Plánování schůzek v Microsoft Teams Je to klíčové pro koordinaci týmů, prezentaci obsahu a udržování pracovního postupu bez ztráty informací; vše je řízeno z kalendáře Teams s přímou synchronizací s Outlookem.
V tomto praktickém návodu Vysvětlíme vám vše, co potřebujete vědět: jak vytvářet, pozvat a spravovat účastníky (včetně externích), používat Asistenta plánování, sdílet odkazy, přidávat přístup k vytáčení, kategorizovat, přeplánovat pomocí přetahování, nastavit stav „Zobrazit jako“, spravovat schůzky z mobilu, co nejlépe využívat Microsoft Teams Free a dokonce i nastavit opakované schůzky.
Základní synchronizace a plánování s Outlookem
Když plánujete schůzku v Teams, se automaticky přidá do kalendáře Outlooku, a pokud to uděláte naopak, tedy z Outlooku, zobrazí se to i v Teams. Tímto způsobem se vyhnete duplicitám a chybám v plánování. Pokud raději začínáte z Outlooku, jednoduše vytvořte událost a aktivujte možnost jejího převodu na schůzku v Teams, aby se vygeneroval přístupový odkaz a podrobnosti se synchronizovaly s vaším účtem.
Tato fluidní integrace je ideální pro ty, kteří během dne přepínají mezi Teams a Outlookem, protože jakákoli změna data nebo času se projeví v obou kalendářích.
Synchronizace navíc přináší praktické výhody například odesílání pozvánek pomocí odkazu Teams a v případech audiokonferencí automatické zahrnutí telefonního čísla a ID konference při plánování z Outlooku.
Správa pozvánek a účastníků
Vy Pozvěte účastníky při vytváření schůzky nebo později, úprava události v kalendáři Teams a přidání interních i externích uživatelů.
- V případě interních asistentů uveďte jejich jména V poli Hosté, pokud chcete rozlišit role, označte, kdo je povinný a kdo volitelný, aby všichni obdrželi pozvánku se správným statusem.
- Pro externí hosty zadejte jejich celou e-mailovou adresu. (například john@example.com) a Teams vám pošle e-mail s odkazem pro připojení, aniž byste museli být členem vaší organizace.
Týmy umožňují až 1.000 XNUMX aktivních účastníků na schůzce a až 10 000 dalších lidí se může připojit do režimu pouze pro zobrazení, jakmile počet účastníků dosáhne XNUMX XNUMX.
- Vytvořte nebo otevřete schůzku v kalendáři Teams začít přidávat účastníky a definovat podrobnosti.
- Zadejte jména nebo e-maily do pole „Přidat požadované účastníky“. a pro hosty, jejichž pobyt není nezbytný, použijte možnost „Volitelné“.
- U externích asistentů použijte celou adresu aby jim byl do e-mailu zaslán přístupový odkaz.
- Vyberte Odeslat nebo Odeslat aktualizaci aby pozvánka dorazila s odkazem na schůzku a klíčovými informacemi.
Asistent pro plánování a dostupnost
Asistent plánování vám pomůže najít perfektní čas pro všechny, zobrazující časové úseky, časová pásma a dostupnost hostů v přehledné mřížce. Mřížka bude stínovaná, když je někdo zaneprázdněn nebo má předběžnou schůzku, a nestínovaná, když má volno, což mnohem urychluje nalezení času, který vyhovuje všem.
- Přístup k Průvodci plánováním shora z formuláře schůzky zkontrolujte dostupnost a upravte datum a dobu trvání, dokud nenajdete optimální čas.
- Jakmile jsou podrobnosti definovány, odešlete pozvánku. aby se ke všem účastníkům dostal s dohodnutým časem a odkazem pro připojení.
Sdílení odkazů a čísel pro připojení
Můžete také pozvat sdílením odkazu na schůzkuVytvořte nebo otevřete schůzku v kalendáři, zkopírujte zobrazenou URL adresu a rozešlete ji e-mailem nebo chatem. Pro ty, kteří dávají přednost telefonickému připojení, přidejte místní přístupové číslo a ID konference. Pokud plánujete schůzku z Outlooku a máte audiokonference, tyto údaje se automaticky vloží do pozvánky.
Sdílení odkazu urychluje onboarding hostů, kteří nebyli na původním seznamu nebo se připojili na poslední chvíli, a pokud to tak nakonfigurujete, můžete si zachovat kontrolu z čekárny.
Pamatujte si možnosti schůzky rozhodnout, kdo může přeskočit čekárnu a kdo může prezentovat, a vyvážit tak bezpečnost a plynulost.
Kategorizace a ovládání stavu „Zobrazit jako“
Vybarvěte a roztřiďte své kalendář s kategoriemi pro rozlišení schůzek podle tématu, priority nebo týmu a jejich rychlé nalezení. Chcete-li označit existující schůzku, klikněte pravým tlačítkem myši na událost v kalendáři, vyberte možnost „Kategorizovat“ a vyberte barvu, která identifikuje daný typ schůzky.
Můžete také přiřadit kategorii během programování ze samotného formuláře, takže celá schůzka je již od začátku kódována.
Stát „Zobrazit jako“ definuje, jak se zobrazíte v kalendáři (např. Zaneprázdněn) a je nastaven organizátorem; když účastníci potvrdí účast, uvidí stav uvedený organizátorem.
- V podrobnostech schůzky vyberte možnost „Zobrazit jako“ a vyberte stav, který nejlépe odpovídá typu schůzky.
- Účastníci si mohou upravit svůj vlastní stav kliknutím pravým tlačítkem myši na schůzku, výběrem možnosti „Zobrazit jako“ a zvolením požadované možnosti.
Výchozí hodnota je „Zaneprázdněn“, což je ideální pro zamezení neúmyslného překrývání s jinými hovory.
Přeprogramování a úpravy z mobilu
Změna plánu v kalendáři Teams je tak jednoduchá jako drag and drop událost do nového časového úseku. Před uložením uvidíte dostupnost hostů.
Pokud dáváte přednost změnit čas z detailů, otevřete schůzku, nastavte datum a časový úsek a klepnutím na „Odeslat aktualizaci“ automaticky upozorníte účastníky.
Schůzky si můžete prohlížet a upravovat ze svého mobiluOtevřete aplikaci Teams, klepněte na Kalendář, připojte se ke schůzce a pokud jste organizátorem, klepněte na Upravit. Po dokončení klepněte na Hotovo a odešlete změny.
Pravidelné schůzky v Teams
Abychom nemuseli opakovat stále dokola tentýž citát, nastavit schůzku jako opakovanou a definuje jeho frekvenci a datum ukončení.
- Otevřete kalendář Teams a klepněte na „Nová schůzka“ v příslušném kanálu nebo chatu, případně přímo z obecného kalendáře.
- Přidejte název, datum, čas zahájení a trvání jako by to byla normální schůze.
- Aktivujte možnost „Opakující se schůzka“ určit, zda bude vycházet denně, týdně, měsíčně atd., a stanovit, kdy série končí.
- V týdenních obdobích označte konkrétní dny a čas ve kterém by měla být každá lekce provedena tak, aby se udržela požadovaná kadence.
- Uložit a přidat účastníky poslat jim pozvánku s odkazem, který zůstává ve všech opakováních stejný.
Odkaz a podrobnosti o sdílení opakujících se schůzek mezi všemi instancemi, což zjednodušuje logistiku pro organizátory i účastníky a zabraňuje záměně s různými URL adresami.
Pokud to vaše organizace dovolímůžete povolit možnosti, jako je automatické nahrávání, abyste zachytili obsah každé relace a později si ho prohlédli.