V posledních letech digitální transformace a boj proti daňovým podvodům vedly k zásadním změnám ve způsobu, jakým společnosti řídí své administrativní procesy. Jednou z nejvýznamnějších je povinná elektronická fakturace a nutnost používat certifikovaný software . Vstup nových předpisů v platnost a bezprostřední plné provedení zákona Crea y Crece spolu s vývojem zákona o boji proti podvodům postavily společnosti a osoby samostatně výdělečně činné před výzvu adaptovat se na prostředí, kde se digitalizace a sledovatelnost faktur staly klíčovými pilíři transparentnosti a daňové efektivity.
S novými předpisy jsou nejen velké společnosti, ale i malé a střední podniky a osoby samostatně výdělečně činné povinny revidovat a aktualizovat své fakturační systémy. Tento proces změny zahrnuje nejen přijetí upraveného softwaru, ale také pochopení technických a právních požadavků, které musí program splňovat.
Právní a regulační přehled: od zákona „Create and Grow“ až po skutečnou implementaci
Povinnost používat elektronickou fakturaci ve Španělsku je podpořena několika právními rámci, jejichž cílem je na jedné straně usnadnit zakládání a růst podniků a na druhé straně bojovat proti opožděným platbám a daňovým podvodům. Základním pilířem je zákon č. 18/2022 o zakládání a růstu podniků (známý jako zákon o zakládání a růstu), který je doplněn zákonem č. 11/2021 o opatřeních k prevenci a boji proti daňovým podvodům a jejich příslušnými prováděcími předpisy.
V posledních měsících roku 2024 byl zveřejněn královský dekret 1007/2023 , který upravuje technické a provozní požadavky , které musí splňovat počítačové systémy a programy používané společnostmi a odborníky v procesech fakturace. Současně ministerský nařízení HAC/1177/2024 specifikovalo technické podrobnosti týkající se formátů, obsahu, interoperability a certifikovaných postupů k zajištění zákonnosti a spolehlivosti elektronických faktur.
Koho se tato nařízení týkají? Povinnost se vztahuje na všechny společnosti a osoby samostatně výdělečně činné, které působí na španělském území, s výjimkou těch, které jsou povinny okamžitě poskytovat informace (SII), a těch, které se nacházejí mimo národní daňový rámec (například některé subjekty na vyhrazených územích nebo mimo zemi).
Povinnosti a požadavky: Co musí elektronická faktura splňovat?
Elektronická faktura je mnohem víc než jen digitální dokument. Aby byla platná a chráněná před manipulací, musí splňovat řadu základních technických a právních požadavků :
- Strukturovaný a standardní formátFaktura musí být vygenerována v čitelném a automatizovatelném formátu, jako je XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT nebo jakýkoli jiný formát schválený Správou.
- Obsahují unikátní identifikační kód a QR kódQR kód musí splňovat technické specifikace a musí se objevovat na tištěných i digitálních fakturách.
- Uveďte frázi „Fakturu ověřitelnou v elektronické centrále AEAT“ nebo popis „VERI*FACTU“.: nezbytné při používání systémů, které automaticky odesílají záznamy do státní pokladny.
- Zajištění integrity, autenticity a sledovatelnosti dat: prostřednictvím elektronického podpisu, hashování, řetězení záznamů a systémů, které zabraňují neoprávněným změnám.
- Uchovávejte alespoň 5 letFaktury musí zůstat po celou dobu přístupné, prohledávatelné a stahovatelné, a to jak pro společnost, tak pro příjemce nebo administrativu.
- Usnadněte si přístup k faktuřeZákazníci a příjemci by si je měli být schopni prohlédnout, stáhnout a vytisknout zdarma.
- Povinné vydávání a přijímání v transakcích mezi společnostmi a osobami samostatně výdělečně činnými (B2B): Povinnost se vztahuje i na určitá odvětví B2C, jako jsou telekomunikace, pojišťovnictví, energetika, vodohospodářství a online prodej.
Každá elektronická faktura musí také obsahovat základní údaje, které jsou již typické pro tradiční fakturaci: číslo a sérii, datum vystavení, daňové informace vystavitele a příjemce, pojmy, daňové základy, daňové sazby, celkovou částku a případně informace o registraci firmy.
Jaké technické požadavky musí splňovat certifikovaný fakturační software?
Fakturační software se stal ústředním prvkem daňové správy. Aby splňoval předpisy a byl považován za certifikovaný, musí zajišťovat následující:
- Generování, uchovávání a řetězení záznamůPro každou fakturu musíte vytvořit záznamy o registraci a zrušení a propojit je s předchozí a následnou fakturou (hash), čímž zajistíte sledovatelnost a ztížíte jakoukoli neoprávněnou manipulaci nebo smazání.
- Protokol událostíMusí zaznamenávat všechny relevantní uživatelské operace, a to jak rutinní (vytvoření, úprava, odeslání, platba), tak i periodické události, chyby, spouštění a vypínání systému.
- Integrita a neměnnostŽádná faktura ani záznamová data nelze upravit ani smazat bez zanechání digitální stopy (hash) a záznamu o akci.
- Ochrana a přístupnostVšechny záznamy musí být kdykoli dostupné, exportovatelné a čitelné pro uživatele, vedení nebo auditora.
- Propojení a interoperabilita kapacitySoftware musí umožňovat výměnu informací s jinými programy bez dalších nákladů, aby byla zaručena úplná svoboda pro uživatele a usnadněno dodržování předpisů.
- Zkontrolujte stav fakturVydavatelé i příjemci musí mít možnost kontrolovat stav každé faktury online v reálném čase. Pokud systém dobrovolně odešle záznamy do systému AEAT (systém VERI*FACTU), lze je také přímo nahlédnout do online kanceláře ministerstva financí.
- Rozdíl mezi daňovými a důvěrnými informacemiSystém musí oddělovat informace relevantní pro ministerstvo financí od interních strategických dat, která nemají daňový dopad, což usnadní práci inspektorů a ochrání soukromí společností.
- Soulad s protokoly elektronického podpisu a digitálními certifikátyElektronický podpis musí být založen na evropských standardech a spojen s kvalifikovaným certifikátem vydaným autorizovaným poskytovatelem.
- Odpovědné prohlášeníVýrobci softwaru musí do systému zahrnout viditelné a personalizované prohlášení, které zaručuje, že program splňuje všechny požadované právní normy.
Kromě toho musí všechny faktury vystavené za certifikovaný software jasně identifikovat program a jeho verzi, což úřadům umožní ověřit soulad systému s platnými předpisy.
Systém VERI*FACTU: klíčový nástroj pro transparentnost
Jedním z hlavních pokroků zákona je vytvoření systému VERI*FACTU , což je funkce, která umožňuje firmám a osobám samostatně výdělečně činným dobrovolně zasílat veškeré fakturační záznamy daňovému úřadu v přesném okamžiku jejich vygenerování.
Cíl je dvojí: okamžitě ověřit pravost a integritu faktur a zjednodušit proces ověřování pro daňové inspektory. Zavedení VERI*FACTU také nabízí další výhody pro daňové poplatníky, kteří mohou automatizovat zahrnutí transakcí do svých záznamů o DPH a dani z příjmu fyzických osob bez dalších kroků.
Tento systém je volitelný, ale jeho použití zefektivňuje postupy, snižuje riziko chyb a podvodů a poskytuje právní jistotu jak vydavateli, tak příjemci.
A co dvojí fakturace a software s dvojím použitím?
Jedním z hlavních cílů nového právního rámce je eliminovat fakturační systémy s „dvojím užitím“ – tedy ty, které umožňují zatajování, manipulaci nebo mazání skrytých transakcí. Nová nařízení výslovně zakazují vývoj, prodej nebo používání jakéhokoli softwaru, který umožňuje paralelní účetnictví, potlačování záznamů, pozměňování dat nebo fakturaci mimo rámec daňového dohledu.
Veškerý software musí být navržen tak, aby zabránil zničení nebo manipulaci s vystavenými fakturami , a musí pro každou transakci generovat digitální otisk prstu (hash), související protokol událostí a odkaz na všechny ostatní faktury. To umožňuje managementu odhalit jakýkoli pokus o jejich změnu nebo smazání.
Výrobci a distributoři softwaru, kteří nedodrží předpisy, mohou čelit přísným sankcím, stejně jako společnosti, které nadále používají software, který není v souladu s předpisy.
Interoperabilita, přístup a registrace: jak to ovlivňuje podniky a jednotlivce
Nařízení stanoví, že žádný klient ani příjemce nesmí vnucovat jinému používání konkrétního softwaru . Všechna řešení musí být interoperabilní a umožňovat automatické připojení, bezplatnou výměnu a konzultace v reálném čase ze strany jakéhokoli oprávněného uživatele.
Certifikovaný software musí zaručit, že firmy i jednotlivci budou mít po dobu nejméně čtyř let bezplatný přístup k fakturám, jejich prohlížení a stahování . V některých odvětvích – jako je energetika, telekomunikace, bankovnictví, pojišťovnictví a online maloobchod – je poskytování elektronických faktur a přístup k nim pro jednotlivé spotřebitele na vyžádání také povinné.
Cíl je dvojí: na jedné straně usnadnit právo zákazníků na informace a zajistit transparentnost; na druhé straně podpořit společnou kontrolu a odhalování chyb nebo podvodů v jakémkoli bodě prodejního řetězce.
Formáty, ukládání a exportovatelnost fakturačních záznamů
Pro usnadnění správy, analýzy a auditu musí být fakturační data a záznamy ukládány ve standardních a strukturovaných formátech , nejlépe XML s kódováním UTF-8, v souladu se schématy definovanými ministerským nařízením.
Software musí umožňovat export a import záznamů (DPH, daň z příjmu fyzických osob, tržby a tržby) ve standardizovaných formátech, což usnadňuje migraci mezi systémy a předkládání finančním úřadům. V případě externího úložiště (např. cloudové zálohy) musí být zachována integrita a plná dostupnost záznamů.
Na druhou stranu všechny vygenerované faktury, ať už papírové nebo digitálně, musí obsahovat QR kód a případně legendu VERI*FACTU , viditelnou stejně jasně jako ostatní údaje na faktuře.
Důsledky nedodržení a výhody správné adaptace
Nedodržování předpisů může představovat značná rizika pro firmy a vývojáře . Mezi nejzávažnější sankce patří pokuty až do výše 10 000 EUR pro firmy a 150 000 EUR pro osoby odpovědné za software, který není v souladu s předpisy.
Zavedení certifikovaného fakturačního systému přináší také jasné výhody: úsporu času a nákladů , snížení chyb , zlepšení správy dokumentů , větší transparentnost a pružnější řízení daňových povinností a daňových kontrol.
Efektivní řízení přechodu na povinnou elektronickou fakturaci a dodržování požadavků na certifikovaný software zajišťuje legalitu, urychluje digitální transformaci podniku a posiluje konkurenční pozici na stále digitálnějším a náročnějším trhu.