Integrace Microsoft 365 do pracovních postupů schvalování a publikování obsahu se stal klíčovým prvkem pro každou organizaci, která chce pracovat agilně, bezpečně a dobře koordinovaněDnes prakticky vše prochází dokumenty, e-maily, formuláři a společnými úkoly, a pokud tyto procesy nejsou automatizovány, plýtvá se spoustou času a zvyšuje se počet chyb.
Díky nástrojům jako Power Automate, SharePoint, Teams, Outlook, Forms a DataverseJe možné nastavit robustní schvalovací pracovní postupy pro dokumenty, žádosti o dovolenou, faktury, smlouvy nebo webový obsah s e-mailovými a Teams oznámeními, přílohami, které se nepoškodí, a úplnou sledovatelností od prvního kliknutí až po konečnou publikaci.
Co je to schvalovací pracovní postup v Microsoft 365?
Un schvalovací pracovní postup Jedná se o posloupnost akcí, která začíná, když dojde k určité události (například odeslání formuláře nebo vytvoření položky v SharePointu) a řídí celý proces kontroly a rozhodování o daném obsahu: žádost, schválení nebo zamítnutí, oznámení, aktualizace stavu a případně publikace.
V ekosystému Microsoft 365, Power Automate je engine, který tyto toky orchestruje.Odtud můžete propojit služby jako SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive pro firmy nebo vzdělávání, Zendesk, WordPress a mnoho dalších, aby obchodní logika nezávisela na rozptýlených manuálních akcích, ale na jasných a opakovatelných pravidlech.
Tyto typy toků umožňují například změna v citlivý záznam nevstoupí v platnost dokud ji neschválí poslední osoba v řetězci: pokud někdo změní kreditní limit zákazníka nebo cenu produktu, nová hodnota je v rámci pracovního postupu „pozastavena“, dokud není schválení dokončeno.
Obchodní logika, kterou můžete implementovat, sahá od Doplnění a změny kmenových dat (zákazníci, dodavatelé, položky, účetní účty), až nákupní doklady, prodejní doklady, finanční deníky před jejich registrací nebo vytvořením nových uživatelů a úpravou oprávnění. To vše s jasným záznamem o tom, kdo co schválil a kdy.
V závislosti na potřebě můžete navrhnout schvalovací pracovní postupy sekvenční nebo paralelníPři postupném schvalování se žádost přesune od jedné osoby k další, pouze pokud ji předchozí osoba schválila. Pokud ji někdo zamítne, proces se zde zastaví. Při paralelním schvalování se žádost odešle současně více schvalovatelům a proces není dokončen, dokud se všichni nerozhodnou.
Power Automate jako páteř schvalování
Power Automate je nativní automatizační nástroj Microsoftu 365. Umožňuje vám nastavit pracovní postupy bez psaní složitého kódu. Pouhými několika kliknutími můžete vytvářet pracovní postupy, které reagují na události ve Forms, SharePointu, Outlooku, Teams, Dataverse nebo aplikacích třetích stran, a spravovat celý životní cyklus schvalování.
Klíčovým krokem v těchto scénářích je „Schválení – Začněte a čekejte na schválení“Přidáním do pracovního postupu se automaticky vygeneruje žádost o schválení, která se zobrazí v centru schvalování Power Automate, v mobilní aplikaci Power Automate a může také spustit e-mailová oznámení a oznámení v Teams.
S touto akcí můžete vytvářet velmi rozmanité toky: Schvalování faktur, pracovních příkazů, prodejních nabídek, žádosti o dovolenou, přesčasy, cestovní plány nebo jakýkoli interní proces, který vyžaduje formální „ano“ nebo „ne“ před dalším postupem.
Jednou z velkých silných stránek je, že Schvalovatelé nejsou vázáni na jedno rozhraníMohou odpovídat přímo z e-mailu v Outlooku (přímé přijetí nebo odmítnutí), z Centra schvalování na portálu Power Automate nebo z mobilní aplikace, když jsou mimo kancelář, což výrazně zrychluje dobu odezvy.
Power Automate se navíc přímo integruje s Microsoft DataverseTo otevírá dveře pokročilejším scénářům, jako jsou dlouhodobá schvalování, strukturované ukládání rozhodnutí a následné využití dat pro reporting nebo audity.
Úplný příklad: pracovní postup pro dovolenou s Forms, SharePointem, Outlookem a Teams
Typický a velmi ilustrativní případ Integrace Microsoft 365 do schvalovacích pracovních postupů Je to správa dovolené. Myšlenka je jednoduchá: zaměstnanec vyplní formulář, tato data se uloží do SharePointu, manažerovi se odešle žádost o schválení a v závislosti na odpovědi se nahlásí výsledky a aktualizuje se stav žádosti.
Základní postup může sledovat toto obecné schéma:
Spusťte tok s Microsoft Forms nebo SharePointem
Proces začíná dvěma běžnými způsoby:
- Formulář Microsoft FormsZaměstnanec odešle žádost s daty, typem absence, komentáři atd. Pracovní postup se spustí „Při odeslání nové odpovědi“.
- Seznam SharePointu OnlineSpouštěčem je „Když je položka vytvořena“ v seznamu určeném pro žádosti o dovolenou.
V případě formulářů je velmi běžné, že tok nejprve vytvořit položku v seznamu SharePointu s informacemi z formuláře, aby všechny aplikace byly centralizovány na jednom místě a bylo snadné je filtrovat, auditovat nebo porovnávat s jinými daty.
Struktura seznamu SharePointu
Aby vše fungovalo hladce, je vhodné sestavit Seznam SharePointu Online určený pro schvalováníNapříklad pro dovolené by minimální rozumný počet sloupců byl:
- název: jeden řádek textu.
- Datum zahájení: typ data a času.
- Datum ukončení: typ data a času.
- Komentáře: jednořádkový text (nebo několik, pokud chcete více podrobností).
- AprobadoPole Ano/Ne, které označuje výsledek.
- Komentáře administrátora nebo manažera: jednořádkový text vysvětlující důvod rozhodnutí.
Je důležité si uvědomit, URL adresa webu a přesný název seznamuprotože je budete potřebovat při nastavování spouštěče v Power Automate.
Vytvoření automatizovaného cloudového pracovního postupu
V Power Automate by standardní proces spouštění vypadal takto:
- Vstoupit Moje toky a zvolte „Nový tok > Automatizovaný cloudový tok".
- Dejte mu identifikovatelný název, například „Schválení dovolené – M365“.
- V SharePointu vyberte jako spouštěč možnost „Při vytvoření položky“ (nebo ve Formulářích „Při odeslání odpovědi“, pokud začínáte tam).
- Nakonfigurujte spouštěč zadáním Adresa webu a název seznamu odpovídající vytvořenému seznamu.
Power Automate nabízí nový návrhář a jeden klasikOba postupují velmi podobným způsobem: vyberete spouštěcí kartu, vyplníte parametry a pokračujete v přidávání akcí.
Načíst profil žádajícího uživatele
Velmi užitečným postupem je přidat akce profilu hned za triggerem (například „Získat profil uživatele“ v Microsoft 365). To vám dává přístup k celému jménu, e-mailové adrese a dalším údajům, které pak můžete znovu použít v žádosti o schválení a oznámeních.
Schválení spuštění pomocí Power Automate
Dalším krokem je zahrnutí akce „Začít a čekat na schválení“Tam definujete:
- Typ schválení (například „Schválit/Zamítnout – První záchranář“, pokud stačí, aby první záchranář rozhodl, nebo modely s více schvalovateli).
- Název schválení, například „Žádost o schválení dovolené“.
- Přiřazens uvedením adresy přímo odpovědné osoby, bezpečnostní skupiny nebo konkrétního týmu.
- Další podrobnosti, jako jsou data, komentáře zaměstnanců nebo odkazy na položku SharePointu.
V tu chvíli je požadavek vytvořen v Centrum schvalování Power Automate a odpovídající oznámení jsou odeslána nakonfigurovaným schvalovatelům.
Podmínky pro vyřizování schválení a zamítnutí
Po schvalovací akci, a podmíněné řízení který vyhodnocuje výsledek schválení:
- Pokud je výsledek „Schváleno“, provedou se konkrétní akce.
- Pokud je výsledek „Odmítnuto“, postupuje se jinou cestou.
V případě schválení je obvyklý postup:
- Poslat e-mail (V2) pro žadatele s uvedením schválení žádosti s uvedením data a případných připomínek schvalovatele.
- Aktualizace položky SharePointu označit pole „Schváleno“ jako Ano a uložit zpětnou vazbu odpovědné osoby do sloupce komentářů manažera.
- Volitelně vygenerujte oznámení v týmy kanálu personálního týmu nebo dotčenému oddělení.
U zamítnutí je postup stejný, ale změní se e-mailová zpráva, pole „Schváleno“ se změní na Ne a v případě potřeby se zaměstnanec požádá o úpravu nebo přeplánování termínu.
Přílohy a oznámení bez chyb poškození
Jedním z bodů, které způsobují nejvíce bolestí hlavy, je manipulační příslušenství V průběhu pracovního postupu, zejména při odesílání souborů e-mailem nebo přes Teams, které pocházejí z formulářů nebo seznamů SharePointu, se může zobrazit běžná zpráva „poškozený soubor“, pokud obsah souboru (contentBytes) a typ MIME nejsou správně nakonfigurovány.
Klíč je v používat obsah souboru konzistentně ve všech akcíchPokud je příloha uložena v SharePointu, je nejlepší použít akci „Získat obsah ze souboru“ a poté tento obsah použít jako přílohu v akci e-mailu nebo na kartě Teams, namísto kombinování různých odkazů. Při správné konfiguraci se stejný soubor, který se otevře v Excelu Online ze seznamu, bez problémů otevře i v oznámeních Outlooku a Teams.
Jakmile je tohoto souladu dosaženo (i když to vyžaduje určitý počet pokusů a omylů), lze nastavit tok, ve kterém Schvalovatelé a příjemci obdrží plně funkční přílohy bez nutnosti přístupu k webu SharePoint, což je velmi užitečné, když nechcete udělit přímá oprávnění ke knihovně, ale chcete sdílet dokument, který je součástí procesu.
Automatizace, produktivita a návratnost investic
Kromě příkladu dovolené, skutečná hodnota integrace Microsoft 365 a Power Automate Spočívá v celkovém dopadu na produktivitu a náklady. Automatizace opakujících se a kritických úkolů transformuje způsob, jakým týmy pracují.
Zaprvé, automatizace Výrazně snižuje čas strávený rutinními úkoly například klasifikaci e-mailů, přesouvání souborů, aktualizaci seznamů, generování sestav nebo spouštění připomenutí.
Za druhé, automatizované procesy jsou mnohem méně náchylné k lidským chybámEliminací manuálních kroků, jako je přeposílání e-mailů, aktualizace stavů nebo přikládání dokumentů, se drasticky snižuje pravděpodobnost chyb. To se promítá do kvalitnějších informací a menšího počtu problémů k pozdější opravě.
Velmi důležitou složkou je také spokojenost zaměstnancůTím, že je osvobodí od únavných úkolů, se mohou soustředit na kreativnější úkoly s vyšší přidanou hodnotou, jako je analýza, navrhování řešení nebo poskytování personalizovaných služeb zákazníkům.
Různé studie konzultačních firem, jako jsou Forrester, Deloitte a KPMG, ukázaly, že projekty automatizace procesů a RPA mohou dosáhnout velmi vysoká návratnost investicMluvíme o procentuální návratnosti investic (ROI) 180 %, 186 % nebo i vyšší, o snížení nákladů až o 75 % v určitých oblastech a o zvýšení produktivity o 30 % a více. I když je každá společnost jiná, data naznačují, že pokud jsou tyto projekty dobře navrženy, bývají velmi ziskové.
Případové studie z praxe publikované poskytovateli automatizace ukazují scénáře, kdy například proces odsouhlasování účtů nebo zpracování pojistných událostí Z manuálního zásahu, který trval několik dní, se problém vyřeší během několika minut s návratností až 800 % během několika měsíců. Ne všechny implementace těchto čísel dosahují, ale dávají představu o potenciálu.
Integrace s Office 365: Outlook, SharePoint, Teams, Excel a Forms
Skutečná síla těchto schvalovacích toků spočívá v tom, jak Power Automate se dostane přímo do kuchyně Office 365Není to jen samostatný nástroj, ale pojivo, které spojuje Outlook, SharePoint, Teams, Excel, Forms a další externí služby.
Například s Outlookem je snadné vytvářet toky, které třídit a archivovat důležité e-maily podle obchodních pravidel nebo po přijetí e-mailu s konkrétním štítkem vygenerovat položku v seznamu SharePointu a spustit proces schvalování.
S SharePointem je integrace ještě jednodušší: jednoduše... někdo nahraje nebo upraví dokument v knihovně nebo vytvořit položku v seznamu a spustit tak pracovní postup. Poté můžete aktualizovat stavová pole, psát komentáře ke schválení, přesunout soubor do jiné knihovny (například z „Koncept“ do „Publikováno“) nebo dokonce publikovat obsah do externích systémů, jako je WordPress.
Týmy se stávají centrum pro spolupráci Ohledně oznámení: adaptivní karty lze odeslat do kanálu týmu s tlačítky pro schválení nebo odmítnutí, odkazy na příslušné dokumenty a shrnutím požadavku. To umožňuje schvalovateli spravovat více pracovních postupů, aniž by musel opustit Teams.
Excel přichází na řadu, když jde o ukládat nebo využívat dataJe možné nechat odpovědi z formuláře přímo ukládat do tabulky při paralelním spuštění schvalovacího pracovního postupu nebo nechat automaticky generovat sestavy z konsolidovaných dat napříč různými seznamy SharePointu.
Microsoft Forms je ze své strany ideální vstupní bod Pro koncové uživatele, kteří nepotřebují vidět SharePoint ani s ním interagovat. Vyplní jednoduchý formulář a Power Automate se v zákulisí postará o přesun těchto dat do příslušného úložiště, vytvoření záznamů trasování a zahájení potřebných schválení.
Uživatelská nastavení, oprávnění a oznámení
Pro správné fungování schvalovacích pracovních postupů je nezbytné Správně nakonfigurujte uživatele a oprávnění pracovního postupuAutomatizace je k ničemu, pokud pak kdokoli může schvalovat citlivé změny nebo pokud klíčové osoby nedostávají oznámení.
V prostředích, jako je Dynamics 365 Business Central nebo SharePoint, je možné definovat uživatelé a schvalovací skupiny Specifická pravidla a také pravidla pro to, kdo by měl schvalovat na základě kritérií, jako je oddělení, částka faktury nebo typ dokumentu. Můžete dokonce mít verze stejného pracovního postupu spouštěné různými filtry, takže některé požadavky jdou k jednomu schvalovateli a jiné k jinému.
the systémové úlohy (Například automatické účetní zápisy po schválení finančního deníku) lze zahrnout jako kroky před nebo po uživatelských úlohách a vytvořit tak součást stejného pracovního postupu. Schválení tak nejen ověřuje, ale také spouští další technické akce bez manuálního zásahu.
Důležité je také upravit, jak Uživatelé dostávají oznámeníE-mail, upozornění z Teams, push notifikace v mobilní aplikaci nebo kombinace všech těchto možností. Dobře navržený systém notifikací snižuje úzká hrdla a zabraňuje tomu, aby se požadavky ztrácely v hromadě informací.
Ve scénářích s hostující uživatelé, Microsoft Enter (dříve Azure AD) Umožňuje vám pozvat externí uživatele jako „hostující uživatele“ a přiřadit jim potřebné role, aby se mohli účastnit schvalovacích procesů, aniž byste jim museli udělovat neomezený přístup k celému prostředí.
Dlouhodobá schválení, zrušení a údržba
Existují procesy, které se nevyřeší během hodin nebo dnů, ale mohou trvat týdny nebo měsíceV těchto případech je důležité si uvědomit, že standardní spuštění pracovních postupů v Power Automate má časový limit (například 30 dní). Aby se to překonalo, přichází na řadu integrace s Microsoft Dataverse.
Doporučení je rozdělit proces na dva toky pokud se předpokládají dlouhodobá schválení:
- První tok, který vytvoří žádost o schválení a zaregistruje ji v Dataverse pomocí akce „Vytvořit schválení (v2)“.
- Druhý tok, který je zodpovědný za zpracování odpovědí uložených v datovém vesmíru a provádění odpovídající obchodní logiky, a to i v případě, že odpověď dorazí, když platnost prvního toku již vypršela.
Na druhou stranu existují případy, kdy žádost o schválení již nedává smysl: možná žadatel udělal chybu nebo již neexistuje potřeba. V těchto případech funkčnost zrušení žádostí o schválení Umožňuje odesílateli vstoupit do panelu Schválení, přejít na kartu „Odeslané“, vybrat svůj požadavek a kliknout na „Zrušit“ a v případě potřeby potvrdit.
Z provozního hlediska nestačí vytvořit tok a zapomenout na něj: je to zásadní Udržujte a pravidelně kontrolujte pracovní postupyRealita společnosti se mění (noví manažeři, reorganizace, nové právní požadavky) a procesy je nutné odpovídajícím způsobem aktualizovat.
Dobrou praxí je zavést formální proces řízení změnDokumentace úprav, jejich komunikace, testování v testovacím prostředí před nasazením do produkčního prostředí a v případě potřeby i školení dotčených uživatelů jsou zásadní. Stejně důležité je stanovení metrik a systému průběžného monitorování pro měření efektivity, doby provádění, chybovosti a úzkých míst.
