Když sdílíte dokument aplikace Word, tabulku aplikace Excel, prezentaci aplikace PowerPoint nebo dokonce PDF či fotografii, neodesíláte pouze viditelný obsah. Spolu se souborem putují i další informace... metadata plná skrytých informací o vás, vaší organizaci, zařízení, které jste použili k vytvoření dokumentu, a dokonce i o předchozích verzích, o kterých jste si mysleli, že jste je smazali. Pokud se tyto informace dostanou do nesprávných rukou, může to mít vážné následky. vážný problém s online soukromímreputace nebo dokonce dodržování předpisů.
Dobrou zprávou je, že jak Microsoft Office, tak Windows, stejně jako další programy, obsahují nástroje pro zkontrolovat, vyčistit a řídit tato metadataVýzva spočívá v pochopení toho, jaká data se generují, kde se ukládají a jak je bezpečně smazat. To vše je nutné udělat před odesláním dokumentu mimo vaši organizaci. Pojďme se na to podívat krok za krokem, ale přímo, s velmi praktickým přístupem zaměřeným na firmy a profesionály.
Co jsou metadata a proč ovlivňují vaše soukromí?
Metadata jsou doslova „data o datech“Není součástí viditelného obsahu souboru, ale popisuje ho, obohacuje nebo umožňuje lepší správu. Problém nastává, když tato dodatečná data obsahují citlivé informace, o kterých si uživatel není vědom, že je sdílí.
Například na fotografii pořízené mobilním telefonem se kromě obrázku ukládají i tyto údaje: GPS souřadnice, model kamery, přesné datum a čas a to i v případě, že byl následně upraven.
To vše znamená, že při odesílání dokumentu klientovi, dodavateli nebo jakékoli třetí straně můžete předávat více informací, než si představujete: interní struktura, data o vaší síti, kdo na dokumentu pracoval, staré verze nebo komentáře „mimo záznam“, o kterých jste si mysleli, že byly smazány.
Skryté datové typy a metadata v dokumentech Office
Produkty Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Visio atd.) mohou ukládat obrovské množství skrytých dat. I když se nezobrazují na obrazovce, lze je načíst pomocí specifických nástrojů. Nebo dokonce pomocí jednoduchý textový nebo diskový editorJe důležité vědět, co může soubor obsahovat.
Je běžné najít v dokumentech Wordu komentáře, revizní značky, předchozí verze a anotacePokud se na dokumentu pracovalo společně, zaznamenají se jména všech recenzentů, změny provedené každým z nich a v mnoha případech i předchozí přepsané verze.
Kromě toho ukládá aplikace Word, Excel a PowerPoint vlastnosti dokumentu (klasická metadata): autor, předmět, název, společnost, statistiky, datum vytvoření, kdo soubor naposledy uložil a dokonce i informace o serveru, pokud jste pracovali se SharePointem nebo jinými službami pro správu dokumentů.
V Excelu je třeba kromě výše uvedeného věnovat zvláštní pozornost skryté řádky a sloupce, skryté pracovní listy, skryté názvyexterní datová připojení, externí odkazy na jiné knihy, scénáře Správce scénářů, datové položky uložené v mezipaměti (kontingenční tabulky, průřezy, analytické kostky) a Filtry, které skrývají data v zobrazení, ale ne v souboru.
PowerPoint obvykle ukládá Poznámky prezentujícího, obsah mimo snímek, neviditelné objekty a ručně psané komentáře. Data sledování revizí v moderních verzích Microsoftu 365 nám umožňují vědět kdo a kdy upravil jednotlivé snímkycož je pro zvědavého útočníka ryzí zlato, pokud se to před sdílením nedaří vyčistit.
GUID a historická metadata: neviditelná stopa vašich dokumentů
Dokumenty Office již léta obsahují globálně jedinečné identifikátory neboli GUID (Globálně jedinečné IDJedná se o historická metadata, která vám umožňují sledovat život archivu téměř do nejmenších detailů. GUID jednoznačně identifikuje dokument. A to otevírá dveře k sledujte ho prostřednictvím sítí, e-mailů a systémůi po následných kopiích nebo změnách názvu.
Nejcitlivější částí jsou historické informace. Mnoho dokumentů obsahuje seznamy všech autorů, kteří na nich pracovali, doba úprav, počet napsaných slov, meziverze, smazané komentáře, smazaný text a data vložená do objektů OLE (například excelových listů nebo grafů z jiného dokumentu).
To vše znamená, že dokument aplikace Word, Excel nebo PowerPoint může dosáhnout filtrovat mnohem více informací To, co je vidět na obrazovce, by mohlo ohrozit důvěrnost rozpočtů, interních zpráv, právních dokumentů nebo citlivé komunikace. Představte si, že klient vidí koncepty a údajně smazané poznámky v konečné verzi finančního návrhu. Nebo že zaměstnanci na nižších pozicích neúmyslně přistupují k datům, která s nimi nikdy neměla být sdílena.
Algoritmy používané k ukládání těchto metadat byly studovány a jsou známé. To útočníkovi usnadňuje... číst, manipulovat nebo dokonce falšovat tyto informacePřesně proto Microsoft nakonec vydal nástroje pro odstranění identifikátorů GUID ve starších verzích, jako je Office 97, a v modernějších verzích zavedl mechanismy ke snížení rizika, včetně způsobů, jak… omezit jeho použití.
Jak zkontrolovat a odstranit metadata ve Wordu
Slovo již dlouho zahrnuje Inspektor dokumentůTento nástroj je navržen speciálně pro vyhledání a odstranění skrytých dat před sdílením souboru. Doporučený pracovní postup vždy začíná prací na kopii, aby originál zůstal neporušený pro případ, že bychom potřebovali cokoli obnovit.
V této kopii máte v nabídce Soubor > Informace přístup k možnosti „Zkontrolovat problémy > Zkontrolovat dokument“Po spuštění Inspektoru dokumentů se zobrazí několik modulů (inspektorů), které umožňují vyhledávat prvky, jako jsou komentáře, sledované změny, verze, anotace, vlastnosti dokumentu, záhlaví pošty, distribuční seznamy, informace o odeslání k revizi, vlastnosti serveru, typy obsahu, datové odkazy, uživatelské jméno, název šablony, záhlaví, zápatí, vodoznaky, skrytý text, vlastní data XML a neviditelný obsah.
Poté, co vyberete, co chcete zkontrolovat, Word soubor analyzuje a vrátí výsledek pro každý typ skrytého obsahu. Odtud můžete kliknout na „Odstraňte všechno“ v těch částech, které chcete vyčistit. Je důležité vědět, že některé změny nelze je vrátit zpět snadno. Proto je vždy nejlepší pracovat na kopii.
Tato kontrola je obzvláště užitečná u dokumentů, které prošly mnoha rukama nebo které byly důkladně zkontrolovány s povolenou kontrolou změn. Před jejich odesláním mimo organizaci je nejlepší postup… Smazat komentáře, přijaté nebo odmítnuté recenze, skrytý text a osobní vlastnosti jako autor, společnost a uživatelské jméno.
Excel: Skryté řádky, externí odkazy a další data, která odhalují více, než bylo zamýšleno.
V Excelu mohou být metadata a skrytá data ještě nebezpečnější. Je to proto, že soubor často obsahuje obchodní, finanční nebo osobní údaje které byly „skryty“ jednoduše filtrováním, skrytím řádků nebo sloupců nebo odesláním pouze jednoho viditelného listu z mnohem většího sešitu.
Inspektor dokumentů v Excelu umožňuje vyhledávat a mazat komentáře, ručně psané poznámky, vlastnosti dokumentu, záhlaví e-mailůDistribuční seznamy, informace o odeslaných kontrolách, vlastnosti serveru, zásady správy dokumentů, informace o tiskárnách, cesty pro publikování na webu, komentáře k definovaným názvům a tabulkám, neaktivní externí datová připojení, záhlaví a zápatí, skryté řádky a sloupce, skryté listy, vlastní data XML a neviditelný obsah.
Dále existují prvky, které inspektor zjistí, ale které Nemůže se automaticky smazat protože by mohly narušit funkčnost knihy. Patří sem externí odkazy (odkazy na jiné knihy, přítomné v buňkách, názvy, objekty nebo série grafů), vložené soubory nebo objekty (grafy, rovnice, objekty Wordu nebo PowerPointu, obrázky atd.), makra a kód VBA (včetně ovládacích prvků ActiveX a COM), funkce BI s daty uloženými v mezipaměti (PivotCache, průřezy, krychle), scénáře, filtry a skryté názvy.
Ve všech těchto případech vás Excel upozorní na přítomnost prvků, které mohou obsahovat skrytá nebo v mezipaměti uložená data, a je na vás, abyste se rozhodli, zda Ručně je zkontrolujete a smažete a nahradíte je statickými verzemi. (například obrázek) nebo je ponecháte, protože jsou nezbytné pro fungování interního souboru, ale vyhnete se sdílení knihy tak, jak je, s třetími stranami.
PowerPoint: Poznámky, obsah mimo snímek a sledování revizí
Prezentace v PowerPointu také shromažďují svůj spravedlivý podíl citlivých informací. Kromě obsahu viditelného na snímcích je velmi běžné najít citlivý text i v sekce poznámek přednášejícího, objekty, které byly přetaženy ze snímku, ale stále jsou v souboru, a ručně psané komentáře nebo anotace, které odrážejí interní diskuse.
Inspektor dokumentů pro PowerPoint dokáže vyhledávat a mazat komentáře, ručně psané poznámky, vlastnosti dokumentu, záhlaví e-mailů, seznamy adresátů, informace o odeslání k recenzi, vlastnosti serveru, data sledování revizí (v podporovaných prostředích Microsoft 365), neviditelný obsah snímku, externí obsah snímku, poznámky k prezentaci a vlastní data XML.
Doporučeným postupem je opět pracovat na kopii prezentace, přejít do Soubor > Informace > „Zkontrolovat problémy > Zkontrolovat dokument“Vyberte typy obsahu, které chcete zkontrolovat, spusťte inspekci a v případě potřeby použijte možnost „Odstranit vše“. Buďte opatrní s poznámkami: pokud obsahují informace, které nechcete sdílet, inspektor může text smazat, ale Neodstraní obrázky vložené do sekce poznámek.které budete muset ručně smazat.
Stejně jako v Excelu existují prvky, které PowerPoint detekuje, ale neodstraní. Důvodem je riziko, že se prezentace stane nepoužitelnou. Pokud se chystáte prezentaci distribuovat mimo vaši organizaci, zvažte její převod do statického PDF nebo odstranění těchto prvků před sdílením.
Visio: Čištění osobních údajů a externích dat
Ve Visiu se kromě klasických metadat zobrazuje mnoho podrobností souvisejících s komentáře, cesty k souborům pro šablony a vzorníkya také informace o autorovi a recenzentovi. Před sdílením diagramu je vhodné si tyto body zkontrolovat, zejména pokud byly tvary propojeny. externí zdroje dat.
Chcete-li soubor vyčistit, můžete v nabídce Soubor > Informace vybrat možnost „Zkontrolovat problémy > Odebrat osobní údaje“Na kartě osobní údaje si můžete vybrat, které položky chcete z dokumentu odstranit, a také můžete zvolit odstranění dat z externích zdrojů, která byla v souboru uložena.
Tento krok je klíčový v prostředích, kde se Visio používá pro dokumentaci. síťové architektury, interní procesy, kritická infrastruktura nebo toky osobních údajů, protože jakákoli další stopa může odhalit více, než je nutné, o tom, jak vaše organizace funguje interně; pokud potřebujete praktické rady, podívejte se, jak udržovat síťovou infrastrukturu na Windows.
Odstranění metadat z PDF, obrázků a dalších formátů
Nekončí to jen v Office. Mnoho pracovních postupů končí exportem dokumentů do PDF, sdílením fotografií nebo videí nebo publikováním obsahu na webu. Všechny tyto soubory mohou obsahovat velmi podrobná metadata které by měly být také monitorovány.
Pro PDF soubory to umožňují nástroje jako Adobe Acrobat Professional Zkontrolujte a vyčistěte vlastnosti, historii, komentáře a další data.V případě obrázků, videí a dalších typů souborů se hodí specializované nástroje, jako například ExifTool Umožňují vám kontrolovat a odstraňovat metadata EXIF, IPTC, XMP, informace GPS a další pole, která odhalují příliš mnoho o původu souboru. Existují také řešení pro organizaci soukromých galerií, jako například PhotoPrism.
Jedno velmi jasné doporučení od expertů na kybernetickou bezpečnost je Vyhněte se webovým stránkám, které slibují smazání online metadatProtože zahrnují nahrávání potenciálně citlivých dokumentů na servery třetích stran, nad kterými nemáte žádnou kontrolu. Vždy je lepší používat lokální a spolehlivé nástroje, které vám umožní mít kontrolu nad tím, kde se vaše soubory nacházejí.
Nástroje pro ochranu osobních údajů a dodržování předpisů v Microsoft 365 a Windows
Kromě správy metadat je platforma Microsoft 365 navržena tak, aby nabízela zabezpečení na podnikové úrovni To platí jak pro malé firmy, tak pro velké korporace. Cílem je umožnit globální týmovou práci a produktivitu v cloudu bez obětování zabezpečení nebo soukromí.
Z hlediska dodržování předpisů je e-mail Office 365 ve výchozím nastavení přizpůsoben více odvětvových standardů ochrany osobních údajůSpolečnost Microsoft začleňuje robustní smluvní závazky (jako jsou standardní smluvní doložky EU nebo britské právní předpisy o ochraně osobních údajů), které nabývají účinnosti ihned po přijetí licenční smlouvy. To pomáhá organizacím sladit používání cloudu s požadavky regulačních orgánů a institucí.
Pokud jde o ochranu osobních údajů a viditelnost přístupu, komerční online služby společnosti Microsoft to ne… Nezachycují, neindexují ani nezneužívají obsah k reklamním účelům.Také neanalyzují e-maily pro komerční účely. Navíc poskytují pokročilé řídicí panely a ovládací prvky pro přizpůsobení nastavení zabezpečení, čímž přizpůsobují úroveň ochrany skutečným potřebám každé firmy.
Co se týče hrozeb, Office 365 obsahuje obranu proti hackeři, malware a viry S podporou specializovaných bezpečnostních týmů a globálních zpravodajských dat analyzují služby jako Exchange Online Advanced Threat Protection přílohy a odkazy v reálném čase a neutralizují škodlivý obsah dříve, než se dostane do poštovní schránky. To snižuje potřebu dalších antivirových řešení pro e-mail.
Pro ochranu interních informací se používají nástroje, jako například Správa informačních práv (IRM) a prevence ztráty dat (DLP) Umožňují vám kontrolovat, kdo může otevírat, tisknout, přeposílat nebo kopírovat zprávy a dokumenty, a také definovat pravidla pro blokování nebo varování, když se někdo pokusí odeslat citlivé informace mimo organizaci.
Ovládací prvky ochrany osobních údajů a zabezpečení ve Windows 10 a správa zařízení
Windows 10 také přispívá k ochraně soukromí a dat. Na úrovni zařízení Windows Dobrý den umožňuje konfigurovat biometrické ověřování, jako je rozpoznávání obličeje nebo otisků prstůDíky tomu se snižuje riziko slabých nebo sdílených hesel. Nastavení je velmi jednoduché – stačí přejít na Start > Nastavení > Účty > Možnosti přihlášení a postupovat podle pokynů.
V sekci Ochrana osobních údajů v nabídce Domů > Nastavení > Ochrana osobních údajů si můžete prohlédnout Jaká data sdílíte se společností Microsoft a jejími aplikacemiUpravte oprávnění kamery, mikrofonu, polohy, historie aktivit a další a získejte přístup k online panelu ochrany osobních údajů, kde si můžete prohlížet, mazat nebo exportovat data o aktivitách uložená v cloudu.
Integrovaná správa mobilních zařízení v Office 365 je klíčová pro organizace se vzdálenými týmy nebo týmy BYOD. Umožňuje vám vytvářet zásady, aby pouze registrovaná a kompatibilní zařízení (Android, iOS, Windows 8.1, Windows 10 a mobilní varianty) umožňuje přístup k firemním e-mailům a dokumentům a nabízí možnost vzdáleně smazat firemní data pokud dojde ke ztrátě nebo krádeži mobilního telefonu nebo tabletu.
Tato správa zahrnuje aplikace jako Exchange, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive a Sway a zajišťuje, že s firemními daty se nakládá v souladu s… interní a regulační bezpečnostní standardyi při přístupu zvenčí sítě organizace.
Správa metadat v Office a Windows je jednou ze součástí komplexního přístupu k ochraně osobních údajů a dodržování předpisů: je nutné kombinovat nástroje pro kontrolu a čištění dokumentů s funkcemi zabezpečení, šifrování, řízení přístupu a správy zařízení, které nabízí ekosystém společnosti Microsoft pro chraňte svá data, snížit právní rizika a zachovat důvěrnost organizace, aniž by se museli vzdát agilní a kolaborativní práce.
