Pokud jste někdy museli připravovat personalizované zásilky, jistě jste se setkali s potřebou vytvořit obálky a štítky ve WorduAť už se jedná o malou firmu, speciální událost nebo jen o vylepšení vaší osobní organizace, Microsoft Word nabízí výkonné nástroje pro profesionální a snadný návrh, konfiguraci a tisk. Správná práce s těmito funkcemi nejen šetří čas, ale také dodává vašim e-mailům nádech personalizace a formality, což má zásadní význam.
V tomto článku podrobně a srozumitelně vysvětlím, jak můžete ve Wordu vytvářet obálky a štítky, a to jak pro specifické situace, tak pro výrobu velkého množství pomocí pokročilých funkcí, jako je například Kombinace korespondenceAť už chcete začít od nuly, nebo chcete využít své seznamy kontaktů a ušetřit si práci, zde najdete každý krok, užitečné tipy a doporučení, které vám zajistí bezchybné výsledky přizpůsobené vašim potřebám.
Proč používat Word k vytváření obálek a štítků?
Funkce obálek a štítků ve Wordu není určena jen pro velké firmy. Je určena pro každého uživatele, který hledá Profesionalizujte své zásilky, zlepšete organizaci a ušetřete čas v opakujících se úkolech. Nástroj umožňuje přizpůsobit návrhy libovolnému formátu, upravit text, vybrat různá písma a velikosti a dokonce importovat data ze seznamů kontaktů, adresářů nebo databází.
Word navíc podporuje většinu šablon komerčních štítků, což vám umožňuje tisknout přímo na samolepicí archy a obálky libovolné velikosti. Nepotřebujete znalosti grafického designu ani instalovat další programy; to vše zvládnete přímo v aplikaci Word během několika minut.
Vytvoření vlastní obálky ve Wordu
Proces pro vytvoření samostatné obálky ve Wordu Je to jednodušší, než se zdá. Zde vysvětlím každý krok, abyste nic neunikli:
- Otevřete aplikaci Microsoft Word a přejděte na kartu „Korespondence“ v horní liště.
- V této nabídce klikněte na „Vytvořit“ a vyberte „Obálky“. Otevře se dialogové okno, kde můžete nakonfigurovat všechny podrobnosti obálky.
- Zadejte Adresa příjemce v odpovídajícím poli. Pokud chcete použít adresu uloženou v elektronickém adresáři, můžete použít možnost „Vložit adresu“.
- V oblasti "Zpáteční adresa", zadejte vlastní adresu nebo použijte výchozí. Pokud ji chcete uložit pouze pro budoucí obálky, ale na tuto ji nechcete, vyberte možnost „Vynechat“.
- Text si můžete přizpůsobit jeho výběrem a pomocí kontextové nabídky (kliknutí pravým tlačítkem myši) ke změně písma, velikosti nebo barvy.
- Pokud chcete přidat e-mailovou adresu nebo další podrobnosti, můžete povolit možnost „Přidat e-mail“, i když k tomu budete muset mít nainstalovaný e-mailový program.
- Před tiskem klikněte na „Možnosti“ konfigurace klíčových detailů:
- Vyberte si vhodnou velikost obálky v závislosti na tom, který používáte. Pokud se v seznamu nezobrazí, vyberte možnost „Vlastní velikost“ a zadejte rozměry.
- Nastav orientace a způsob vkládání obálky do tiskárnyJe nezbytné zajistit, aby byl text správně zarovnán a umístěn na správné straně.
- Udělejte si jednu zkušební tisk zkontrolujte, zda je vše správně. Pokud zjistíte, že text je nesprávný, zkontrolujte možnosti tisku, podívejte se do manuálu k tiskárně nebo zkuste aktualizovat ovladače.
- Když máte všechno podle svých představ, můžete vytiskněte obálku přímo nebo uložte návrh pro budoucí použití pomocí možnosti „Přidat do dokumentu“.
Vytvoření listu adresních nebo jmenných štítků
Další z hvězdných funkcí Wordu je ta, která vytvořit kompletní archy štítků, ať už se jedná o adresy, jména nebo jakýkoli jiný typ informací. Postup je sice podobný jako u obálek, ale má určité nuance:
- Otevřete prázdný dokument a přejděte do sekce „Pošta“. Klikněte na „Vytvořit“ a vyberte „Štítky“.
- V dialogovém okně zadejte text, který se má zobrazit na každém štítku (obvykle adresa, jméno nebo údaj, který se bude na listu opakovat).
- Klikněte na „Možnosti“ vyberte značka a typ štítku které budete používat. Existuje mnoho známých značek (například Avery), ale pokud váš list není v seznamu uveden, můžete si velikost také upravit.
- Nastav počet štítků na stránku a zkontrolujte okraje a rozměry, abyste se ujistili, že odpovídají vaší fyzické šabloně.
- Jakmile jsou data připravena, vyberte „Nový dokument“. Word vygeneruje stránku s přesným rozložením štítků ve formátu tabulky, takže je můžete v případě potřeby individuálně upravit.
- Můžete upravovat text, měnit písma, přidávat obrázky nebo loga pro personalizaci každého štítku nebo všech najednou.
- Před tiskem na finální list proveďte zkušební tisk na obyčejný papír, abyste se ujistili, že vše pasuje. Tímto způsobem se vyhnete plýtvání samolepicími štítky.
Pokročilé přizpůsobení: Hromadná korespondence
Pokud musíte vytvořit mnoho obálek nebo štítků s různými informacemi Pro každého příjemce je nejlepší možností Kombinace korespondenceTato funkce umožňuje propojit databázi, tabulku aplikace Excel nebo adresář aplikace Outlook a automaticky generovat všechny obálky nebo štítky s různými údaji (jméno, adresa atd.).
Kroky, jak to úspěšně udělat:
- Připravte si seznam příjemců v tabulce aplikace Excel nebo Word, případně přímo z adresáře aplikace Outlook. Ujistěte se, že sloupce jsou uspořádány a každé pole (jméno, adresa atd.) zabírá samostatný sloupec.
- Ve Wordu přejděte do sekce Korespondence a klikněte na tlačítko Spustit hromadnou korespondenci. Vyberte možnost Obálky nebo Štítky podle toho, co potřebujete.
- Nastavte velikost a formát stejně jako v předchozích krocích.
- Klikněte na „Vybrat příjemce“ a zvolte import dat ze souboru nebo Outlooku.
- V dokumentu vložte slučovací pole (například „Jméno“ a „Adresa“) pomocí tlačítka „Vložit slučovací pole“. Word zopakuje rozvržení pro každého příjemce a nahradí pole příslušnými informacemi.
- Prohlédněte si výsledek a zkontrolujte, zda je vše správně zarovnáno. Můžete procházet jednotlivé záznamy a zobrazit si náhled každé obálky nebo štítku.
- Nakonec výsledný dokument přímo vytiskněte nebo uložte pro budoucí úpravy.
Nastavení a tipy pro perfektní tisk
Správný tisk obálky a štítky Záleží to na Wordu i na tiskárně. Zde je několik doporučení, která vám pomohou vyhnout se chybám a dosáhnout profesionálního výsledku:
- Vždy vyberte správnou velikost obálky nebo šablony štítku v možnostech Wordu.
- Vložte papír nebo obálky do tiskárny podle pokynů v konfigurační tabulce.Někdy je musíte umístit lícem nahoru, lícem dolů nebo s chlopní v určité poloze.
- Pokud se text jeví jako nesprávně zarovnaný nebo obsahuje chyby, zkontrolujte pokročilé možnosti tisku, aktualizovat ovladače nebo upravit vlastní okraje.
- U částečně použitých archů štítků využijte možnost tisk na částečně použitý list.
- Přidejte grafiku, loga nebo obrázky pro další personalizaci vašich zásilek pomocí možnosti vkládání obrázků.
- Zkontrolujte, zda vaše země podporuje elektronické zasílání poštou, a stáhněte si potřebný software. Tato možnost není k dispozici ve všech oblastech.
Návrh a úprava štítků a obálek
Práce ve Wordu umožňuje snadno přizpůsobit vzhled vašich obálek a štítků. Máte svobodu inovovat a dát jim svůj vlastní styl:
- Změň písma, barvy a zarovnání textu tak, aby odpovídaly vašemu stylu.
- Přidat ohraničení, rámečky nebo grafické prvky zvýraznit určité části.
- Zahrnuje a logo nebo obrázek vaší společnosti pro profesionálnější výsledek.
- použití neviditelné tabulky a ohraničení uspořádat informace v rámci štítků.
- Ponechte dostatečné okraje, aby tisk nepřerušil informace.
Další možnosti a praktické rady
- Návrhy si můžete uložit pro opětovné použití v budoucích kampaních nebo různých e-mailech pouhou úpravou podrobností.
- Pokud pracujete online nebo sdílíte dokumenty, Word usnadňuje spolupráci na návrhu a úpravách více lidem.
- Je dobré si uložit kopii PDF pro odeslání na tiskárnu nebo sdílení bez rizika poškození.
- Pokud máte problémy se zarovnáním, zkontrolujte, zda je tiskárna nastavena na správnou velikost a zda žádné úpravy neposouvají tisk.
Zvládnutí tvorby obálek a štítků ve Wordu se může zpočátku zdát složité, ale s těmito kroky a tipy je ve skutečnosti velmi snadné dosáhnout profesionálních a flexibilních výsledků. Máte k dispozici mnoho možností, jak přizpůsobit návrhy svým potřebám, automatizovat procesy pomocí hromadné korespondence a dodat každé zásilce osobní nádech, bez ohledu na to, jak početná nebo jedinečná je. Pokud se budete řídit těmito tipy a experimentovat s pokročilými funkcemi, brzy si všimnete, jak ušetříte čas a vylepšíte prezentaci všech svých balíků, dopisů a důležitých dokumentů.
