Práce s tabulkami může být chaotická, pokud zadaná data nedodržují logické pořadí nebo neprocházejí řádným ověřením. Excel nám nabízí velmi účinný nástroj pro udržování pořádku a přesnosti. V tomto příspěvku se podíváme na... Jak ověřit vstup v Excelu a tak přesně kontrolovat, jaký typ informací lze do každé buňky zadat, a to s využitím široké škály kritérií a podmínek.
Ověřování dat zahrnuje mnoho aspektů: od omezení číselných hodnot přes propojování buněk za účelem podmínění jejich obsahu až po vlastní zprávy a vzorce – naučíte se vše, co potřebujete k zvládnutí tohoto základního nástroje.
K čemu se v Excelu používá ověřování dat?
Ověřte si vstupenky v vynikat povolit nastavit pravidla pro typ hodnot, které lze zadat do buňkyTo zajišťuje konzistenci dat, zabraňuje chybám od okamžiku zadání a zlepšuje integritu jakékoli sestavy, seznamu nebo databáze.
Mezi situace, kdy je tento nástroj obzvláště užitečný, patří:
- Omezení hodnot na předdefinovaný seznamNapříklad výběr oddělení mezi účetnictvím, personalistikou nebo logistikou.
- Nastavit platné rozsahy pro čísla, data nebo časy. Tím se zabrání nereálným částkám nebo překlepům.
- Ovládejte délku textu aby popis nepřekročil určitý počet znaků.
- Podmínky vstupů na základě jiných buněk, jako maximální hodnota, která závisí na rozpočtu definovaném v jiné buňce.
Typy validace: Jak omezit vstupy podle datového typu
Excel umožňuje použití různých kritérií pro použití omezení. Toto jsou nejčastěji používaná:
Ověření celého čísla
Chcete-li nastavit, zda se zadávají pouze celá čísla v definovaném rozsahu:
- Vyberte buňku nebo buňky.
- Přejít na Data → Ověření dat.
- En Povolitvybrat Celé číslo.
- Definuje, zda by to mělo být mezi, menší než, větší než, Etc.
- Zadejte limity. Můžete také použít vzorec. Pokud má být například minimum dvojnásobkem počtu dětí v buňce F1, použijte: =2*F1
Ověřování desetinných čísel
Stejný postup jako u celých čísel, ale v Povolit vybrat DesetinnýIdeální pro procenta, platy, provize:
Příklad: Chcete-li omezit provize na maximálně 6 % platu obchodníka v E1, nastavte Maximum jak =E1*6%
Ověření data
Umožňuje omezit vstup na konkrétní data nebo časové rozsahy:
- Vyberte buňku.
- En Povolitvybrat datum.
- En Data, vyberte kritérium (mezi, větší než, menší než…)
- Zadejte data. Můžete také použít vzorce jako =DNES() o =DNES()+3.
To je velmi užitečné pro žádosti o dovolenou, termíny dodání, lhůty atd.
Ověření hodin
Podobně jako u dat umožňuje omezit časové hodnoty ve formátu hh:mm:
Příklad: Chcete-li povolit schůzky pouze mezi 8:00 a 17:00, můžete ji propojit se dvěma buňkami (E2 a F2) a použít = E2 y =F2 jako validační limity.
Ověření podle délky textu
Pokud potřebujete, aby pole nepřesáhlo určitý počet znaků:
- Vyberte si Povolit → Délka textu.
- En Data Vybrat menor o igual que.
- Zadejte maximální povolený počet. Příklad: 25.
Validace podmíněná jinými buňkami
Jednou z nejvýkonnějších funkcí Excelu je možnost použití vzorců, které závisí na jiných buňkách. To umožňuje dynamické ověřování na základě jiných hodnot.
Například povolte data v buňce pouze tehdy, pokud nepřesahují rozpočet uvedený v E1. Konfigurace:
- Dovolit: Celé číslo
- fakta: menší nebo rovno
- Maximum: = E1
Užitečné funkce pro automatické ověřování dat
Pokud chcete automaticky doplnit další hodnotu, když vyberete jednu hodnotu bez programování, můžete použít tyto funkce:
Funkce COINCIDIR
Vrátí relativní pozici hodnoty v rámci rozsahu:
=MATCH(vyhledávací_hodnota; rozsah_buněk; 0)
Třetí argument musí být 0, pokud je požadována přesná shoda.
Funkce INDEX
Vrátí hodnotu v průsečíku řádku a sloupce v matici:
=INDEX(pole, řádek, sloupec)
Pokud máte seznam trubek s jmenovitým průměrem a vnitřním průměrem, můžete použít obě funkce, takže při výběru hodnoty se automaticky vrátí související hodnota.
Vlastní vstup a chybové zprávy
Excel umožňuje zobrazit informační zprávy, když uživatel vybere buňku:
- Příchozí zpráva: zobrazí se při výběru buňky, užitečné pro zadávání instrukcí.
- Chybové hlášení: Zobrazí se, když je zadána neplatná hodnota. Můžete si vybrat z:
- Zadržení: zabraňuje zadávání nesprávných údajů.
- Upozornění: umožňuje jejich zavedení po varování.
- Informace: hlásí chybu, ale umožňuje vám pokračovat.
Praktické tipy pro práci s validacemi
- Šířka rozevíracího seznamu závisí na šířce buňky. Upravte, zda se mají možnosti oříznout.
- Před odesláním souboru prosím nejprve nastavte ověření.
- Pokud soubor sdílíte, udělejte tak po správném definování validací.
- Pokud použijete ověření na buňky s daty, Excel nebude automaticky označovat chyby. K jejich nalezení použijte funkci „Zakroužkovat“.
- Chcete-li ověření snadno odstranit, přejděte na Data → Ověření → Vymazat vše.
- Spojené státy americké Hledat a vybrat → Ověření dat vyhledat všechny buňky s použitými pravidly.
- Pokud vytvoříte rozšířený rozevírací seznam, můžete definovat názvy pro rozsahy a skrýt list obsahující možnosti.
- Pokud má buňka stejná nastavení ověření jako ostatní, můžete na všechny buňky použít globální změny.
- Pokud ověření nefunguje, zkontrolujte, zda zároveň nepíšete nebo zda ve vzorcích nejsou chyby.
Zvládnutí ověřování dat v Excelu nejen vnese do tabulek řád a přesnost, ale také vylepší zážitek ostatních uživatelů, kteří s vašimi sešity pracují. Ať už jde o omezení chyb, automatizaci procesů nebo zavedení inteligentních kontrol, tato funkce je nezbytná, pokud je dobře pochopena a pečlivě používána.