Sledování změn v excelovém sešitu je klíčové, když soubor upravuje více lidí současně nebo když se soubor vyvíjí v průběhu týdnů. V tomto článku se dozvíte, jak zobrazit podrobnosti o tom, kdo, co, kdy a kde byla buňka upravena, jak filtrovat podle oblastí nebo listů, jak aktivovat starší sledování změn, přijímat nebo odmítat úpravy a jaká existují omezení. Prozkoumáte také alternativy a dokonce i způsob automatizace záznamů pomocí Power Automate a skriptů Office. vědět, co se stalo s vašimi daty.
Excel se vyvinul a dnes vedle sebe existují dva světy: moderní spoluvytváření s funkcí Zobrazit změny a starší verze Sledování změn, která se spoléhá na sdílené sešity a má svá vlastní omezení. pochopit, kdy použít který přístup ušetří vám to chyby při úpravách a konflikty.
Zobrazit změny v Excelu: Co to je a jak to používat
Funkce Zobrazit změny zobrazuje jasnou a čitelnou historii změn v sešitu. kdo co změnil ve které buňce a kdy k tomu došlo, a také předchozí hodnotu, abyste mohli provést změny. Panel seřadí položky od nejnovějších po nejstarší a seskupí hromadné úpravy, abyste lépe porozuměli hromadným akcím.
Chcete-li zobrazit změny v celém sešitu, otevřete kartu Revize a klikněte na Zobrazit změny. Boční panel s kartami úprav uspořádanými chronologicky. Odtud si můžete prohlédnout každou změnu a v případě hromadných úprav přejít na Zobrazit změny v rámci dané karty a zobrazit podrobnosti o každé dotčené buňce.
Pokud vás zajímají pouze určité části souboru, můžete je filtrovat. Vyberte list, oblast nebo buňku a kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte možnost Zobrazit změny. Můžete to provést také z panelu: v horní části rozbalte filtr, vyberte List nebo Rozsah, zadejte oblast, kterou chcete sledovat, a potvrďte volbu ikonou šipky.
Je třeba zvážit časový limit: historie dostupná v nabídce Zobrazit změny se uchovává až 60 dní. zachovat změny Zvažte export sestav nebo jejich kombinaci s jinými metodami archivace či automatizace, jako například aktivovat automatické ukládání.
Filtrování a kontrola podmnožiny: listů, oblastí a buněk
Když kniha roste, nechcete hluk, chcete soustředění. zúžit výhled, vyberte list, oblast nebo buňku, o kterou máte zájem, a v kontextové nabídce vyberte možnost Zobrazit změny. Panel se přizpůsobí této oblasti.
Dalším způsobem je filtr samotného panelu. panelový filtrV horní části otevřete volič rozsahu, vyberte Rozsah nebo List, zadejte cílový rozsah nebo list a potvrďte. Tímto způsobem se můžete soustředit na to, na čem záleží, a zkrátit tak čas strávený porovnáváním nesouvisejících buněk.
Nezapomeňte, že bloky hromadných změn se zobrazují seskupené na samostatné kartě. rozložit každou postiženou buňku, když přejdete do zobrazení hromadných změn karty, projdete si každou jednotlivou úpravu, která tvořila danou hromadnou akci, což je skvělé, když někdo vkládá nebo vyplňuje data ve velkých oblastech.
Pokud si všimnete, že něco chybí, zvažte 60denní časové okno a to, jak se funkce Zobrazit změny zaměřuje na obsah. nastavení formátu nemusí být zde uvedeny, jak uvidíme později.
Řízení starších změn: Aktivace, konfigurace a sdílení
Klasické sledování změn v Excelu se spoléhá na starší sdílené sešity. lišta rychlého přístupu Je vhodné přidat příkazy na panel rychlého přístupu, zejména v Microsoft 365 a Excelu 2021, 2019 a 2016, kde již ve výchozím nastavení nejsou tak viditelné.
Chcete-li je zahrnout, přejděte do nabídky Soubor > Možnosti > Panel nástrojů Rychlý přístup. Řízení změn (starší verze) V části Příkazy dostupné v vyberte Všechny příkazy, vyhledejte možnosti Sledovat změny (starší verze) a Sdílet sešit (starší verze) a přidejte je. Kliknutím na OK je uložte a mějte je vždy po ruce.
Nyní klikněte na Sledovat změny a vyberte Zvýraznit změny. Provádět kontrolu změn při úpravách V dialogovém okně povolte možnosti Sledovat změny při úpravách (sdílet sešit) a Zvýrazňovat změny na obrazovce. Tím se zvýrazní každá úprava a sešit se automaticky přepne do sdíleného režimu.
Kromě toho nabízí řídicí panel filtry pro přizpůsobení sledovaných funkcí. Kdy, kdo a kde Pomocí těchto filtrů můžete zúžit výběr období, autorství a oblastí účetní knihy, které chcete sledovat. Tato granularita je ideální, pokud potřebujete auditovat pouze určitá období, uživatele nebo oblasti.
Jak označit úpravy a zobrazit historii
Pokud zapnete možnost Zvýrazňovat změny na obrazovce, Excel vizuálně označí buňky, kterých se dotknete. označené buňky V záhlavích uvidíte změny a v upravené buňce malý trojúhelník. Po najetí myší na buňku se zobrazí poznámka s autorem, datem a podrobnostmi o změně.
Pokud dáváte přednost tabulkovému vztahu, zapněte ve stejném poli Zvýraznit změny možnost Zobrazit změny na novém listu. Historický list Bude vytvořen list s názvem Historie se seznamem uložených změn. To usnadňuje auditování, hromadnou kontrolu a externí archivaci.
Mějte na paměti, že rozsah historie závisí na možnostech nastavených pro Kdy, Kdo a Kde a na tom, zda se změna uloží. List historie zmizí. Pokud zrušíte zaškrtnutí políčka Zobrazit změny na novém listu v aktuálním sešitu.
Pro větší soukromí během diskrétní kontroly můžete zrušit zaškrtnutí políčka Zvýrazňovat změny na obrazovce a ponechat sledování aktivní. nahráváš, aniž by to viděli ostatní značky v reálném čase, užitečné v citlivých kontextech.
Přijmout nebo odmítnout změny: detailní kontrola kvality
Až nastane čas na potvrzení změn, použijte možnost Přijmout nebo Zamítnout změny v části Změny na kartě Revize nebo v nabídce Sledování změn. nejdříve uložit Excel vás nejprve vyzve k uložení a poté můžete změny, které chcete zkontrolovat, filtrovat podle času, uživatele nebo oblasti. Ve výchozím nastavení zobrazuje nezkontrolované změny.
Každá úprava, která má být vyhodnocena, se zobrazí v průvodci revizí. Přijmout vše a Odmítnout vše Můžete přijímat nebo odmítat jednotlivé úpravy, nebo můžete použít možnosti Přijmout vše a Odmítnout vše k řešení v dávkách. Pokud buňka od vaší poslední kontroly prošla více úpravami, můžete je postupně procházet, dokud se nespokojíte se správnou verzí.
Po uzavření kontroly zůstanou vizuální značky na listu. vizuální stopy zůstávají Nebudou odstraněny, dokud nezakážete sledování změn, které vám pomůže identifikovat, kde k aktivitě došlo, i když již byla ověřena.
Pokud potřebujete proces kdykoli ukončit, můžete se pomocí příkazu Zavřít vrátit na list. pokračovat později Neztratíte to, co jste již zkontrolovali, a budete k tomu moci později bez problémů pokračovat.
Zakázat řízení změn a uchovat důkazy
Pokud se rozhodnete zastavit vrácení změn, přejděte do nabídky Revize > Sledování změn > Zvýraznit změny a zrušte zaškrtnutí políčka Zvýraznit změny při úpravách. uložit kopii listu historie Když ji vypnete, historie se ze sešitu odstraní, proto je vhodné si nejdříve uložit kopii listu historie.
Běžnou taktikou je ponechat povolenou možnost Zobrazit změny v novém listu, zkopírovat list Historie do jiného sešitu a uložit jej jako auditní záznam. Historický list do jiné knihy Takto neztratíte sledovatelnost, i když sledování v provozní knize uzavřete.
Důležité: Když vypnete sledování změn, sešit již nebude sdílen. mohl přepsat předchozí práci Pokud si někdo jiný po deaktivaci uloží svou verzi, může přepsat předchozí práci. Spolupracujte se svým týmem, abyste předešli konfliktům, nebo proveďte plánované zmrazení.
Omezení starších sdílených sešitů
Sdílené knihy jsou stará metoda s pozoruhodnými omezeními. zakázané funkce Během sdílení a sledování sešitu je mnoho funkcí zakázáno, což může ovlivnit pokročilé pracovní postupy.
Na úrovni nekompatibilních prvků vynikají: vytváření nebo vkládání tabulek, přidávání nebo změna podmíněných formátů, přidávání nebo změna ověření dat, vytvářet nebo měnit pivotní grafy nebo sestavy, vkládat nebo měnit obrázky či jiné objekty, vkládat nebo měnit hypertextové odkazy, vytvářet nebo zobrazovat scénáře, vkládat automatické mezisoučty, vytvářet datové tabulky, vytvářet nebo měnit sestavy kontingenčních tabulek, vytvářet nebo používat průřezy, vytvářet nebo upravovat minigrafy nebo přidávat dialogové listy aplikace Excel 4.
Řízení změn je zaměřené na obsah. úpravy buněk a vzorců Změny buněk a vzorců se zaznamenávají, ale ne všechny změny formátování nebo akce, jako je zobrazení nebo skrytí řádků nebo sloupců. Jednoduché výpočty nebo vizuální úpravy mohou být z protokolu vynechány.
Také to není totéž co Zpět. Změny nelze odmítnout jako příkaz Zpět Každá změna je jednotlivě kontrolována a přijímána nebo zamítána, bez ohledu na to, kdy byla provedena.
Pokud potřebujete v reálném čase zjistit, která buňka byla nedávno změněna, můžete se spolehnout na funkce a pokročilé vzorce. Funkce CELL Užitečným trikem je použít funkci CELL bez odkazu ve vzorci k vrácení adresy poslední dotknuté buňky. Toto je doplněk, nikoliv náhrada formálního trasování.
Automatizace protokolování a vytváření sestav pomocí skriptů Office a Power Automate
Pokud máte opakující se úkoly, Kancelářské skripty y Power Automate Jsou silným tandemem. zaznamenávejte denní odečet Představte si, že si zaznamenáváte denní naměřenou hodnotu do excelové tabulky a rozdíl oproti včerejší hodnotě posíláte e-mailem. Můžete to udělat bez manuálního zásahu a se spolehlivými záznamy.
Nejprve si připravte sešit s tabulkou, kterou váš skript očekává, například ReadingTable se sloupci pro datum, čtení a rozdíl. Karta Automatizace Dále v Excelu přejděte na kartu Automatizace a vytvořte nový skript vložením následujícího kódu a jeho uložením pod identifikovatelným názvem.
function main(workbook: ExcelScript.Workbook, newData: string): string {
const table = workbook.getTable('ReadingTable');
const readingColumn = table.getColumnByName('Reading');
const readingColumnValues = readingColumn.getRange().getValues();
const previousValue = readingColumnValues as number;
const currentDate = new Date(Date.now()).toLocaleDateString();
const newRow = -OFFSET(,-1,0)'];
table.addRow(-1, newRow);
const difference = Number.parseFloat(newData) - previousValue;
console.log(difference);
return difference.toString();
}Skript vloží nový řádek s datem, hodnotou a vzorcem pro rozdíl oproti předchozímu záznamu a vrátí rozdíl jako text. výstupem bude tělo e-mailu Tento výstup bude tělem automatického e-mailu ve vašem toku.
Nyní vytvořte naplánovaný cloudový tok v Power Automate. denní opakování Naplánujte opakování na každý den a klikněte na Vytvořit. V reálném scénáři by data mohla pocházet z jiného zdroje; pro testování inicializujte celočíselnou vstupní proměnnou testovací hodnotou, například 1.
Přidejte akci Spustit skript pro konektor Excel Online (Business). Spusťte skript Vyberte umístění, knihovnu, soubor daily-readings.xlsx, název skriptu a předejte vstupní proměnnou jako parametr newData. Tím se spustí skript pro vaši knihu.
Výsledek skriptu je k dispozici jako dynamický obsah. Odeslat e-mail (V2) Pro upozornění přidejte Odeslat e-mail (V2) z Outlooku a sestavte zprávu s vráceným rozdílem, například v těle: Včerejší rozdíl: a výslednou hodnotou.
Sledování změn v ONLYOFFICE: historie verzí a další informace
Pokud pracujete v ekosystému ONLYOFFICE, sledování změn má jinou podobu. historie verzí Editor tabulek ve výchozím nastavení povoluje historii verzí, takže každá editační relace se ukládá jako verze. Když uživatel zavře soubor, relace se ukončí a vytvoří se nová verze s jeho autorstvím a časovým razítkem.
Na kartě Spolupráce otevřete Historii verzí a zobrazte si seznam. změny provedené daným autorem Když vyberete verzi, změny daného autora se zvýrazní barvou jeho avatara, což usnadňuje čtení a porovnávání změn provedených v určitých časových obdobích.
Pokud potřebujete obnovit předchozí stav, použijte funkci Obnovit v příslušné verzi. obnovit předchozí stav Díky tomu máte úplnou kontrolu nad vývojem dokumentu, aniž byste ztratili kontext toho, kdo provedl jednotlivé úpravy.
Kromě historie můžete změny ručně zvýrazňovat formátováním nebo barvami a v buňkách zanechávat komentáře k vysvětlení rozhodnutí nebo k žádosti o kontrolu. komentáře Komentáře poskytují kontext a urychlují spolupráci, zejména když se ve stejné oblasti angažuje více lidí.
Díky všemu výše uvedenému si můžete vybrat metodu sledování, která nejlépe vyhovuje vašemu scénáři: panel Zobrazit změny pro podrobný audit nedávných úprav, starší kontrolu, pokud potřebujete postupy přijímání/odmítání a list historie s kartami, moderní spoluvytváření pro bezproblémovou spolupráci v cloudu nebo alternativy jako ONLYOFFICE s vestavěnou historií verzí. váš proces je pod kontrolou.