Pokud pracujete s daty denně, dříve či později se setkáte s... Soubor CSV A budete to chtít převést do pěkné, úhledné tabulky. Převod souboru CSV do Excelu krok za krokem Není to složité, ale má to své triky, jak zajistit, aby sloupce, diakritika a čísla byly správné a nedocházelo k žádným zvláštním překvapením.
V tomto článku uvidíte Všechny praktické způsoby otevírání, importu a transformace souborů CSV v Excelu (a související nástroje od Microsoftu a Googlu), co dělat, když oddělovačem není klasická čárka, jak zacházet se záhlavími a jak uložit výsledek ve formátu XLSX, aniž by se při tom cokoli ztratilo.
Co přesně je soubor CSV a proč způsobuje tolik problémů?
Soubor CSV (data oddělená čárkou) je v podstatě soubor s prostým textem, kde jsou data v každém řádku oddělena znakemOddělovačem je obvykle čárka, i když lze použít i středník, lomítko nebo jiné oddělovače. Neexistují žádné formáty, barvy ani složité vzorce: pouze text a čísla.
To má jednu jasnou výhodu: Soubory CSV jsou lehké, univerzální a srozumitelné téměř všemi aplikacemi.Od databází až po automatizační systémy nabízejí řadu výhod. Mají však i jednu nevýhodu: když je otevřete tak, jak jsou, uvidíte řetězec textu, který je obtížné číst. Pole se zobrazují jedno po druhém, oddělená čárkami nebo středníky, místo aby se zobrazovala v úhledně uspořádaných sloupcích.
V mnoha případech se při otevírání souboru CSV v Excelu zobrazí následující: všechna data v jednom sloupci Nebo se znaky s diakritikou či speciálními symboly zmíchají. Proto je tak důležité použít správné možnosti importu a konverze a zvolit správný oddělovač a kódování souboru (například Unicode UTF-8).
Také byste to měli mít na paměti První záznam v souboru CSV obvykle obsahuje názvy sloupců. (Záhlaví). Něco, co Excel, Power Automate nebo Power Query dokáží rozpoznat pro snazší práci s daty.
Jak převést soubor CSV do Excelu jeho přímým otevřením
Jedním z nejrychlejších způsobů převodu z CSV do Excelu je Otevřete soubor CSV přímo z Excelu. a poté tento text transformovat do sloupců tak, aby měl typický formát tabulky (buňky v řádcích a sloupcích).
Tato metoda je velmi užitečná, pokud již máte Soubor CSV uložený ve vašem počítači a chcete jej převést do sešitu aplikace Excel ve formátu XLSX, aniž byste se příliš komplikovali pokročilými průvodci importem.
Možnost 1: Otevřete soubor CSV z Průzkumníka souborů a použijte příkaz „Text do sloupců“
První metoda se skládá z Importujte soubor CSV přímo z Průzkumníka souborů pomocí aplikace ExcelTrik spočívá ve změně typu souboru na „Všechny soubory“, aby se soubor CSV zobrazil v úvodním okně.
Jakmile najdete soubor CSV, otevřete jej v Excelu. Obvykle po provedení této akce najdete blok textu, který je obtížné číst kde jsou všechny hodnoty zobrazeny postupně v jednom sloupci a odděleny čárkami (nebo jakýmkoli oddělovačem, který soubor používá). Jinými slovy, žádné dobře organizované sloupce.
V mnoha případech to uvidíte První řádek odpovídá nadpisům (například sériové číslo, název společnosti atd.) a následující řádky obsahují data pro každý záznam. Všechno se ale jeví namačkané ve sloupci A. Práce s těmito informacemi je proto velmi nepohodlná.
Aby byl stůl v dobrém stavu, dalším krokem je vybrat celý první sloupec listu (kam se vkládá obsah CSV) a použijte nástroj Excelu „Text do sloupců“. Najdete ho na kartě „Data“.
V průvodci „Text do sloupců“ musíte vybrat možnost „Omezeno“, pokračujte dalším krokem a označte správný oddělovač (například Kóma). Po dokončení průvodce Excel automaticky oddělí každé pole do odpovídajícího sloupce a vy budete mít dokonale strukturovanou tabulku.
Po tomto procesu Data již budete mít seřazená do sloupců a řádků.Připraveno k filtrování, řazení, použití vzorců nebo formátování jako tabulky. Odtud už jen zbývá uložit soubor ve formátu sešitu aplikace Excel (.xlsx), aby se zachovaly všechny změny.
Možnost 2: Import souboru CSV z prázdného listu
Druhá možnost je od začátku poněkud organizovanější, protože Začnete s prázdnou tabulkou a odtud voláte soubor CSV pomocí nástrojů pro import dat v Excelu.
Na novém listu přejděte na kartu "Data"V bloku „Získat a transformovat data“ najdete možnost „Z textu/CSV“.
Kliknutím na tuto možnost se otevře okno, ve kterém můžete Vyberte soubor CSV z počítače.Jakmile je soubor vybrán, Excel zobrazí panel s náhledem dat a několika možnostmi pro úpravu způsobu jejich interpretace.
V tomto panelu můžete vyberte oddělovač, který soubor používá (čárka, středník, tabulátor atd.), stejně jako typ detekce a kódování dat. Je to velmi praktické, protože při výběru oddělovače můžete dole vidět, jak budou sloupce vypadat.
Jakmile máte vše nastavené, můžete kliknout na "Nést" vložit tabulku přímo do tabulky. Tímto způsobem bude soubor CSV převeden na datový rozsah nebo tabulku aplikace Excel, dokonale zarovnanou a s jasně definovanými sloupci.
Kromě nahrání dat tak, jak jsou, máte k dispozici možnost „Transformace dat“Tím se otevře editor Power Query. Odtud můžete provést pokročilejší úpravy, než se tabulka odešle do tabulky.
Import CSV pomocí Power Query: Transformace dat před importem do Excelu
Power Query je nástroj, který je součástí Excelu a umožňuje importovat, čistit a transformovat data z mnoha zdrojůTo zahrnuje soubory CSV, databáze, webové stránky a dokonce i cloudové služby. Pokud pracujete s velkým objemem informací, může vám to ušetřit spoustu času.
Při importu souboru CSV zvolíte možnost „Transformovat data“ místo „Načíst“Otevře se editor Power Query. Zde uvidíte data ze souboru v tabulce a můžete použít transformační kroky, které se automaticky zaznamenají.
Mezi nejběžnější akce patří Odeberte řádky nebo sloupce, které nepotřebujete.Například duplicitní záhlaví, pomocné sloupce, které nic nepřispívají, nebo prázdné řádky, které pouze překážejí analýze.
Můžete také Filtrujte informace a zachovávejte pouze relevantní dataToho lze dosáhnout pomocí konkrétních hodnot, rozsahů dat, textu, který obsahuje nebo neobsahuje určitý termín atd. To je obzvláště užitečné, když je původní soubor CSV obrovský a zajímá vás pouze jeho část.
Další praktickou funkcí Power Query je možnost vyberte, které sloupce chcete zobrazit a které chcete skrýtJen pár kliknutími si můžete tabulku mnohem lépe uspořádat a zaměřit se na to, co pro své reporty nebo analýzy skutečně potřebujete.
Panel „Použité kroky“, obvykle umístěný na pravé straně editoru, zaznamenává všechny transformace, které s daty provedetePokud kdykoli uděláte chybu nebo změníte názor, můžete jeden nebo více kroků smazat a tabulka se automaticky přepočítá.
Výhody importu z CSV oproti kopírování a vkládání
Funkce importu z Excelu a Power Query umožňují nahrát celý soubor CSV najednou aniž byste museli kopírovat a vkládat každý kus dat jednotlivě. To výrazně snižuje pravděpodobnost lidské chyby.
Navíc správným převodem souboru CSV do Excelu můžete využít všechny analytické nástroje tabulkového procesoruKontingenční tabulky, grafy, pokročilé filtry, vzorce, podmíněné formátování atd. Jednoduchý textový soubor se tak stává mocným zdrojem pro rozhodování.
Importovat můžete nejen ze souborů CSV. Excel také nabízí možnosti propojení souborů a práce s externími daty.jako jsou webové stránky, další excelovské tabulky, databáze, cloudové služby jako Azure a mnoho dalších zdrojů. To vše je integrováno do stejného pracovního postupu „Získání a transformace dat“.
Tento ekosystém umožňuje budovat Automatické reporty aktualizované jedním kliknutím, počínaje z více zdrojů dat. Včetně klasických souborů CSV, které vám zasílají dodavatelé, zákazníci nebo externí aplikace.
Pokud máte zájem posunout svou hru na další úroveň, je to vždycky dobrý nápad. Školení Excelu (od základů po pokročilé) a v nástrojích, jako je Power Query nebo makra, zejména pokud je vaše práce úzce spojena s analýzou dat nebo automatizací každodenních úkolů.
Převod souborů CSV do Excelu pomocí Power Automate Desktop
Pokud často potřebujete převádět CSV do Excelu, může být opakované ruční provádění této operace skutečnou otravou. A právě zde přichází na řadu [řešení]. Power Automate Desktop, nástroj pro automatizaci procesů od společnosti Microsoftcož vám umožňuje vytvářet pracovní postupy pro automatické otevírání, zpracování a ukládání souborů.
Jednou ze silných stránek Power Automate Desktop je možnost pracovat přímo se soubory CSV oddělenými čárkami nebo tabulátorypomocí akce „Spustit Excel“ v rámci pracovních postupů na počítači.
Spuštění akce „Spustit Excel“ v pracovním postupu
Chcete-li začít, musíte otevřít Power Automate Desktop a Spuštění nového pracovního postupu na počítači nebo úprava stávajícíhoZ panelu akcí, který se obvykle nachází vlevo, můžete přetahovat a konfigurovat kroky, které budou tvořit automatizaci.
V rámci kategorií akcií uvidíte sekci věnovanou vynikatTam najdete akci „Spustit Excel“, kterou můžete do toku přidat dvojitým kliknutím nebo přetažením na plátno návrháře.
Konfigurací „Spustit Excel“ můžete Vyberte, zda chcete otevřít viditelnou instanci Excelu nebo instanci na pozadí.a také další možnosti týkající se správy aplikace během provádění toku. Jakmile jsou parametry definovány, uložte konfiguraci, abyste mohli pokračovat v návrhu.
Dalším krokem je obvykle provedení další akce otevřít prázdný dokument aplikace Excelkde nakonec vypíšete obsah souboru CSV již transformovaného do tabulky a pomocí specifických akcí zapíšete data do buněk.
Výsledek uložte jako soubor XLSX pomocí příkazu „Zavřít Excel“
Jakmile jsou data CSV umístěna do tabulky pomocí pracovního postupu Power Automate, je čas Uložte si sešit aplikace Excel jako soubor XLSX.K tomu se používá akce „Zavřít Excel“.
V nastavení „Zavřít Excel“ můžete určit, že se dokument uloží a, co je velmi důležité, zvolte možnost „Uložit dokument jako“Toto definuje jak název a cestu k výslednému souboru, tak i výstupní formát.
V poli formát musíte vybrat „Sešit aplikace Excel (.xlsx)“Tímto způsobem zajistíte, že výsledný soubor bude moderní soubor aplikace Excel se všemi možnostmi formátování, vzorci a dalšími funkcemi tohoto typu sešitu.
Takže s dobře navrženým tokem, Převod jednoho nebo více souborů CSV do Excelu můžete automatizovat. bez manuálního zásahu. Což je ideální pro opakující se procesy nebo velké objemy informací, které přicházejí denně nebo týdně.
Jak v Power Automate zpracovat soubory CSV oddělené středníky
Ne všechny soubory CSV používají čárku jako oddělovač. V mnoha zemích a regionálních nastaveních Znak, který odděluje pole, je středník (;).To může způsobit problémy, pokud nástroj předpokládá, že oddělovač bude vždy čárka.
V aplikaci Power Automate Desktop akce „Spustit Excel“ dobře zpracovává soubory CSV. odděleno čárkou nebo tabulátoremPokud však soubor používá jako oddělovač polí středník, může být zapotřebí jiný přístup.
Pro vyřešení této situace se doporučuje použijte akci „Číst ze souboru CSV“Tato akce umožňuje explicitně definovat, který oddělovací znak se používá, což je ideální v případě středníků.
Při konfiguraci možnosti „Číst ze souboru CSV“ budete moci v pokročilých možnostech vybrat dělič na míruTam jednoduše zadáte znak „;“, abyste toku sdělili, že pole v každém řádku jsou oddělena středníkem.
Kromě toho, pokud První řádek souboru CSV obsahuje názvy sloupců (tedy záhlaví), existuje specifická možnost s názvem něco jako „První řádek obsahuje názvy sloupců“, kterou byste měli povolit. Tímto způsobem bude výsledná datová tabulka již mít správně přiřazená záhlaví.
Po načtení souboru CSV s touto konfigurací může tok pokračovat s akcemi v Excelu. Zkopírujte tabulku do tabulky a uložte ji jako soubor XLSX., jak je vysvětleno v případě souborů oddělených čárkami.
Import souborů CSV do Excelu z nabídky Soubor > Importovat
Některé verze a konfigurace Excelu (a podobných prostředí, jako jsou Tabulky Google) nabízejí pracovní postup založený na „Soubor > Importovat“, který uživatele krok za krokem provede výběrem typu souboru a funkcí importu.
Pokud Excel při otevření souboru CSV správně neinterpretuje, můžete vytvořit nový sešit, přejděte na Soubor> Importovat a jako zdroj dat vyberte formát „CSV soubor“. To je poměrně jednoduchý způsob, jak zajistit aktivaci průvodce.
V průvodci importem budete po výběru CSV požádáni o vyberte konkrétní soubor z Průzkumníka souborůKdyž to uděláte, zobrazí se různé obrazovky, kde si můžete vybrat, jak číst jednotlivá pole a jak interpretovat znaky.
Jedním z klíčových nastavení je výběr typ souboru jako „Oddělovače“ a zadejte zdroj souboru jako „Unicode (UTF-8)“. Tento bod je klíčový, pokud chcete, aby Excel správně rozpoznával znaky s diakritikou, vlnovky a další speciální znaky jazyka a místo toho se vyhýbal neobvyklým symbolům.
V další fázi se volba provádí hlavní oddělovačNapříklad středník. Po výběru se v náhledu zobrazí již oddělené sloupce. Můžete také nakonfigurovat formáty jednotlivých sloupců, například zacházet s určitými poli (například čárovými kódy) jako s textem, aby je Excel neupravoval nebo neodstraňoval úvodní nuly.
Nakonec budete moci uvést, zda by data měla vložit do existujícího listu nebo nového listuKliknutím na OK Excel dokončí import a soubor CSV bude převeden do tabulky připravené k práci a uložení jako sešitu aplikace Excel.
Jak vidíte, existuje mnoho způsobů Převeďte soubor CSV do Excelu krok za krokem bez ztráty informací. Ručně i automaticky. Pochopením možností oddělovačů, správným kódováním a nástroji, jako je Power Query nebo Power Automate, je mnohem snazší vyhnout se problémům se smíšenými sloupci, nesprávně zobrazenými diakritikou nebo neuspořádanými daty. A tabulky můžete nechat připravené k práci bez jakýchkoli bolestí hlavy.
