procento z celkového součtu, řádku, sloupce nebo konkrétního pole. Například ve zprávě o výdajích domácnosti můžete vidět nejen celkovou částku podle kategorie, ale také jaké procento každá z nich představuje z celkové utracené částky. Abyste to nastavili, musíte jít do Nastavení hodnotového pole a vyberte kartu Zobrazit hodnoty jako. Odtud si můžete vybrat různé způsoby prezentace dat podle vašich analytických potřeb.
Zobrazení hodnoty jako výpočtu a jako procenta
Pokud chcete vidět absolutní hodnotu a její procentuální vyjádření zároveň, jednoduše dvakrát přetáhněte stejné pole do sekce hodnot a nastavte jeden tak, aby se zobrazoval jako součet (nebo jakýkoli jiný výpočet) a druhý jako procento.
Shrňte hodnoty podle různých kritérií
Nezapomeňte, že kromě sčítání můžete zvolit i jiné metody, jako například promedio, Máximo, minimum o počet. Díky tomu získáte mnohem širší a všestrannější pohled na vaše data, což vám umožní přizpůsobit zprávu každému případu.
Kontingenční tabulky doporučené programem Excel
V novějších verzích Excelu existuje velmi užitečná funkce: Doporučené kontingenční tabulky. Tato možnost, dostupná v nabídce Vložit, analyzuje rozvržení vašich dat a navrhuje několik předkonfigurovaných dynamických sestav. Pokud si tedy nejste jisti, jak strukturovat svou analýzu, můžete si vybrat jeden z návrhů a podle potřeby ho upravit. Tato funkce je ideální pro uživatele, kteří chtějí ušetřit čas nebo potřebují inspiraci k zahájení analýzy svých dat.
Praktické tipy, jak co nejlépe využít pivotní tabulky
- Naplánujte strukturu svých datUjistěte se, že je vaše databáze stabilní a v hlavním datovém rozsahu neobsahuje žádné sloučené buňky ani prázdné řádky/sloupce.
- Nemíchejte datové typy ve stejném poliToto zabraňuje problémům při sumarizaci hodnot a zajišťuje, že Excel správně aplikuje agregační funkce.
- Snadná změna rozvržení vaší sestavyZkuste přetáhnout pole do jiných oblastí, abyste si mohli data prohlédnout z různých perspektiv a odhalit trendy, které by jinak mohly zůstat bez povšimnutí.
- Používejte filtry nebo segmentace interagovat s daty a získat přizpůsobené reporty během několika sekund.
- Nezapomeňte, že není nutné používat vzorceFunkce shrnutí a seskupení jsou již integrovány a stačí si jen vybrat tu, která nejlépe vyhovuje vašim požadavkům.
Běžné případy použití pivotních tabulek
Kontingenční tabulky se používají ve všech možných profesních i osobních kontextech. Mezi nejběžnější příklady patří:
- ObchodAnalyzujte prodeje podle produktu, regionu, období nebo zástupce, studujte trendy tržeb, vypočítávejte provize, zkoumejte výdaje podle oddělení atd.
- Educaciónshrnovat známky podle studenta, předmětu nebo učitele, analyzovat výsledky průzkumu, porovnávat výsledky napříč kurzy atd.
- Osobní management: sledovat výdaje domácnosti, analyzovat rozpočty, porovnávat investice nebo úspory atd.
- Průzkum trhuAnalyzujte odpovědi z dotazníků a průzkumů, segmentujte výsledky podle preferencí, věku, pohlaví, lokality atd.
Při správné správě vhodných funkcí a nástrojů mohou pivotní tabulky významně optimalizovat analýzu dat v různých oblastech, což umožňuje informovanější a přesnější rozhodnutí.