Pokud denně pracujete s Wordem, Excelem nebo Outlookem, pravděpodobně jste se už nejednou zamýšleli nad tím, jak zrychlit psaní na počítači a vyhnout se tak nutnosti opakovat stejné texty nebo e-mailové adresy. Toho v podstatě dosáhnete, když víte... Aktivace a ovládání automatického dokončování v OfficeMéně psaní, méně chyb a mnohem agilnější pracovní postup.
Problém je v tom Každá aplikace Microsoft Office zpracovává automatické dokončování vlastním způsobem. Když se něco pokazí, máte pocit, jako by „se všechno rozbilo“. V této příručce se do značných detailů podíváte, Jak aktivovat automatické vyplňování, jak ho nakonfigurovat, jak ho opravit, když nefunguje, a jak dokonce obnovit seznam dat na novém počítači.
Co přesně je automatické doplňování v Office a k čemu se používá?
Microsoft Office obsahuje různé systémy automatického dokončování v závislosti na aplikaci a kontextu. Není to totéž jako když Excel navrhuje funkce při psaní vzorce, Outlook doplňuje e-mailové adresy nebo textové pole ve formuláři si pamatuje, co někdo napsal při jiné příležitosti.
- Ve formulářích a textových polích automatické dokončování ukládá položky, které uživatel dříve zadal. Takže když uživatel znovu zadá prvních několik znaků, zobrazí se rozbalovací seznam možných shod. Uživatel si může vybrat návrh nebo jej ignorovat a pokračovat v psaní normálně.
- V Excelu je funkce automatického dokončování kombinována s úchytem pro vyplnění. pro prodloužení číselných řad, dat, dnů v týdnu, měsíců, opakujících se textových vzorů atd. Existuje také Nabídka automatického doplňování vzorců který při vytváření vzorce navrhuje funkce, pojmenované oblasti a argumenty.
- V Outlooku tzv. „seznam automatického dokončování“ ukládá e-mailové adresy, na které jste již psali nebo ze kterých jste e-maily obdrželi.Automaticky je navrhuje v polích Komu, Kopie a Skrytá kopie během psaní. Je to samostatný seznam kontaktů založený na tom, co skutečně denně používáte.
Automatické doplňování v textových polích a formulářích v Office
V mnoha formuláře navržené pomocí nástrojů Office (například šablony s textovými poli)Funkce automatického doplňování je obvykle ve výchozím nastavení povolena. To znamená, že pokud uživatel již do časového pole zadal „8:00“, opětovným zadáním „8“ se mu zobrazí tato možnost k výběru, aniž by ji musel znovu psát.
Tato funkce je ovládána na úrovni samotného textového pole. Návrhář formulářů rozhoduje, která pole uživateli umožní dostávat návrhy na základě jeho historie psaní a která z nich. To je velmi užitečné při práci s citlivými informacemi nebo když je důležité vyhnout se chybám způsobeným opětovným použitím starých dat.
Pokud chcete povolit nebo zakázat automatické doplňování pro konkrétní textové pole V tomto typu formuláře je standardní postup v různých verzích Office, které jej podporují, velmi podobný:
- Klikněte pravým tlačítkem myši na textové pole kde chcete změnit chování automatického dokončování.
- Vyberte možnost „Vlastnosti textového pole“ (nebo podobné, v závislosti na konkrétní verzi Office).
- Na kartě nebo formuláři souvisejícím s prezentace nebo vzhled V ovládacím prvku vyhledejte pole „Povolit automatické doplňování“.
- Zaškrtněte políčko Pokud chcete, aby si graf pamatoval a navrhoval předchozí hodnoty, nebo vypněte to pokud potřebujete, aby to bylo vždy prázdné a bez návrhů.
Tato flexibilita je velmi praktická při navrhování šablon, které budou vyplňovány mnohokrát.Pole jako název společnosti, město, typická otevírací doba atd. využívají automatického doplňování; v případě jedinečných identifikačních čísel nebo velmi specifických údajů je však vhodné jej nepoužívat, abyste předešli nejasnostem.
Jak povolit automatické doplňování vzorců v Excelu
Excel má mechanismus automatického dokončování navržený speciálně pro vzorce, funkce a pojmenované oblasti.což vám pomůže psát rychleji a snížit syntaktické chyby (chybějící závorky, chybně napsané názvy funkcí, nesprávné rozsahy atd.).
Při psaní vzorce se zobrazí malé vyskakovací menu s návrhy. v závislosti na tom, co jste již napsali. Pokud začnete psát „=SUM…“, uvidíte v seznamu funkce jako SUM, SUMIF, SUMIFS atd. a můžete vybrat tu, kterou potřebujete, a vložit ji přímo.
V Excelu pro Mac můžete toto chování snadno nakonfigurovat z nabídky aplikace.:
- Otevřete Excel a přejděte do nabídky „Excel“ v horní liště, vedle ikony jablka.
- Vyberte „Předvolby“ otevřete panel obecných nastavení.
- V Nastavení vyhledejte sekci „Vzorce a seznamy“ a zadejte volbu „Automatické doplňování“.
- Zaškrtněte políčko „Zobrazit možnosti automatického doplňování pro pojmenované funkce a rozsahy“. aby Excel zobrazoval nabídku návrhů při psaní vzorců.
Kromě povolení nebo zakázání umožňuje Excel rozhodnout, po kolika písmenech se má nabídka automatického dokončování zobrazit.To se hodí, pokud vám vadí, že se otevírá příliš brzy, nebo pokud pracujete s mnoha vlastními funkcemi.
Automatické doplňování v Excelu: Vyplňte data pomocí úchytu pro vyplňování
Kromě vzorců obsahuje Excel (a kompatibilní sady jako ONLYOFFICE) výkonný systém automatického doplňování dat prostřednictvím kontroléru fill, ten malý čtvereček umístěný v pravém dolním rohu vybrané buňky.
Tato funkce analyzuje zadané počáteční hodnoty a pokusí se odvodit vzorec.Může se jednat o jednoduché opakování stejného textu, číselnou posloupnost, postup s pevným skokem, kalendář dat, dny v týdnu, měsíce v roce a dokonce i složitější vzorce, pokud uvedete dostatek příkladů.
Kopírování textu do více buněk pomocí automatického dokončování s úchytem pro vyplňováníMyšlenka je velmi jednoduchá:
- Otevřete soubor v tabulkovém editoru (Excel nebo ONLYOFFICE).
- Vyberte buňku nebo oblast obsahující text, který chcete opakovat.
- Umístěte kurzor myši nad úchyt pro vyplnění z pravého dolního rohu, dokud se kurzor nezmění na malý černý křížek.
- Táhněte svisle nebo vodorovně abyste zakryli buňky, kam chcete stejnou hodnotu zkopírovat.
Když uvolníte tlačítko myši, Vybrané buňky se okamžitě vyplní původním textem.Díky tomu se vyhnete nutnosti opakovaného kopírování a vkládání, když máte celé sloupce se stejným obsahem.
Čísla, data, mince…
U čísel, dat, časů nebo peněžních částek se automatické doplňování stává ještě zajímavějším, protože Nejenže opakuje hodnotu, ale dokáže také rozpoznávat sekvence. Například pokud do jedné buňky zadáte „1“ a do další „2“ a přetáhnete úchyt pro výplň, získáte 3, 4, 5 atd.
Systém rozpoznává vzory s konstantními rozdíly mezi číslyPokud zadáte 1, 4, 7 a přetáhnete myší, Excel vygeneruje 10, 13, 16… s ohledem na tento 3jednotkový přírůstek. To platí i pro data (každý den, každý týden, každý měsíc) a další časové řady.
Dalším velmi častým případem jsou dny v týdnu a měsíce.V novějších verzích mohou editory jako ONLYOFFICE automaticky vyplnit sérii s pondělím, úterý, středou… nebo lednem, únorem, březnem… počínaje prvkem podle vašeho výběru. Jednoduše zadejte měsíc nebo den, přetáhněte úchyt a zbytek se doplní automaticky.
Další výhodou je, že jsou rozpoznávány i zkratky.Můžete použít „lun“ místo „lunes“ nebo „ene“ místo „enero“ a automaticky dokončená sekvence bude dodržovat správné pořadí.
Řádky a sloupce
Automatické doplňování funguje ve sloupcích i řádcíchV typických příkladech obvykle vyplňujeme směrem dolů (vertikálně), ale stejně tak platí i tažení zleva doprava pro generování horizontálních sekvencí; mechanismus je stejný, mění se pouze směr.
Excel a ONLYOFFICE navíc umožňují pracovat s oblastmi, které zabírají více řádků a sloupců najednou.Pokud například vyberete blok dat s několika zaměstnanci a jejich dny dovolené, můžete přetáhnout úchyt a zkopírovat tento vzor do jiné části tabulky, aniž byste museli duplikovat řádek po řádku.
Ve sloupcích s malým počtem odlišných textových hodnot je další velmi praktickou možností „Vybrat z rozevíracího seznamu“.Pokud buňka obsahuje například „Žlutou“ a chcete ji nahradit „Modrou“, jednoduše:
- Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku s aktuální hodnotou.
- Vyberte možnost „Vyberte z rozbalovacího seznamu“.
- Vyberte požadovanou hodnotu (například Modrá) z těch, které již v daném sloupci existují.
Stejný přístup lze použít k vyplnění prázdných buněk.Vyberete jak ty s daty, tak ty bez nich, přetáhnete úchyt pro vyplnění a systém rozšíří hodnoty podle detekovaného vzoru.
Plugin pro automatické doplňování textu v ONLYOFFICE
V ekosystému ONLYOFFICE existuje specifický plugin s názvem „Autocomplete“ který funguje jako asistent při psaní a navrhuje celá slova během psaní, což je velmi užitečné při práci s velkým množstvím textu nebo s neustále se opakujícími termíny.
Při psaní písmen do buňky plugin navrhuje všechna slova, která danou sekvenci obsahují.A jednoduše kliknete na ten, který chcete vložit, aniž byste museli psát celý text. Například napíšete „Mond“ a systém navrhne „Monday“, „MondayReport“ atd., v závislosti na obsahu listu nebo datové sbírky.
To nejen zrychluje psaní, ale také snižuje pravopisné chyby.protože máte tendenci vybírat správné slovo ze seznamu, místo abyste ho pokaždé psal od nuly.
Tento doplněk není ve výchozím nastavení aktivován.Pokud tedy používáte ONLYOFFICE, musíte jej nainstalovat ručně ze správce pluginů integrovaného na kartě Rozšíření:
- Otevřete kartu Rozšíření v editoru tabulek ONLYOFFICE.
- Zadejte do Správce pluginů a vyhledejte „Automatické doplňování“.
- Klikněte na „Instalovat“ přidat ho do svého prostředí.
Plugin Autocomplete je systémový plugin, což znamená, že v pásu karet nezobrazuje vlastní ikonu.Po instalaci zůstane aktivní, dokud se jej nerozhodnete odebrat, což můžete provést návratem do správce pluginů a kliknutím na "Odstranit" vedle vašeho jména.
Pokud často pracujete v prohlížeči nebo s desktopovou aplikací ONLYOFFICETento typ doplňku může znatelně usnadnit opakující se úkoly, jako je vyplňování zpráv, dotazníků nebo rozsáhlých seznamů popisů.
Automatické doplňování adres v Outlooku: jak funguje a k čemu se používá
Funkce automatického dokončování v Outlooku je pravděpodobně jednou z nejoceňovanějších funkcí pro ty, kteří denně posílají mnoho e-mailů.protože to eliminuje nutnost pokaždé zadávat celé adresy, zejména pokud jsou dlouhé nebo neintuitivní.
Když začnete psát v pole Komu, Kopie nebo Skrytá kopieOutlook kontroluje interní seznam adres, které v průběhu času nashromáždil (tzv. Seznam automatického doplňovánía zobrazuje návrhy, které odpovídají zadaným písmenům. Tento seznam se vyplňuje jak z příjemců, kterým jste psali, tak z kontaktů, kteří vám psali a které jste dříve využívali.
V profesionálním prostředí, Ztráta tohoto seznamu při změně počítače nebo formátování počítače může být velmi nepříjemná.Protože jste zvyklí vybírat adresy téměř automaticky, je důležité vědět, jak tuto možnost aktivovat a jak exportovat a načíst tento soubor automatického vyplňování v novém počítači.
Zkontrolujte, zda je povoleno automatické dokončování v Outlooku
Pokud si všimnete, že Outlook přestal navrhovat adresy nebo se při psaní položek Komu, Kopie nebo Skrytá kopie nezobrazují žádné možnosti, první věc, kterou musíte udělat, je Zkontrolujte, zda je povoleno nastavení automatického dokončování v možnostech aplikace.
Chcete-li to provést, v aplikaci Outlook 2016/2019/365 ve Windows můžete zkontrolujte následující:
- Otevřete Outlook a přejděte do nabídky Soubor > Možnosti.
- V okně Možnosti přejděte do sekce "Pošta".
- Přejděte dolů do sekce „Odeslat zprávy“, kde se objevuje několik políček souvisejících s dopravou.
- Ujistěte se, že je vybrána daná možnost „Použijte seznam automatického dokončování k navrhování jmen při psaní do řádků Komu, Kopie a Skrytá kopie.“.
- Zkontrolujte také, zda je políčko „Automatické ověření jména“ Je aktivovaný, protože obě možnosti obvykle pro správné fungování jdou ruku v ruce.
Pokud nebylo zaškrtnuto políčko Použití seznamu automatického dokončování, zaškrtněte ho a uložte změny kliknutím na tlačítko OK.Od tohoto okamžiku začne Outlook vytvářet nový seznam, jakmile budete odesílat e-maily různým příjemcům.
Co dělat, když automatické dokončování v Outlooku přestane fungovat nebo se poškodí
Někdy seznam automatického dokončování Porucha nebo se přestane správně aktualizovatMůže to fungovat pouze během jedné relace a návrhy se mohou po zavření Outlooku ztratit, nebo se může stát, že se nové adresy přestanou ukládat, i když je bez problémů odešlete.
V těchto případech je vhodné resetovat mezipaměť automatického dokončování Vynutit vytvoření nového, čistého souboru v Outlooku. Existuje několik metod, jak toho dosáhnout, s různou úrovní „agresivity“.
MOŽNOST 1: Vyprázdnění seznamu v rámci vlastních možností Outlooku
- Úplně zavřete Outlook a znovu jej otevřete. aby se zajistilo, že žádné procesy nezůstanou zablokované.
- Přejít na Soubor > Možnosti > Pošta a přejděte dolů do sekce „Odeslat zprávy“.
- Stiskněte tlačítko „Vymazat seznam automatického doplňování“.
- V zobrazeném dialogovém okně potvrďte odstranění aktuálního obsahu.
Outlook automaticky vygeneruje novou mezipaměť z e-mailů, které od té chvíle posíláte.
MOŽNOST 2: Při spuštění Outlooku použijte speciální parametr, který vymaže mezipaměť automatického dokončování
Chcete-li to provést, můžete:
- Úplně zavřete Outlook.
- Přejděte na Start > Spustit (nebo použijte kombinaci kláves Windows + R).
- Napište příkaz Outlook.exe /CleanAutoCompleteCache a stiskněte OK.
S tímto parametrem se Outlook spustí, vymaže mezipaměť automatického dokončování a vytvoří nový soubor.Seznam adres se opět vynuluje, ale ujistěte se, že jste odstranili jakékoli vnitřní poškození.
MOŽNOST 3: Ruční smazání souboru mezipaměti
Typický postup je:
- Zavřít Outlook zcela.
- Vyhledejte složku mezipaměti, obvykle v C:\Uživatelé\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
- Vyhledejte soubor s názvem typu „Stream_Autocomplete_X_XXXXX.dat“ a odstranit ji.
- Spusťte nástroj pro opravu doručené pošty (scanpst.exe) Zkontrolujte soubor .pst svého profilu a opravte případné chyby v datech.
- Znovu otevřete Outlook, přejděte na Soubor > Možnosti > Pošta, stiskněte znovu „Vyprázdnit seznam automatického doplňování“ a odeslat zkušební zprávu novému příjemci.
- Zavřete Outlook a znovu jej otevřetea zkontrolujte, zda byl ve složce RoamCache vytvořen nový soubor „Stream_Autocomplete…“ a zda se nové adresy začínají správně navrhovat.
Cílem celého tohoto procesu je znovu vytvořit plně funkční seznam automatického dokončování od nuly., čímž se odstraní zbytky poškozených mezipamětí, které by mohly bránit ukládání nebo zobrazení nových adres.
Načtení nebo migrace seznamu automatického dokončování v Outlooku do jiného počítače
Když změníte počítač nebo musíte naformátovat ten stávající, seznam automatického dokončování se nemigruje vždy automaticky.A pokud jej nezkopírujete, zjistíte, že se vaše obvyklé adresy již nepamatují při otevření Outlooku v novém počítači. Soubor, který tento seznam ukládá, závisí na verzi Outlooku, kterou máte nainstalovanou, takže prvním krokem je vždy vědět, jakou verzi používáte.
Pro Outlook Express a verze 2003/2007
Seznam je uložen v soubor s příponou .nk2Ve Windows 7 a 8 by typická cesta byla:
- C:\Uživatelé\váš_uživatel\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Uvnitř dané složky najdete typ souboru Outlook.nk2 nebo s názvem vašeho profilu (například events.nk2). To je soubor, který byste měli Zkopírovat a přenést do nového týmu pro zachování seznamu automatického dokončování.
Pro Outlook 2010 a 2013 (a novější)
Systém se změnil z formátu .nk2 na soubory mezipaměti Stream_Autocomplete.které jsou obvykle uloženy v:
- C:\Uživatelé\váš_uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
V této složce uvidíte jeden nebo více souborů, jejichž název začíná na „Automatické_dokončování_streamu“.
Migrace tohoto seznamu do jiného počítače, kde již máte nakonfigurovaný Outlook
Můžete postupovat takto:
- Nejprve si nastavte e-mailový účet v Outlooku na novém počítači..
- Jděte po stejné trase C:\Uživatelé\váš_uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache na novém počítači a zkontrolujte přesný název souboru Stream_Autocomplete, který byl vytvořen.
- Zkopírujte soubor Stream_Autocomplete obsahující váš kompletní seznam ze starého počítače. a vložte jej do složky RoamCache v novém počítači.
- Změňte název zkopírovaného souboru aby přesně odpovídal souboru v souboru, který Outlook vytvořil v novém počítači.
Jak vidíte, automatické doplňování v Office sahá od drobné pomoci při zápisu dat do formulářů nebo tabulek až po složité mechanismy, které ukládají seznamy adres v Outlooku; vědět, kde je nakonfigurován, jak jej aktivovat, jak jej opravit a jak jej migrovat mezi zařízeními Ušetří vám to spoustu času a bolestí hlavy a dělá rozdíl mezi Office, který vám „pomáhá sám od sebe“, a tím, kde jste vždycky na špatné noze s nadbytečnými klávesami a klikáními.
