Pokud jste se někdy pokusili otevřít dokument aplikace Word na jiném počítači než na svém a narazili jste na zprávy o „problémech s kompatibilitou“, víte, jak frustrující to může být. Tyto nekompatibility často vyplývají z rozdílů ve verzích sady Microsoft Office, funkcí použitých v souboru nebo dokonce z výchozího nastavení ukládání.
V této příručce se naučíte, jak prakticky a podrobně identifikovat, porozumět a řešit všechny problémy s kompatibilitou souborů ve Wordu. Od klasických varování „Režim kompatibility“ až po chyby při úpravě grafů, rovnic, bibliografií nebo sdílení dokumentů s kolegy používajícími starší verze – zde najdete vše, co potřebujete vědět, abyste si zachovali přístupnost, upravitelnost a bez překvapení, bez ohledu na to, jakou verzi Office nebo Wordu používáte.
Proč se ve Wordu objevují problémy s kompatibilitou?
Konflikty kompatibility ve Wordu vznikají hlavně kvůli rozdílům mezi verzemi programu. a změny, které společnost Microsoft zavádí ve svých aktualizacích. Word jako součást Office přidává s každou verzí nové funkce, ale starší soubory je ne vždy rozpoznávají a naopak moderní soubory mohou obsahovat prvky, které předchozí verze nepodporují.
Pokud například někdo uloží dokument ve Wordu 2016 se všemi efekty a nástroji, které tato verze nabízí, může při otevření ve Wordu 2007 nebo 2010 program zakázat určité funkce nebo soubor zobrazit v takzvaném „režimu kompatibility“. Režim kompatibility je druh „bezpečného režimu“, který zajišťuje, že dokument bude viditelný a upravitelný ve starších verzích, ale v novějších verzích deaktivuje nové funkce.
Kdy tyto problémy obvykle vznikají?
- Při sdílení dokumentů mezi počítači s různými verzemi aplikace Word nebo Office.
- Při ukládání souborů ve starších formátech (např. .doc místo .docx).
- Pokud je výchozí nastavení ukládání nastaveno na starší formát.
Společnost Microsoft zavedla v Office 2007 režim kompatibility konkrétně proto, aby usnadnila úpravu starších dokumentů v novějších programech, ale také aby zabránila chybám způsobeným moderními funkcemi při otevírání ve starších verzích.
Co je režim kompatibility ve Wordu a jaký má vliv na vás?
Pokud se v záhlaví okna Wordu zobrazí text „Režim kompatibility“, znamená to, že dokument byl vytvořen nebo naposledy uložen ve starší verzi.Tento režim omezuje určité funkce, aby bylo zajištěno, že soubor bude možné bezproblémově upravovat ve všech podporovaných verzích.
Režim kompatibility omezuje přístup k některým novým funkcím, jako jsou pokročilé styly, určité formáty grafů, textové efekty a moderní prvky SmartArt. I když je pro základní úpravy a práci dostačující, pokud chcete plně využít nové funkce Wordu, je nejlepší tento režim ukončit.
Není třeba se nechat zahltitMicrosoft Word zajišťuje, že starší dokumenty fungují dobře i v novějších verzích. Pokud se však při každém vytváření nebo přijímání souborů zobrazují upozornění na kompatibilitu, vaše výchozí nastavení ukládání je pravděpodobně nastaveno na starší formáty. Chcete-li se dozvědět, jak tyto podrobnosti upravit, navštivte naše Průvodce přizpůsobením Wordu vašim potřebám.
Praktické metody pro detekci a řešení nekompatibilností ve Wordu
Word obsahuje specifické nástroje a funkce pro detekci a ve většině případů řešení problémů s kompatibilitou. Hvězdným nástrojem je Kontrola kompatibility, která kontroluje soubor a hledá funkce, které v jiných verzích nemusí správně fungovat.
Kde se nachází nástroj pro kontrolu a jak ho používat?
- Otevřete dokument, který chcete zkontrolovat.
- Klikněte na Soubor > Informace.
- Klikněte na „Zkontrolovat problémy“ a vyberte „Zkontrolovat kompatibilitu“.
- Program zobrazí souhrn nalezených problémů. Podrobné vysvětlení každého problému naleznete v možnosti „Nápověda“, pokud je k dispozici.
- Klikněte na ok vrátit se k souboru a upravit vše, co je potřeba.
Tímto způsobem si můžete být jisti, že je váš dokument před odesláním nebo sdílením 100% kompatibilní. Pokud pravidelně pracujete s lidmi, kteří používají starší nebo jiné verze Office, je vhodné si pomocí tohoto systému prohlédnout všechny důležité soubory.
Nejčastější typy problémů s kompatibilitou a jejich vliv na dokumenty
Konflikty mohou ovlivnit různé typy prvků v dokumentu a vést k různým problémům od ztráty pokročilého formátování až po nemožnost úpravy rovnic, grafů nebo bibliografií. Zde je shrnutí nejčastějších případů:
- Komentáře a recenze: V předchozích verzích nebylo možné označit komentáře jako „hotové“ a odpovědi se mohly ztratit.
- Stavební bloky a automatický text: Moderní šablony lze převést na statický automatický text.
- Bibliografie a citace: Stanou se prostým textem a ztratí automatickou aktualizaci.
- Ovládací prvky obsahu: Stanou se prostými texty a ztratí funkčnost.
- Vložené objekty: Ve starších verzích je nelze upravovat, pokud je konkrétně nepřevedete (převedením vložených objektů aplikace Excel, PowerPoint nebo Word do kompatibilních formátů).
- rovnice: Jsou transformovány do neupravitelných obrázků.
- Chytré umění: Stávají se statickými obrázky, které nelze upravovat ani aktualizovat.
- Záložky a číslování: Jsou nahrazeny základními formáty (arabské číslice, tradiční tabulátory).
- Textové efekty a WordArt: Pokud nejsou součástí vlastního stylu, jsou odstraněny.
- Grafy a diagramy: Ztrácejí data, která překračují počet řádků nebo sloupců podporovaných staršími verzemi.
Pokud váš soubor obsahuje některou z položek v tomto seznamu a sdílíte jej s uživateli aplikace Word 2007, 2010 nebo i starších verzí, je důležité jej zkontrolovat a v mnoha případech jej převést nebo upravit, abyste předešli problémům.
Kroky pro změnu výchozího nastavení kompatibility při vytváření souborů ve Wordu
Další častou situací je, že Word je nastaven tak, aby ukládal nové dokumenty ve starším formátu souboru, což automaticky aktivuje režim kompatibility. To můžete změnit takto:
- Otevřete Word a přejděte na Soubor > Možnosti.
- Vybrat kategorii Uložit.
- V části „Uložit soubory v tomto formátu“ vyberte Dokument aplikace Word (*.docx) nebo nejmodernější dostupný typ souboru.
- Uložte změny.
V podnikovém nebo vzdělávacím prostředí lze nastavení spravovat pomocí skupinových zásad. Pokud máte přístup, můžete nastavit výchozí režim kompatibility tak, aby všechny nové soubory byly plně kompatibilní pouze s verzemi, které skutečně používáte.
Další tipy, jak se vyhnout problémům s kompatibilitou ve Wordu
Kromě manuálního testování a změn konfigurace můžete použít několik tipů, které minimalizují potenciální problémy:
- Vždy aktualizujte na nejnovější verzi Office, kterou si můžete nainstalovat.
- Pokud sdílíte soubory se staršími uživateli aplikace Word, vyhněte se používání textových efektů, složité grafiky nebo bibliografií.
- Před sdílením důležitého dokumentu jej převeďte a zkontrolujte jeho kompatibilitu pomocí vestavěného nástroje.
- Uložte si důležité soubory ve formátu PDF, pokud je nepotřebujete upravovat, ale chcete věrně zobrazit jejich původní vzhled.
Pokročilá řešení pro přetrvávající problémy s kompatibilitou
V některých případech problémy s kompatibilitou přetrvávají, zejména pokud dochází k rušení doplňků, chybám instalace Office nebo konfliktům s externími programy (například s příliš omezujícími antivirovými programy). Doporučená řešení jsou:
Změna možností Centra zabezpečení
- Otevřete Word a přejděte na Soubor > Možnosti.
- Na postranním panelu vyberte Centrum důvěryhodnosti a klikněte na „Nastavení Centra důvěryhodnosti“.
- Přístup do chráněný pohled a zrušte zaškrtnutí všech možností (včetně možnosti „Povolit chráněné zobrazení pro soubory pocházející z internetu“).
- Uložte změny.
- V části „Důvěryhodné dokumenty“ vyberte možnost „Povolit důvěryhodnost dokumentů ze sítě“.
Dočasně zakázat doplňky a rozšíření
- Spusťte Word jako správce.
- Přejít na Soubor > Možnosti > Zásuvné moduly.
- Vyhledejte „Doplňky COM“, stiskněte „Přejít“ a zrušte zaškrtnutí všech položek.
- Restartujte Word a zkontrolujte, zda problém přetrvává.
Dočasně zakažte antivirový program třetí strany
- Antivirové programy mohou někdy blokovat legitimní funkce Office.
- Zkuste to vypnout, zatímco testujete kompatibilitu s Wordem.
Oprava Office z ovládacího panelu
- Přejít na Domů > Nastavení > Aplikace, vyhledejte Microsoft Office a zvolte „Upravit“ nebo „Změnit“.
- Vyberte možnost „Rychlá oprava“.
- Můžete to také provést z Ovládacích panelů > Programy a funkce.
Pokud problémy přetrvávají i po použití všech těchto řešení, doporučuje se přeinstalovat Office a ujistit se, že máte nejnovější verzi kompatibilní s vaší licencí a systémem.
Jak pracovat s bibliografiemi, rovnicemi a dalšími složitými prvky mezi verzemi
Bibliografie a citace: Pokud obsahují odkazy vytvořené v moderních verzích, jejich uložení ve starších formátech je převede na prostý text a ztratí funkci automatické aktualizace. Chcete-li je obnovit, budete je muset znovu vytvořit nebo zkopírovat zdroje do správce citací ve Wordu.
rovnice: Jsou uloženy jako statické obrázky a pokud nebyly upraveny, budou znovu upraveny při otevření v novějších verzích. Pokud však byly ve starších verzích převedeny na obrázky, upravitelnou verzi ztratíte navždy.
SmartArt a grafika: Když je převedete na předchozí verzi, stanou se obrázky a nebudete moci upravovat jejich obsah ani design. Pokud potřebujete sdílet pouze vizuální stránku, je nejlepší je exportovat v kompatibilních formátech nebo jako PDF.
Stavební bloky: Moderní bloky se při ukládání ve starších formátech stanou statickými automatickými texty a nebudete je moci převést zpět na dynamické bloky.
Při správě dokumentů mezi různými verzemi Wordu vždy zkontrolujte a otestujte kompatibilitu, abyste se ujistili, že si každý může obsah správně prohlížet a upravovat.