Dnes, Spravujte platby, pomoc a výdaje z mobilního telefonu s nástroji Microsoft a Windows Je to mnohem jednodušší, než se zdá. Díky finančním aplikacím, obchodním aplikacím, řešením pro kontrolu využití mobilních dat a nástrojům pro správu zařízení máte na dosah ruky celý ekosystém, abyste mohli pracovat s penězi a organizovat je odkudkoli.
V následujících řádcích uvidíte Jak využít aplikace jako Dynamics 365, Power Apps, Intune, Mobile Link a digitální SIM karty (eSIM) kontrolovat výdaje, spravovat žádosti o pomoc, bezpečně se pohybovat v prostředí BYOD (přineste si vlastní zařízení) a propojit mobilní telefon s počítačem se systémem Windows téměř jako by se jednalo o jednu obrazovku.
Mobilní aplikace pro výdaje Dynamics 365: proplácení výdajů, cestování a asistence přímo z vaší kapsy
V rámci ekosystému Microsoftu je jednou z klíčových komponent pro společnosti, které potřebují zpracovávat výdaje, náhrady a finanční pomoc související s cestováním a projekty Jedná se o mobilní aplikaci pro správu výdajů Dynamics 365, navrženou pro Microsoft Power Apps jako plátěná aplikace.
Toto řešení se integruje s Dynamics 365 Project Operations (integrované s ERP a výrobními scénáři) a je publikován v mobilní aplikaci Power Apps, což umožňuje každému oprávněnému zaměstnanci vytvářet, odesílat a schvalovat výkazy výdajů přímo ze svého chytrého telefonu, aniž by musel otevírat webového klienta Finance.
Aplikace je navržena tak, aby proces co nejvíce zjednodušila: Rozhraní je velmi vizuální, zaměřené na úkoly a se zjednodušenými pracovními postupy.Rezervace taxi, hotelu nebo pracovního oběda po schůzce se tak stává něčím, co lze vyřídit během několika sekund z vašeho mobilního telefonu.
Klíčovým bodem je, že aplikace využívá Technologie optického rozpoznávání znaků (OCR). automaticky číst informace z účtenek a faktur. Vyfotíte účtenku, aplikace detekuje důležité údaje (částku, datum, měnu, daně atd.) a vygeneruje položku výdaje připravenou k propojení s výkazem výdajů nebo konkrétním grantem.
Pokud chcete, můžete také Uložte si fotografie účtenek, abyste je mohli později přiložitKdyž máte čas sestavit kompletní zprávu. To je skvělé, pokud cestujete, máte špatné internetové pokrytí nebo si prostě chcete „všechno uložit“ a prohlédnout si to později ve svém volném čase.
Co můžete dělat s aplikací pro výdaje v Dynamics 365?
Mobilní aplikace pro správu výdajů je navržena tak, aby pokrývala celý životní cyklus výdajů, od okamžiku, kdy za něco zaplatíte, až po schválení a proplacení. Mezi hlavní funkce pro koncového uživatele patří:
Na jedné straně můžete vytvářet individuální výdaje a komplexní výkazy výdajůseskupování řádků podle cesty, projektu, podpory nebo období. Každý výdaj může zahrnovat kategorii, projekt, způsob platby, daně a všechna další pole, která vaše organizace nakonfigurovala.
Zachycení účtenek je flexibilní: Máte možnost vytvořit nové účtenky, připojit je, odpojit je nebo je smazat. pokud byly nahrány omylem. Tato podrobná kontrola nad připojenými dokumenty je velmi užitečná pro audity nebo když musíte zdůvodnit interní pomoc a granty.
Výkazy výdajů mohou Uložit jako koncept, odeslat ke schválení, v případě potřeby načíst a znovu upravit Pokud to firemní politika umožňuje. Pokud tedy zjistíte chybu před schválením, můžete ji opravit, aniž byste museli začínat od nuly.
Dále mohou jak zaměstnanci, kteří generují výdaje, tak ti, kteří jsou zodpovědní za schvalování zpráv Přístup k aplikaci z mobilní aplikace Power Apps, s připojením k datům Dynamics 365 Finance v reálném čase díky infrastruktuře Dataverse a virtuálním entitám.
Další silnou stránkou je schopnost přizpůsobit zážitek potřebám společnostiAplikaci Canvas lze upravit tak, aby zahrnovala viditelná pole, navigační toky nebo obchodní pravidla, a to v souladu se zásadami pro výdaje, granty a projekty, které jsou již definovány v aplikaci Dynamics 365 Finance.
Technická konfigurace ve Finance a Dataverse pro použití aplikace pro výdaje
Pro bezproblémovou práci s touto mobilní aplikací pro výdaje je nezbytné, aby Konfigurace správy výdajů v Dynamics 365 Finance je plně implementovánaTo zahrnuje zásady výdajů, pracovní postupy schvalování, kategorie, parametry cestování a viditelnost polí v sestavě.
Co se týče verzí, abyste mohli využívat nejnovější vylepšení, musíte mít Finance ve verzi 1. 10.0.42 (10.0.2095.147 nebo vyšší) nebo 10.0.43 (10.0.2177.72 nebo vyšší)), vždy s nejnovější aktualizací kvality aplikovanou v produkčním prostředí.
Ústředním prvkem integrace je dataverseVaše prostředí Dynamics 365 Finance musí být propojeno se správně nakonfigurovaným prostředím Dataverse. Pokud ještě není propojeno, budete muset povolit integraci Power Platform podle pokynů v průvodci „Povolení integrace Power Platform“ a explicitně povolit aplikace Dynamics 365 při vytváření prostředí Dataverse.
Jakmile máte Finance a Dataverse v pořádku, musíte se postarat o uživatelé v aplikaci Dynamics 365 FinanceKaždá osoba, která bude používat mobilní aplikaci, potřebuje uživatele přidruženého k záznamu zaměstnance, s aktivním zaměstnáním ve výchozí právnické osobě a přiřazenou rolí Zaměstnanec, a navíc musí mít v uživatelských preferencích nakonfigurovanou výchozí společnost.
Souběžně musí být v Dataverse nainstalováno řešení pro mobilní výdaje. Chcete-li to provést, přejděte na Centrum pro správu Power PlatformJe vybráno požadované prostředí, otevře se sekce Zdroje > Aplikace Dynamics 365 a nainstaluje se aplikace „Dynamics 365 Expense Management“.
Dále následuje velmi technický, ale kritický krok: aktualizovat virtuální entity používá mobilní aplikace. Tyto entity slouží k zpřístupnění finančních informací službě Dataverse bez duplikace dat a musí být synchronizovány, aby aplikace Canvas měla aktualizovaná metadata a fungovala hladce.
Klíčové virtuální entity a kódové komponenty pro mobilní prostředí
Mobilní aplikace pro správu výdajů se spoléhá na širokou škálu virtuální entity s prefixem mserp_Ty sahají od katalogů měn až po specifické parametry pro cestování, adresy a daně. Jejich aktualizace zajišťuje, že když uživatel vytvoří výdaj na svém mobilním zařízení, uvidí stejné seznamy, kategorie a parametry jako ve webovém rozhraní Finance.
Mezi subjekty, které je třeba přezkoumat a aktualizovat, patří například mserp_currencyentity pro měnyEntity viditelnosti pro pole výdajů, překlady zemí a regionů, tabulky parametrů cestování, nastavení počtu najetých kilometrů a několik specifických entit vyhrazených pro mobilní verzi výdajů a sestav.
Existují entity určené ke správě kmenová data (mserp_trvexpmobilemasterdataentity)Jiné se věnují cestovním aktivitám a místům a tvoří příslušnou skupinu pro kontrolu dokumentů a účtenek: od těch, které spravují dokumenty připojené k výdajovým položkám a výkazům, až po ty, které shromažďují informace o daních, projektech nebo platebních metodách.
Také aby aplikace zobrazovala lokalizované popisky a pokročilé ovládací prvky, je nutné Povolení komponent kódu rozhraní komponent Power Apps v prostředí. Tento krok je nutné provést před instalací mobilní aplikace pro výdaje, protože některé ovládací prvky rozhraní závisí na těchto komponentách, aby správně zobrazovaly informace v různých jazycích.
Jakmile je řešení nainstalováno a entity aktualizovány, je čas udělit přístup v DataverseJako plátěná aplikace je sdílena s uživateli podle standardního postupu Power Apps, obvykle s udělením přístupu bezpečnostnímu týmu nebo konkrétním uživatelům.
Licence a role pro přístup k aplikaci pro mobilní výdaje
Aby se uživatelé mohli připojit a registrovat své platby, pomoc nebo cestovní výdaje ze svých mobilních telefonů, musí splnit dvě podmínky: Mít platnou licenci Dynamics 365 a mít nakonfigurované bezpečnostní role v Dataverse.
Co se týče licencování, každý uživatel musí mít alespoň členská licence Teams for Dynamics 365 nebo vyššíToto bylo přiřazeno z administrátorského centra Microsoft Entra. Tím je zajištěno, že daná osoba má právo používat funkce podnikových aplikací publikovaných prostřednictvím Dataverse.
Na straně Dataverse je nejlepší postupem přiřadit každé osobě role Základní uživatel a uživatel mobilního účtu ExtraTyto bezpečnostní role vám umožňují vytvořit připojení k vlastnímu konektoru a zaručit přístup k virtuálním tabulkám potřebným pro práci s výkazy výdajů, účtenkami, dokumenty a parametry.
Místo toho, aby šli uživatele po uživateli, mnoho organizací dává přednost vytváření tým skupiny v Dataverse a přiřazovat tyto role. Každý zaměstnanec přidaný do daného týmu automaticky zdědí oprávnění, což značně zjednodušuje správu nově přijatých a propuštěných zaměstnanců.
Jakmile je toto vše připraveno (nakonfigurované finance, propojené datové verse, aktualizované virtuální entity, nainstalované řešení a přiřazené role), mohou pracovníci Stáhněte si mobilní aplikaci Power Apps a přihlaste se pomocí svého firemního účtu. a najděte si aplikaci pro výdaje, kde můžete začít zaznamenávat účtenky, platby, cesty a žádosti o pomoc.
Aplikace eSIM a mobilní tarify ve Windows: ovládání datové konektivity
Kromě čistě finančních aplikací Microsoft také usnadňuje správu mobilní datové tarify přímo z WindowsTo je velmi užitečné, když používáte notebook k připojení k portálům nápovědy, online bankovnictví nebo firemním nástrojům mimo domov.
Takzvané počítače s trvalým připojením (Always Connected PC), založené na procesorech ARM, poukazují na novou generaci Lehké notebooky s dobrou výdrží baterie a neustálým připojenímTato zařízení integrují eSIM karty, tedy digitální SIM karty připájené k základní desce, které umožňují uzavírat smlouvy a měnit datové tarify bez nutnosti vkládat fyzickou kartu.
Pro správu těchto plánů vyvinula společnost Microsoft Aplikace Mobilní tarify pro Windows 10Tato aplikace, navržená tak, aby byla registrace k datovému tarifu u operátora stejně snadná jako připojení k vaší běžné síti Wi-Fi, vám umožňuje vybrat si poskytovatele, nakonfigurovat tarif, zobrazit využití dat a spravovat datové připojení spojené s vaším notebookem.
Myšlenka je, že můžete Aktivujte si dočasný tarif, když potřebujete připojení mimo kancelář nebo domov.To je velmi užitečné, pokud budete zpracovávat pomoc online, přistupovat k ERP v cloudu nebo prohlížet finanční zprávy z hotelu, vlaku nebo letiště.
V počátcích měly mobilní tarify jen několik integrovaných operátorů (například KDDI v Japonsku, Swisscom ve Švýcarsku nebo Tele2 ve Švédsku), ale záměrem je, aby Platformu využívá stále více operátorů s tím, jak se používání eSIM v noteboocích a tabletech s Windows stává stále rozšířenějším.
Správa mobilních zařízení pomocí Microsoft Intune a Endpoint Manageru
Správa zařízení se tradičně prováděla pomocí lokálních nástrojů, jako je Configuration Manager, určených pro firemní zařízení. Nárůst modelu BYOD (Bring Your Own Device) však znamená, že Mnoho zaměstnanců používá své osobní mobilní telefony k přístupu k e-mailu, aplikacím pro správu výdajů, firemnímu bankovnictví nebo portálům podpory..
Pro řešení tohoto scénáře nabízí Microsoft sadu řešení Správa mobilních zařízení (MDM) a správa mobilních aplikací (MAM) které umožňují správu a ochranu dat, a to jak na zařízeních vlastněných organizací, tak na osobních zařízeních, aniž by bylo narušeno soukromí uživatele.
Endpoint Manager spojuje Intune a Configuration Manager v rámci jedné konzole a integruje se s... Azure Active Directory (aktuálně Microsoft Entra ID)Zde se nacházejí identity uživatelů a skupin. Než kdokoli přistoupí do podnikové sítě, Endpoint Manager zkontroluje Azure AD, aby zjistil, kdo je uživatel, jaká má oprávnění a zda jeho zařízení splňuje bezpečnostní zásady.
Intune také obsahuje specifické funkce pro správa mobilních aplikacíDíky nim může IT oddělení distribuovat interní aplikace, spravovat jejich aktualizace, omezovat akce kopírování a vkládání nebo mazat pouze firemní data, pokud dojde ke ztrátě zařízení nebo zaměstnanec odejde ze společnosti.
K čemu se Microsoft MDM a MAM skutečně používají?
V praxi umožňují zásady MDM velmi podrobnou definici jak se zařízení chová při přístupu k citlivému obsahunapříklad finanční zprávy, grantové portály nebo aplikace pro správu výdajů.
Typická politika by mohla vyžadovat, aby Zaměstnanci by měli přistupovat k firemnímu portálu pouze přes zabezpečené sítě Wi-Fi nebo VPN.Blokování používání otevřených veřejných sítí a omezení podezřelých připojení je klíčem k prevenci krádeže přihlašovacích údajů při práci z kaváren, letišť nebo sdílených sítí.
Další zásadní funkcí je vzdálené mazání: pokud dojde ke ztrátě zařízení, jeho odcizení nebo zaměstnanec odejde, mohou administrátoři Obnovte zařízení do továrního nastavení nebo smažte pouze firemní data., přičemž osobní údaje (fotografie, soukromé aplikace, chaty atd.) zůstávají nedotčené.
Pokud jde o aplikace, Intune umožňuje Publikování obchodních aplikací na podnikovém portáluDíky tomu si každý uživatel může prohlížet pouze aplikace, které jsou pro něj relevantní, což umožňuje kontrolovanou instalaci, aktualizace a odinstalaci. To je obzvláště užitečné při nasazování aplikací pro interní podporu, správu výdajů nebo specifické firemní bankovnictví.
V oblasti ochrany osobních údajů umožňují kombinace MDM a MAM aplikaci opatření, jako je Podmíněný přístup k důvěrným informacím, blokování exportu dat do osobního úložiště nebo zákaz odesílání e-mailů do externích domén pokud jde o kritické finanční údaje.
Klíčové funkce správy mobilních zařízení od Microsoftu
Mezi hlavní výhody ekosystému Microsoftu pro správu zařízení, která zpracovávají platby a asistenci, patří: centralizovaná správa pomocí Intune a Endpoint Manageru, kompatibilní se systémy Android, iOS/iPadOS, Windows, macOS a některými zařízeními se systémem Windows Server.
Organizace, které již používají lokální Configuration Manager, se mohou rozhodnout pro spoluřízenírozložení zátěže mezi lokální prostředí a cloud. Tato možnost je obzvláště vhodná, když existuje kombinace firemní zařízení a BYODcož umožňuje postupnou migraci služeb bez náhlého „vypnutí“.
Správce koncových bodů může také připojit nájemce do lokálního Configuration Manageru pro správu z cloudu, což je velmi užitečné, když chcete z jednoho ovládacího panelu sledovat, která zařízení přistupují k finančním aplikacím, portálům nápovědy nebo bankovním platformám.
Kromě toho lze definovat zásady prevence ztráty dat pro vynutit automatické ukládání důležitých informací do cloudu nebo na centrální serveryzabránění uživateli v nechtěném smazání relevantních dat z plateb, účtenek nebo zpráv o pomoci.
Jak nasadit Intune pro ochranu plateb a správu podpory
Pokud vaše organizace začíná od nuly, nejrychlejším způsobem, jak začít, je najmout si nové zaměstnance. Microsoft 365 s licencemi, které zahrnují Intune a Endpoint Manager, jako například edice Enterprise, Business Premium, Education nebo Government, které integrují MDM a MAM.
Jakmile máte licence v ruce, dalším krokem je Konfigurace názvu domény v Azure AD/EnterPřidávejte uživatele a skupiny nebo synchronizujte lokální službu Active Directory a přiřaďte licence těm, kteří budou registrovat zařízení a používat firemní aplikace.
Dále musíme určit, který nástroj bude Autorita MDM (Intune nebo Configuration Manager), nahrajte aplikace, které chcete spravovat (například aplikaci pro výdaje společnosti, bankovní aplikace nebo portály pomoci) a definujte konfiguraci zařízení a zásady ochrany dat.
Firemní portál, ke kterému se uživatelé připojují za účelem registrace svých zařízení a instalace aplikací, může Personalizujte svým logem a firemním textemTo pomáhá zaměstnancům snadno rozpoznat prostředí a vědět, že instalují oficiální aplikace.
Konečně, Registrace zařízení pro podporované platformy (Windows, iOS, Android, macOS) a jsou vytvořena pravidla pro dodržování předpisů a podmíněný přístup, která definují, kdo má přístup k jakým zdrojům a z jakého typu zařízení.
Mobile Link a Windows Link: Pro lepší výkon připojte mobilní zařízení k počítači.
Dalším velmi zajímavým kouskem pro každodenní použití je Phone Link ve Windowskterý se používá k propojení vašeho zařízení Android nebo iPhone s počítačem a umožňuje tak správu hovorů, SMS, oznámení a v mnoha případech i mobilních aplikací z počítače.
V případě Androidu je k dispozici aplikace Link to Windows. předinstalováno na mnoha telefonech Samsung, HONOR, OPPO, ASUS, Vivo a dalších.Lze si jej také stáhnout z Google Play nebo Samsung Galaxy Store. Pro nejlepší možný zážitek doporučujeme používat Android 10 nebo vyšší a počítač s Windows 10 (aktualizace z října 2022 nebo novější) nebo Windows 11.
Jakmile je propojeno, můžete Čtěte a odpovídejte na textové zprávy, prohlížejte si nedávné fotografie, používejte kompatibilní mobilní aplikace, volejte a přijímejte hovory a spravujte oznámení. aniž byste se museli dotýkat telefonu, což je ideální, pokud vyplňujete formuláře pomoci nebo prohlížíte výkazy výdajů na velké obrazovce.
Chcete-li začít na počítači, jednoduše vyhledejte Mobile Link na hlavním panelu, přihlaste se pomocí svého účtu Microsoft, postupujte podle pokynů k instalaci nebo otevření aplikace Link to Windows na mobilním zařízení a použijte QR kód, který se zobrazí na zařízení pro dokončení párování.
Udělením potřebných oprávnění (oznámení, přístup k fotografiím, hovorům atd.) se obě zařízení propojí a můžete přizpůsobte si, co chcete synchronizovat Z aplikace Mobile Link: aktivace nebo deaktivace oznámení, zpráv, hovorů, fotografií, umístění úložiště přijatých souborů, přehrávání zvuku, okamžité bezdrátové zóny pokrytí, schránky mezi zařízeními a dalších.
Propojení iPhonu s Mobile Link a správa oprávnění
S iPhonem je zážitek poněkud jiný, ale také přináší přidanou hodnotu, pokud telefon používáte Bankovní ověření, ověřovací SMS zprávy nebo hovory související s vašimi finančními transakcemiV tomto případě se párování provádí primárně přes Bluetooth Low Energy (BLE).
Aby to fungovalo, potřebujete Počítač s Windows 10 (aktualizace z května 2019 nebo novější) nebo Windows 11, kompatibilita s BLE a iPhone s iOS 15 nebo novějšímOtevřete Mobile Link na svém zařízení, vyberte jako typ telefonu iPhone, naskenujte vygenerovaný QR kód fotoaparátem iPhonu a postupujte podle pokynů.
Během procesu vás systém požádá o Přijmout oprávnění pro oznámení, zprávy a synchronizaci kontaktůTato oprávnění jsou klíčová pro to, abyste si mohli číst SMS zprávy z vašeho zařízení, vidět, kdo volá, odpovídat z klávesnice počítače a přijímat důležitá oznámení týkající se plateb nebo pomoci.
Pokud budete chtít kdykoli přestat používat funkci propojení, můžete tak učinit na zařízeních Android i iPhone. zapomenout zařízení z nastavení Bluetooth a odeberte jej z Mobile Link ve Windows. Pokud dojde k selhání párování, obvykle stačí jednoduše vypnout a znovu zapnout Bluetooth a naskenovat QR kód.
Stojí za to si uvědomit, že stejně jako u Intune, Vy máte kontrolu nad tím, jaká data sdílíteZrušení zaškrtnutí políčka oprávnění znamená, že daná funkce (například zobrazení zpráv nebo oznámení) již nebude na počítači k dispozici a informace zůstanou pouze na mobilním zařízení.
S celou touto sadou nástrojů – mobilní aplikací pro výdaje Dynamics 365, Dataverse a jeho virtuálními entitami, správou datových tarifů s eSIM a mobilními tarify, zabezpečením Intune a Endpoint Manageru a každodenní integrací s Mobile Link – máte poměrně kompletní ekosystém pro Zpracovávejte platby, zdůvodňujte pomoc, kontrolujte výdaje a bezpečně pracujte mezi mobilním zařízením a Windows, čímž se využijí nejlepší vlastnosti každého zařízení a minimalizuje se administrativní zátěž a technické starosti.
