Už jste někdy museli prohledávat stovky nebo tisíce datových bodů v tabulce a mysleli jste si, že musí existovat jednodušší a rychlejší způsob, jak najít to, co hledáte? Aby to bylo ještě jednodušší, existuje... Funkce VLOOKUP v Excelu.
V tomto článku se ponoříme do vše, co potřebujete vědět o této praktické a stále velmi neznámé funkci vynikatod toho, co to je, k čemu se to používá, vysvětlení syntaxe, srozumitelných příkladů a praktických případů, až po pokročilé triky, běžné chyby a zajímavé alternativy.
Co je funkce VLOOKUP v Excelu?
VLOOKUP (v angličtině VLOOKUP) je vyhledávací a referenční funkce v Excelu, která umožňuje vyhledat hodnotu v prvním sloupci tabulky nebo datové oblasti a vrátit související datový kus, který se nachází ve stejném řádku. Tímto způsobem ušetříte čas tím, že se vyhnete ručnímu vyhledávání a výrazně snížíte riziko lidské chyby. Pokud máte tabulku a potřebujete najít například cenu produktu, jméno zaměstnance pomocí jeho ID nebo telefonní číslo někoho na základě jeho jména, Tato funkce vám usnadní život.
Jeho název pochází ze slova „vertikální vyhledávání“, což znamená, že prohledává první sloupec, který zadáte, odshora dolů, dokud nenajde hledanou hodnotu, a poté získá odpovídající data z jiného sloupce ve stejném řádku.
Jak funguje VLOOKUP: Podrobné vysvětlení
Logika funkce VLOOKUP je jednoduchá, ale musíte jí dobře rozumět. 4 klíčové prvky, které tvoří funkci:
- Hodnota, kterou chcete vyhledat (hledaná_hodnota): data, která chcete najít v prvním sloupci rozsahu.
- Vyhledávání v rozsahu (array_table nebo range_lookup_in): sada buněk, kde bude Excel hledat hodnotu. Nezapomeňte, že hledaná hodnota musí být v prvním sloupci daného rozsahu..
- Číslo sloupce hodnoty, která se má vrátit (column_indicator): sloupec v rozsahu, ze kterého chcete extrahovat data. První sloupec v rozsahu je číslo 1, druhý je číslo 2 atd.
- Typ shody (seřazená nebo rozsah_hledání): Tento argument je volitelný a může mít hodnotu TRUE (nebo 1), pokud chcete přibližnou shodu, nebo FALSE (nebo 0), pokud hledáte přesnou shodu. Většinou budete chtít nastavit hodnotu FALSE, abyste vrátili pouze přesné výsledky.
Obecná syntaxe je následující:
=VYHLEDAT(vyhledávací_hodnota; vyhledávací_rozsah; indikátor_sloupce; )
Jednoduchý příklad: Představte si, že chcete najít jméno pracovníka s identifikačním číslem 123, kde identifikační čísla jsou ve sloupci A a jména ve sloupci B. Vzorec by byl =VYHLEDAT(123; A:B; 2; NEPRAVDA)
Argumenty funkce VLOOKUP vysvětlené jeden po druhém
Pojďme se blíže podívat na každou část funkce a na to, na co je třeba pamatovat, abyste se vyhnuli chybám.
- vyhledávací_hodnota: Může to být číslo, text (v uvozovkách) nebo odkaz na buňku. Vyhledávání nerozlišuje velká a malá písmena.
- Vyhledávání_pole_nebo_rozsah_vyhledávání_v: Toto je rozsah buněk, ve kterých se má hledat (například B2:D11). Nezapomeňte: sloupec, ve kterém se budou data vyhledávat, musí být VŽDY první.
- Sloupce_indikátorů: Číslo sloupce v rozsahu, počínaje prvním sloupcem vybrané sady. Například pokud je váš rozsah B2:D12, B je 1, C je 2 a D je 3.
- Seřazeno (nebo rozsah_hledání): Pro přesnou shodu můžete zvolit hodnotu „NEPRAVDA“ (obvyklé doporučení) nebo hodnotu „PRAVDA“, pokud jsou data seřazena a hledáte přibližnou hodnotu. Pokud nic nezadáte, Excel předpokládá přibližnou shodu (PRAVDA).
Rada: Kdykoli je to možné, použijte hodnotu FALSE, abyste se vyhnuli neočekávaným výsledkům.
Výhody používání funkce VLOOKUP pro každodenní použití
Funkce VLOOKUP je jedním z nejcennějších vzorců, protože umožňuje automatizovat procesy, snížit počet chyb a zefektivnit vyhledávání při práci s velkými datovými sadami. Představte si jakýkoli scénář, kde máte seznam stovek (nebo tisíců) řádků: s funkcí VLOOKUP se vyhnete prohledávání řádek po řádku a zajistíte, že vždy najdete správnou hodnotu spojenou s hledanými daty.
Chcete-li se hlouběji ponořit do podobných funkcí a rozšířit si znalosti v Excelu, doporučujeme vám navštívit naši sekci věnovanou Základní vzorce a funkce v Excelu.
Časté chyby při použití funkce VLOOKUP
Jako každá funkce, Funkce VLOOKUP má své triky a také svá omezení. Zde uvádím nejčastější chyby, abyste se jim mohli vyhnout hned od začátku:
- Duplicitní hodnoty ve vyhledávacím sloupci: Funkce VLOOKUP vrací pouze první shodnou hodnotu. Pokud máte duplikáty, neočekávejte více výsledků.
- Hodnota Indicator_columns je větší než počet sloupců v rozsahu: Pokud požadujete sloupec, který neexistuje, vygeneruje se chyba #REF!.
- Hodnota Column_indicator se rovná 0: Dá vám to pěknou #HODNOTA!, protože sloupce začínají od 1.
- Přesný typ vyhledávání a hodnota nenalezeny: Pokud v prvním sloupci rozsahu není přesná shoda, bude se zobrazit chyba #N/A.
TIP: Funkci VLOOKUP můžete zabalit do funkce IFERROR a zobrazit tak vlastní zprávu, pokud hodnota není nalezena, například: =IFERROR(VYHLEDAT(…); "Nenalezeno").
Pokročilé triky a profesionální tipy pro funkci VLOOKUP
Pokud chcete funkci VLOOKUP posunout na další úroveň, zkuste to tato doporučení:
- Co nejvíce zúžte rozsah vyhledávání: Čím menší je, tím rychlejší bude výpočet.
- Použití tabulek aplikace Excel pro práci se strukturovanými odkazy: To výrazně usnadňuje správu velkých objemů dat.
- Kombinujte VLOOKUP s dalšími funkcemi: Pro flexibilnější vyhledávání nebo k překonání omezení, které spočívá v neustálém hledání vpravo, můžete použít INDEX a MATCH.
- Ošetření chyb pomocí funkce IFERROR: Upravte si zprávy podle svých potřeb ve své závěrečné zprávě.
- Použijte jej ve spojení s kontingenčními tabulkami: Tímto způsobem můžete svá data ještě lépe organizovat a analyzovat.
Chcete-li se dozvědět více o dalších užitečných funkcích, navštivte naši sekci.
Další: Pokud jsou vaše data horizontálně (místo ve sloupcích), máte k dispozici funkci HLOOKUP, která funguje stejně jako VLOOKUP, ale vyhledává v řádcích.
Jak správně strukturovat data pro VLOOKUP
Dobrá organizace dat je nezbytná, pokud chcete, aby funkce VLOOKUP fungovala správně:
- Klíčový sloupec (ten, který hledáte) vždy umístěte nalevo od datového rozsahu.
- Pokud je to možné, vyhněte se duplicitním hodnotám ve vyhledávacím sloupci.
- Odstraňte mezery a nadbytečné znaky, které mohou způsobit chyby při vyhledávání.
- Pokud používáte hlavičky, nezahrnujte je do rozsahu funkcí.
Pokud tabulku strukturujete správně, vaše vzorce VLOOKUP budou mnohem spolehlivější a srozumitelnější.
Kdy se vyplatí použít funkci VLOOKUP v tabulkách aplikace Excel?
Ve většině praktických případů, Funkce VLOOKUP zůstává dokonalým způsobem pro rychlé křížové odkazování informací ve vertikálních tabulkách. Pokud pracujete s velkými seznamy produktů, zaměstnanců, poznámek, objednávek nebo jiných strukturovaných dat, je funkce VLOOKUP vaším nejlepším spojencem.
Samozřejmě, pokud se vaše tabulka stane příliš složitou nebo potřebujete vícesměrné vyhledávání, zvažte upgrade na INDEX+MATCH, který může nabídnout pokročilejší výhodu.
Se vším, Funkce VLOOKUP kombinuje jednoduchost, výkon a rychlost v jednom vzorciOvládání této funkce vám ušetří čas, zvýší vaši přesnost a vytěží mnohem více ze své každodenní práce v Excelu.