V posledních letech digitální transformace a boj proti daňovým podvodům vedly k zásadním změnám ve způsobu, jakým společnosti řídí své administrativní procesy. Jednou z nejvýznamnějších je Povinná elektronická fakturace a nutnost používat certifikovaný softwareVstup nových předpisů v platnost a bezprostřední plné provedení zákona „Create and Grow“ spolu s vývojem zákona o boji proti podvodům postavily společnosti a osoby samostatně výdělečně činné před výzvu adaptace na prostředí, kde se digitalizace a sledovatelnost faktur stávají klíčovými body... transparentnost a daňová efektivita.
S novým nařízením nejen velké společnosti, ale i Malé a střední podniky a osoby samostatně výdělečně činné jsou vyzýváni k revizi a aktualizaci svých fakturačních systémů. Tento proces změn zahrnuje nejen přijetí upraveného softwaru, ale také pochopení jaké technické a právní požadavky musí program splňovat.
Právní a regulační přehled: od zákona „Create and Grow“ až po skutečnou implementaci
Povinnost elektronické fakturaci Ve Španělsku je podporován různé právní rámce jehož cílem je na jedné straně usnadnit zakládání a růst společností a na druhé straně bojovat proti opožděným platbám a daňovým podvodům. Základním pilířem je Zákon č. 18/2022 o zakládání a růstu společností (známý jako zákon Tvoření a růstu), ke kterému se přidává Zákon č. 11/2021 o opatřeních k prevenci a boji proti daňovým podvodům a jejich příslušný regulační vývoj.
V posledním úseku roku 2024 Královská vyhláška 1007 / 2023Že upravuje technické a provozní požadavky které musí splňovat počítačové systémy a programy používané společnostmi a profesionály v procesech fakturace. Souběžně s tím Ministerské nařízení HAC/1177/2024 specifikuje technické detaily o formáty, obsah, interoperabilita a certifikované postupy zajistit zákonnost a spolehlivost elektronických faktur.
Koho se všechna tato nařízení týkají? Tato povinnost se vztahuje na všechny společnosti a osoby samostatně výdělečně činné, které působí na španělském území, s výjimkou těch, které jsou povinny poskytovat okamžité informace (SII), a těch, které se nacházejí mimo národní daňový rámec (například některé subjekty na vyhrazených územích nebo mimo zemi).
Povinnosti a požadavky: Co musí elektronická faktura splňovat?
Elektronická faktura je mnohem víc než jen digitální dokument. Aby byla platná a chráněná před manipulací, musí splňovat řadu požadavků. základní technické a právní požadavky:
- Strukturovaný a standardní formátFaktura musí být vygenerována v čitelném a automatizovatelném formátu, jako je XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT nebo jakýkoli jiný formát schválený Správou.
- Obsahují unikátní identifikační kód a QR kódQR kód musí splňovat technické specifikace a musí se objevovat na tištěných i digitálních fakturách.
- Uveďte frázi „Fakturu ověřitelnou v elektronické centrále AEAT“ nebo popis „VERI*FACTU“.: nezbytné při používání systémů, které automaticky odesílají záznamy do státní pokladny.
- Zajištění integrity, autenticity a sledovatelnosti dat: prostřednictvím elektronického podpisu, hashování, řetězení záznamů a systémů, které zabraňují neoprávněným změnám.
- Uchovávejte alespoň 5 letFaktury musí zůstat po celou dobu přístupné, prohledávatelné a stahovatelné, a to jak pro společnost, tak pro příjemce nebo administrativu.
- Usnadněte si přístup k faktuřeZákazníci a příjemci by si je měli být schopni prohlédnout, stáhnout a vytisknout zdarma.
- Povinné vydávání a přijímání v transakcích mezi společnostmi a osobami samostatně výdělečně činnými (B2B): Povinnost se vztahuje i na určitá odvětví B2C, jako jsou telekomunikace, pojišťovnictví, energetika, vodohospodářství a online prodej.
Každá elektronická faktura musí také obsahovat základní údaje, které jsou již typické pro tradiční fakturaci: číslo a sérii, datum vystavení, daňové informace vystavitele a příjemce, pojmy, daňové základy, daňové sazby, celkovou částku a případně informace o registraci firmy.
Jaké technické požadavky musí splňovat certifikovaný fakturační software?
El fakturační software Stává se ústředním prvkem daňové správy. Aby splňoval předpisy a byl považován za certifikovaný, musí zajišťovat následující:
- Generování, uchovávání a řetězení záznamůPro každou fakturu musíte vytvořit záznamy o registraci a zrušení a propojit je s předchozí a následnou fakturou (hash), čímž zajistíte sledovatelnost a ztížíte jakoukoli neoprávněnou manipulaci nebo smazání.
- Protokol událostíMusí zaznamenávat všechny relevantní uživatelské operace, a to jak rutinní (vytvoření, úprava, odeslání, platba), tak i periodické události, chyby, spouštění a vypínání systému.
- Integrita a neměnnostŽádná faktura ani záznamová data nelze upravit ani smazat bez zanechání digitální stopy (hash) a záznamu o akci.
- Ochrana a přístupnostVšechny záznamy musí být kdykoli dostupné, exportovatelné a čitelné pro uživatele, vedení nebo auditora.
- Propojení a interoperabilita kapacitySoftware musí umožňovat výměnu informací s jinými programy bez dalších nákladů, aby byla zaručena úplná svoboda pro uživatele a usnadněno dodržování předpisů.
- Zkontrolujte stav fakturVydavatelé i příjemci musí mít možnost kontrolovat stav každé faktury online v reálném čase. Pokud systém dobrovolně odešle záznamy do systému AEAT (systém VERI*FACTU), lze je také přímo nahlédnout do online kanceláře ministerstva financí.
- Rozdíl mezi daňovými a důvěrnými informacemiSystém musí oddělovat informace relevantní pro ministerstvo financí od interních strategických dat, která nemají daňový dopad, což usnadní práci inspektorů a ochrání soukromí společností.
- Soulad s protokoly elektronického podpisu a digitálními certifikátyElektronický podpis musí být založen na evropských standardech a spojen s kvalifikovaným certifikátem vydaným autorizovaným poskytovatelem.
- Odpovědné prohlášeníVýrobci softwaru musí do systému zahrnout viditelné a personalizované prohlášení, které zaručuje, že program splňuje všechny požadované právní normy.
Kromě toho musí všechny faktury vystavené za certifikovaný software jasně identifikovat program a jeho verzi, což úřadům umožní ověřit soulad systému s platnými předpisy.
Systém VERI*FACTU: klíčový nástroj pro transparentnost
Jedním z hlavních pokroků zákona je vytvoření Systém VERI*FACTU, funkce, která umožňuje firmám a osobám samostatně výdělečně činným dobrovolně předložit veškeré fakturační záznamy daňovému úřadu v přesném okamžiku jeho vzniku.
Cíl je dvojí: ověřit pravost a integritu faktur okamžitě a zjednodušit kontroly daňovými inspektory. Zavedení VERI*FACTU také nabízí další výhody pro daňové poplatníky, kteří mohou automatizovat zápis transakcí do svých účetních knih DPH a daní z příjmu fyzických osob bez nutnosti dalšího papírování.
Tento systém je volitelný, ale Jeho použití zrychluje postupy, snižuje riziko chyb a podvodů a poskytuje právní jistotu. jak pro odesílatele, tak pro příjemce.
A co dvojí fakturace a software s dvojím použitím?
Jedním z hlavních cílů nového právního rámce je ukončit fakturační systémy s „dvojím použitím“, tedy ty, které umožňují utajování, manipulaci nebo eliminaci skrytých transakcí. Nové nařízení výslovně zakazuje vývoj, prodej nebo používání jakéhokoli softwaru, který umožňuje… Paralelní účetnictví, mazání záznamů, změna údajů nebo fakturace mimo fiskální kontrolu.
Veškerý software musí být připraven na zabránit zničení nebo manipulaci s vystavenými fakturami a pro každou transakci musí generovat digitální otisk prstu (hash), související protokol událostí a odkaz na zbytek faktur. Tímto způsobem může administrativa odhalit jakýkoli pokus o změnu nebo smazání.
Výrobci a distributoři softwaru, kteří nedodrží předpisy, mohou čelit přísným sankcím, stejně jako společnosti, které nadále používají software, který není v souladu s předpisy.
Interoperabilita, přístup a registrace: jak to ovlivňuje podniky a jednotlivce
Nařízení stanoví, že Žádný klient ani příjemce nesmí jinému vnucovat používání specifického softwaru.Všechna řešení musí být vzájemně interoperabilní, aby umožňovala Automatické připojení, bezplatné sdílení a konzultace v reálném čase jakýmkoli oprávněným uživatelem.
Certifikovaný software musí zajistit, aby mohli podniky i jednotlivci přístup, prohlížení a stahování faktur zdarma které jim odpovídají, po dobu nejméně čtyř let. V některých odvětvích – jako je energetika, telekomunikace, bankovnictví, pojišťovnictví a online maloobchod – je také povinné poskytovat elektronickou fakturaci a přístup k ní jednotlivým spotřebitelům na vyžádání.
Cíl je dvojí: na jedné straně usnadnit právo zákazníků na informace a zajistit transparentnost; na druhé straně podpořit společnou kontrolu a odhalování chyb nebo podvodů v jakémkoli bodě prodejního řetězce.
Formáty, ukládání a exportovatelnost fakturačních záznamů
Pro usnadnění správy, analýzy a auditu by měly být fakturační údaje a jejich záznamy uloženy v standardní a strukturované formáty, nejlépe XML s kódováním UTF-8, podle schémat definovaných ministerským nařízením.
Software musí umožňovat export a import záznamů (DPH, daň z příjmu fyzických osob, tržby a účetní knihy příjmů) ve standardizovaných formátech, což usnadňuje migraci mezi systémy a administrativní evidenci. V případě externího úložiště (např. zálohování v cloudu) musí být zachována integrita a plná dostupnost záznamů.
Na druhou stranu všechny vygenerované faktury, ať už papírové nebo digitálně, musí obsahovat QR kód a případně legenda VERI*FACTU, viditelné se stejnou jasností jako zbytek fakturačních dat.
Důsledky nedodržení a výhody správné adaptace
Nedodržení předpisů může mít za následek významná rizika pro firmy a developeryMezi významné sankce patří pokuty až do výše 10.000 150.000 eur pro firmy a XNUMX XNUMX eur pro ty, kteří jsou odpovědní za software, který není v souladu s předpisy.
Přijetí certifikovaný fakturační systém Přináší to také jasné výhody: úspora času a nákladů, snížení chyb, zlepšení správy dokumentů, vyšší průhlednost a pružnější správu daňových povinností a daňových kontrol.
Efektivním řízením přechodu k povinná elektronická fakturace a dodržovat požadavky na certifikovaný software Je zaručena legalita, a to navíc urychluje digitální transformaci podniku a posiluje konkurenční pozici na stále digitálnějším a náročnějším trhu.