Pokud denně pracujete s dokumenty v cloudu, budete chtít plně zvládnout Správa verzí v OneDrivu a SharePointuNejde jen o to se vrátit zpět, když někdo udělá chybu: za tím vším stojí systém historie, limitů, auditů a správy záznamů, který při správném použití vás může ušetřit nejedného strachu.
V následujících řádcích uvidíte, jak Aktivace, používání a správa verzí souborů na OneDrivuCo se stane s těmi „neviditelnými“ změnami, které se ukládají na pozadí, jak fungují limity verzí nastavené organizací a, co je velmi důležité, jak se to vše integruje s uchováváním dat, protokolováním a zabezpečením Microsoft 365.
Co je správa verzí v OneDrivu a SharePointu?
Správa verzí umožňuje automaticky ukládat historii změn pro každý soubor nebo položku uloženy na OneDrivu nebo v knihovnách dokumentů a seznamů SharePointu. Pokaždé, když je dokument upraven a uložen, vytvoří se nová verze (primární nebo sekundární, v závislosti na konfiguraci).
V praxi to znamená Můžete si prohlížet, porovnávat a obnovovat předchozí verze. Dokumenty Word, Excel, PowerPoint, PDF, soubory CAD, fotografie, videa a prakticky jakýkoli typ souboru uložený v těchto službách.
Pokud je povolena správa verzí, Každá změna se přidá do historie verzí prvku.s informacemi, jako je datum úpravy, uživatel, který změnu provedl, a velikost souboru. Pro každý seznam nebo knihovnu lze nakonfigurovat počet uchovávaných verzí a kdo si může prohlížet koncepty nebo dílčí verze.
Navíc v podnikových scénářích Microsoft 365 kombinuje tuto historii s zásady uchovávání, štítky a správa záznamůtakže některé dokumenty mohou mít zvláštní omezení, která ovlivňují způsob ukládání a mazání jejich verzí.
Hlavní verze, dílčí verze a koncepty
V mnoha organizacích jsou knihovny SharePointu konfigurovány tak, aby ovládání hlavních a vedlejší verzíHlavní verze jsou číslovány celými čísly (např. 5.0), zatímco vedlejší verze jsou číslovány desetinnými čísly (např. 5.1), což lépe odráží úroveň vyspělosti dokumentu.
Normálně, a Hlavní verze představuje významný milník.Dokument odeslaný k posouzení, formální publikace, uzavřená smlouva atd. Sekundární verze jsou obvykle rozpracované verze, návrhy, které ještě nejsou připraveny k prohlédnutí všem.
S touto konfigurací tým obvykle potřebuje často přistupovat k nejnovějším vedlejším verzím Během přípravy dokumentu a v průběhu času může být zajímavé načíst nebo auditovat starší sekundární verze, které odrážejí vývoj obsahu.
Podpora pouze seznamů SharePointu hlavní verzeKaždá úprava prvku generuje novou verzi číslovanou celým číslem. Pokud organizace vyžaduje schválení obsahu, mohou tyto prvky projít stavem „Čeká na vyřízení“, ve kterém jsou považovány za koncepty, dokud je neschválí někdo s oprávněními.
Existuje důležité technické omezení: Povoleno je maximálně 511 podverzí. pro každou hlavní verzi. Od té doby, pokud se pokusíte uložit další podverzi s nedávným klientem, přepíše se tím nejnovější podverze; u starších klientů se přímo zablokuje nahrávání nebo ukládání změn a vynutí se vydání nové hlavní verze.
Jak povolit a používat historii verzí na OneDrivu (web)
V OneDrivu pro Microsoft 365 je historie verzí obvykle ve výchozím nastavení povoleno na úrovni organizaceKonkrétní chování se však může lišit v závislosti na tom, jak váš administrátor nakonfiguroval knihovny. Přesto můžete jako uživatel přistupovat k historii souboru na webu v několika krocích.
- Přihlášení k OneDrivu s vaším osobním účtem Microsoft nebo s vaším profesním či vzdělávacím účtem (například s vaším pracovním účtem Microsoft 365).
- V zobrazení souboru vyhledejte dokument, který chcete načístKlikněte na něj pravým tlačítkem myši a v kontextové nabídce vyberte „Historie verzí“.
- Otevře se boční panel s seznam dostupných verzí souborus uvedením, kdo je upravil, kdy a jaká byla jejich velikost.
- Pokud máte pracovní nebo školní účet, použijte tlačítko tři tečky (…) vedle verze, kterou chcete obnovit a vyberte možnost „Obnovit“.
V klasických zobrazeních nebo starších verzích SharePoint Serveru se metoda mírně liší: obvykle se zobrazuje rozbalovací seznam vedle čísla verze, odkud můžete přímo vybrat možnost obnovení.
Jakmile obnovíte verzi, tato kopie se stane aktuální verzí souboruI když předchozí verze v historii zůstane jako předchozí verze, tímto způsobem nikdy neztratíte žádné iterace.
Historie verzí z Průzkumníka souborů (synchronizační klient)
Pokud máte Synchronizační aplikace OneDrivu Na vašem počítači můžete správa verzí přímo z Průzkumníka souborůbez nutnosti otevírat prohlížeč. Klient pro stolní počítače se integruje s Windows, aby tento úkol byl snazší.
El standardní postup Ve Windows je to:
- Otevři Složka OneDrive v Průzkumníku (ať už osobní nebo firemní) a vyhledejte soubor, jehož historie vás zajímá.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor a vyberte možnost „Historie verzí“ z kontextové nabídky.
- V okně historie, které se otevře, Vyberte příslušnou verzi a poté klikněte na tři tečky a vyberte možnost „Obnovit“.
Mějte na paměti jedno důležité omezení: Nelze obnovit více verzí více souborů najednou.Obnova verzí je operace prováděná soubor po souboru, a to právě proto, aby se zabránilo masivním chybám, které je obtížné vrátit zpět.
Obnovení verzí z aplikací Office (Word, Excel, PowerPoint)
Při práci s dokumenty Office uloženými na OneDrivu nebo SharePointu můžete Zobrazujte a otevírejte předchozí verze přímo z Wordu, Excelu nebo PowerPointu., a to jak v online verzích, tak i v nejnovějších desktopových klientech.
Chcete-li to provést, otevřete dokument z OneDrivu (například Word Online v prohlížeči) a poté procházejte nabídky „Soubor > Informace > Historie verzí“Seznam uložených verzí se zobrazí v pravém panelu.
Z tohoto panelu můžete Otevřete libovolnou verzi v režimu pouze pro čtení.Zkontrolujte provedené změny (obvykle označené v pracovním prostoru) a vyberte buď „Uložit kopii“, nebo „Obnovit“. Tlačítko pro obnovení se v nejnovější verzi nezobrazí, protože se jedná o aktuální verzi dokumentu.
Tento přístup je obzvláště užitečný, když Chcete vizuálně porovnat změny obsahu? nebo obnovit konkrétní části starší verze, aniž by bylo nutné ji kompletně obnovit.
Správa protokolů a správa verzí záznamů ve službách OneDrive a SharePoint
V situacích zahrnujících dodržování předpisů, audit nebo právní požadavky se mnoho dokumentů stává „záznamy“ se zvláštními omezenímiMicrosoft 365 nabízí možnost automaticky označit dokument jako záznam pomocí popisků pro uchování informací.
Při zpracování souboru značka uchovávání nakonfigurovaná pro označení obsahu jako záznamuVedle popisku se zobrazí vlastnost dokumentu s názvem „Stav záznamu“. V závislosti na nastavení tohoto popisku může být počáteční stav „Uzamčeno“ nebo „Odemčeno“.
Cílem tohoto systému je umožnit, aby byl dokument považován za neměnný záznamzabraňuje jejich smazání a určitým úpravám, ale zároveň usnadňuje spolupráci a vytváření pozdějších verzí, které lze také samy o sobě považovat za záznamy.
Mějte na paměti, že Složky poznámkového bloku OneNote nepodporují správu verzí záznamů.Používají však standardní historii verzí SharePointu/OneDrive. Model protokolování se však zaměřuje na typické dokumenty sady Office a další soubory uložené v knihovnách.
Zamykání a odemykání záznamů: jak to funguje
Každý uživatel s povolení k příspěvku nebo vyšší V knihovně, kde jsou dokumenty označeny jako záznamy, můžete změnit stav záznamu mezi „Uzamčeno“ a „Odemčeno“. Běžnou praxí je přepínat tyto stavy pro úpravu v případě potřeby a poté obsah zmrazit.
Kdy odemkne dokument, který je označen jako záznamTo spustí řadu automatických akcí na pozadí:
- Pokud web ještě žádný nemá Závěsná knihovna pro konzervaciVytvoří se automaticky.
- Pokud daná knihovna ještě neobsahuje složku s názvem „Záznamy“, vytvoří se také.
- Provede se akce „Kopírovat do“, která duplikuje nejnovější verzi dokumentu ve složce Protokoly v knihovně pozastavení. Zkopíruje se pouze nejnovější verze, nikoli celá historie.
- Kopie uložená v „Záznamech“ je Přidat do historie verzí původního dokumentu, označené slovem „Záznam“ v poli pro komentáře dané verze.
- Původní dokument vygeneruje novou upravitelnou verzi; Nelze jej odstranit, ale lze jej upravit.Ve sloupci „Položka je záznam“ se nadále zobrazuje „Ano“, protože dokument zůstává záznamem, i když je nyní otevřený pro změny.
Když se uživatel vrátí do bloková registraceDokument se stane neupravitelným. Klíčovou akcí, která generuje verzi protokolu ve složce Protokoly, je však odemčení, nikoli zamčení.
Nová „verze záznamu“ se vytvoří pouze tehdy, když Stav registrace se po odblokování změní na Blokováno A došlo ke změnám. To vám umožňuje uchovávat jako záznamy pouze relevantní verze, čímž se snižuje riziko hromadění zbytečných kopií.
Zobrazení a auditování verzí protokolů
Pokaždé, když je položka registru odemčena a zkopírována do složky registru, Tato verze je v historii jasně identifikována. s textem „Záznam“ v komentářích. Chcete-li zobrazit historii, jednoduše vyberte dokument v knihovně a použijte možnost „Historie verzí“.
Dále akcie Záznamy o zamykání a odemykání se zaznamenávají do protokolu auditu. de Microsoft PurviewV kategorii „Aktivita souborů a stránek“ najdete události jako „Stav záznamu změněn na uzamčeno“ nebo „Stav záznamu změněn na odemčeno“.
To umožňuje administrátorům a týmům pro dodržování předpisů sledovat vše, co se děje s dokumenty označenými jako záznamykdo je odemkl, kdy, kolik verzí registrace bylo vytvořeno atd., což je v regulovaných odvětvích klíčové.
Omezení historie verzí: organizace, web a knihovna
Historie verzí je mocná, ale pokud se jí dovolí nekontrolovaně růst, může... spotřebovávají značné množství úložného prostoruProto vám Microsoft 365 umožňuje nastavit limity na různých úrovních: organizace, web, knihovna a dokonce i účet OneDrive.
Globální správci a správci SharePointu mohou definovat předdefinované limity historie verzí pro celou organizaciToto nastavení se automaticky použije na všechny nové knihovny dokumentů, a to jak na stávajících webech SharePointu, tak i na nových webech, a také na výchozí knihovny na nových webech OneDrive.
Majitelé stránek zase mohou přerušit dědičnost těchto výchozích hodnot a přiřadit specifické limity verzí pro svůj web. A dále si vlastníci knihoven mohou definovat vlastní limity, přičemž ignorují hodnoty organizace i webu.
V praxi je postup obvykle tento: Pokud nejsou nakonfigurována žádná omezení lokality, platí globální omezení. do nových knihoven. Pokud má web vlastní hranice, použijí se standardně při vytváření knihoven v rámci tohoto webu, pokud knihovna také neporuší dědičnost a nestanoví si vlastní pravidla.
Typy omezení a chování historie verzí
Společnost Microsoft nabízí dva hlavní přístupy ke kontrole limitů verzí: Automatická konfigurace a ruční konfiguraceKaždý z nich má jiné důsledky pro správu úložiště a úroveň dodržování předpisů.
Automatická konfigurace je navržena pro optimalizované úložiště verzíVyvažuje kapacitu obnovy (možnost návratu) se spotřebou prostoru, aniž by administrátor musel ručně vypočítávat konkrétní čísla verzí nebo časová okna.
Ruční konfigurace na druhou stranu umožňuje administrátorovi definovat explicitní limity v počtu hlavních verzí a volitelně i jejich stáří. Zde jsou dvě hlavní běžně používané varianty:
- Omezení počtu hlavních verzí s datem vypršení platnostiJe stanoven maximální počet verzí a maximální doba uchování. Například 500 hlavních verzí a 365 dní. Pokud je překročeno kterékoli z těchto kritérií, nejstarší verze jsou smazány.
- Omezení na hlavní verze bez dočasného vypršení platnostiJednoduše nastavíte maximální počet (například 500 hlavních verzí) a systém zajistí, aby nebyl překročen, a v případě potřeby automaticky smaže starší verze.
V obou případech lze eliminace spojené s těmito limity trvalé a nekončí v koši na tříděný odpadzvláště když do hry vstupuje plánované zkrácení verzí nebo překročení limitů knihovny.
Obnovení všech položek OneDrive do předchozího stavu
Kromě obnovení jednotlivých verzí nabízí OneDrive možnost obnovit veškerý obsah účtu do předchozího bodu v časeTato funkce je obzvláště užitečná v případě, že došlo k masivnímu poškození, smazání nebo útoku ransomware.
Chcete-li jej použít, musíte si v prohlížeči otevřít OneDrive, kliknout na Klikněte na ikonu Nastavení a vyberte možnost „Obnovit OneDrive“Otevře se stránka s několika předdefinovanými možnostmi data (včera, před týdnem, před třemi týdny) a možností zadat vlastní datum a čas.
Tato stránka ukazuje graf s aktivitou zápisu dat Účet obsahuje posuvník, který vám umožňuje vybrat přesný okamžik, ke kterému se chcete vrátit. Pod ním jsou uvedeny změny, které chcete vrátit zpět, s podrobným popisem, kdo je provedl a kdy.
Jakmile vyberete bod obnovení a změny, které chcete vrátit zpět, zbývá už jen... stiskněte tlačítko „Obnovit“ aby se OneDrive vrátil do tohoto globálního stavu, což ovlivní všechny související soubory.
Překročení limitu OneDrive, zmrazené účty a osvědčené postupy
Pokud překročíte limit úložiště přidělený vašemu OneDrivu, účet přejde do stavu „zmrazeno“ (pouze pro čtení)V tomto okamžiku nemůžete nahrávat ani upravovat soubory, dokud neuvolníte místo nebo neupgradujete svůj tarif.
Zblokování účtu lze v zásadě provést dvěma způsoby: koupit více místa (prodloužit předplatné) nebo Smazání souborů pro uvolnění úložištěZ webového rozhraní se při přihlašování k zablokovanému účtu nabízí funkce „Uvolnit účet pro dočasný přístup k souborům“, abyste si je mohli vyčistit.
Po dočasném rozmrazení máte období (obvykle 30 dní), během kterého Můžete smazat nepotřebné souboryPokud to neuděláte včas nebo limit znovu překročíte, může být účet znovu zablokován s většími omezeními, a dokonce budete muset kontaktovat podporu.
Dalším důležitým bodem je neaktivita: pokud se k OneDrive nepřipojíte do jednoho roku, Váš účet může být zmrazen z důvodu nedostatečného používáníI když používáte jiné služby Microsoft 365, pouhé přihlášení alespoň jednou ročně nebo udržování aktivity v desktopovém klientovi tomu zabrání.
V každém případě je vhodné sledování využití úložiště Ve svém účtu zkontrolujte, které složky se synchronizují, a zrušte zaškrtnutí u těch, které jsou příliš velké nebo nedůležité, abyste zbytečně nepřekročili limit.
Nastavení klienta OneDrive a pokročilé možnosti
Klient OneDrive pro Windows a macOS obsahuje panel nastavení s několika záložkami, které nepřímo ovlivňují jak jsou soubory spravovány a v širším smyslu i jejich verzeMezi nejrelevantnější možnosti patří:
- Synchronizace a zálohování: umožňuje aktivovat zálohování důležitých složek z počítače (Plocha, Dokumenty, Obrázky), aby se staly součástí vašeho úložiště OneDrive.
- preference: řídí chování při přihlašování, používání v režimu úspory baterie nebo v sítích s měřením spotřeby a další obecné možnosti.
- Soubory na vyžádáníUmožňuje stahování na vyžádání, takže vidíte všechny soubory, ale zabírají místo v počítači pouze při jejich otevření. To ovlivňuje výkon a způsob, jakým jsou různé verze spravovány lokálně.
- Spolupráce na souborechSpravuje, jak jsou synchronizovány změny ve sdílených dokumentech, a je klíčem k... Office ve výchozím nastavení ukládá na OneDrive. a automatické ukládání funguje správně.
- Účet: zobrazuje využitý prostor, umožňuje odpojit účet nebo přidat další, vybrat složky k synchronizaci a nakonfigurovat osobní úložiště.
Také máte k dispozici ovládací prvky pro pozastavení a obnovení synchronizaceÚplně zavřete klienta nebo si projděte informace o podpoře, jako je identifikátor zařízení a přesná verze nainstalovaného OneDrivu, což je velmi užitečné, pokud máte problémy s historií verzí nebo synchronizací.
Celý tento ekosystém správy verzí, správy protokolů, omezení historie, možností obnovení a konfigurace klienta umožňuje OneDrive a SharePoint jsou velmi robustní nástroje pro ochranu vašich souborůMůžete spolupracovat, vracet změny zpět, splňovat zákonné požadavky a vyhnout se ztrátě dat, pokud si uděláte čas na to, abyste se naučili, jak každá část funguje.
