Pokud používáte Excel denně, pravděpodobně jste už zažili něco takového: zadáte něco jako 12/2 nebo 01-01 a po stisknutí klávesy Enter – bum! – zobrazí se datum. Tato automatizace má pomoci, ale často způsobuje chyby v sestavách, katalozích nebo kódech (viz jak práce s daty a časy v Excelu). Pokud chcete zadat přesné hodnoty, Změna v Excelu na data je opravdu otravná..
Realita je taková, že neexistuje jediný přepínač, který by tuto konverzi čísel na data zcela zakázal. Existuje však několik zkratek a nastavení, které jí v praxi velmi dobře zabrání. Od předformátování buněk jako textu až po malé triky, jako je jednoduchá uvozovka nebo nula s mezerouZde je podrobný průvodce s rychlými metodami a odolnějšími možnostmi a také sekce vyhrazená pro Tabulky Google.
Proč Excel převádí čísla na data
Excel se snaží být chytrý a rozpoznávat vzory. Když vidí něco jako 3/4, předpokládá, že se jedná o datum, a automaticky ho transformuje (například na 3. dubna v závislosti na místním nastavení). Toto heuristické chování zrychluje práci s daty, ale dochází k pádu, když opravdu chcete psát zlomky nebo kódy..
Tento design je standardně dodáván: pokud si Excel myslí, že text odpovídá formátu data, změnu použije po potvrzení zadání. Navíc u velkých částek může použít i vědecký zápis (1E+05), což není vždy žádoucí. Proto je dobré znát možnosti, jak donutit Excel, aby s vašimi údaji zacházel jako s textem nebo jako s „doslovným“ číslem. a ne jako rande.
Rychlé metody, jak se vyhnout konverzi v jedné nebo několika buňkách
Pokud potřebujete jednorázové řešení, tyto triky jsou přímočaré a účinné. ověřit položky v Excelu. Fungují obzvláště dobře, když zadáváte pouze několik hodnot a nechcete se dotýkat globálních nastavení..
Předformátování buněk jako text
Jednou z nejbezpečnějších technik je explicitně sdělit Excelu, že obsah bude text. Tímto způsobem nebude to, co napíšete, znovu interpretováno. Tato metoda je ideální, pokud zadáváte více dat citlivých na konverze..
- Vyberte buňky, do kterých zadáte hodnoty, které se nemají převádět. V případě potřeby uveďte celé rozsahy.
- Stisknutím kláves Ctrl + 1 (číslice 1 v horním řádku) otevřete okno Formát buněk. Můžete také kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat „Formát buněk…“.
- V kategorii vyberte Text a potvrďte tlačítkem OK. Od této chvíle se vše, co napíšete, uloží jako doslovný text..
Mějte na paměti, že jelikož se jedná o text, bude hodnota takto prezentována: například nebude sečtena jako číslo, pokud ji později použijete ve výpočtech, a obvykle bude zarovnána doleva. Pokud budete s těmito daty potřebovat později pracovat, uložte si kopii nebo je podle potřeby převeďte na jiné číslo..
Použijte jednoduchou uvozovku (')
Ultrarychlý trik: Těsně před data napište jednoduchou uvozovku. Například '01-01' nebo '1/47'. Excel zobrazí obsah tak, jak jste ho zadali, a uvozovky nebudou v buňce po stisknutí klávesy Enter viditelné..
Tato metoda je ideální pro kódy, reference a položky, které nikdy nechcete měnit. Také vám to ušetří peníze při zadávání zlomků nebo nejednoznačných textů. které by Excel převedl na data bez dotazu.
Uveďte mezeru před textem
Pokud na začátek přidáte mezeru, Excel přestane interpretovat položku jako datum. Například „11:53“ nebo „3/4“ se netransformuje. Poznámka: Mezera zůstává v buňce a hodnota zůstává jako text..
Tento detail může ovlivnit funkce jako VLOOKUP, protože „11-53“ s mezerou není totéž co „11-53“ bez ní. Použijte ho, když nebudete tyto hodnoty vyhledávat ani porovnávat pomocí vzorců..
Umístění nuly a mezery před zlomek
U čistých zlomků (jako 1/2, 3/4 atd.) zadejte nulu a mezeru před ně: 0 1/2, 0 3/4. Tímto způsobem Excel chápe, že se jedná o číslo a ne o datum..
Po potvrzení Excel automaticky převede formát buňky na zlomek a nula se odstraní. Uvidíte, že 0 3/4 bude interpretováno jako 0,75 v závislosti na nastavení zlomků. Toto je jediný trik v peřejích, který zachovává numerickou povahu vstupu..
Kopírování a vkládání bez přetahování formátů
Při vkládání dat z jiných zdrojů se Excel může pokusit použít formáty na základě zdrojového obsahu. Pro import obsahu bez externích stylů nebo formátování použijte Vložit jinak → Hodnoty. Díky tomu se snižuje riziko překvapení a můžete požadovaný formát použít později (např. text)..
I když vkládání jako hodnot samo o sobě nezabrání Excelu v rozpoznávání vzorů, zabrání vám v dědění formátů, které již byly použity. Pokud chcete vkládat seznamy s nejednoznačnými položkami, zkombinujte je předem s textovým formátem..
Možnosti konfigurace pro minimalizaci automatických změn
Neexistuje žádné magické tlačítko, které by zcela zakázalo převod čísel na data v jakémkoli kontextu. Existují však nastavení, která zmírňují dopad automatizací v Excelu. Tato opatření vám poskytují větší kontrolu, když často pracujete s „citlivými“ daty..
Automatické opravy recenzí
Některé automatické úpravy závisí na pravidlech automatických oprav. Chcete-li je upravit: Soubor → Možnosti → Kontrola pravopisu → Možnosti automatických oprav. Tam můžete zrušit zaškrtnutí u akcí, které vás nezajímají..
Zejména zkontrolujte veškeré automatické změny čísel a dat, které mohou být zadány automatickým vyplňováním nebo jinými záměnami. Pokud zakážete to, co nepotřebujete, omezíte nežádoucí zásahy na globální úrovni..
Správa podmíněného formátování
Někdy změny, které vidíte (například barvy, styly nebo formátování), pocházejí z pravidel podmíněného formátování. Přejděte na Domů → Podmíněné formátování → Spravovat pravidla. Odtud můžete upravit nebo odstranit jakékoli pravidlo, které používá nežádoucí transformace..
Toto není úplně totéž jako „chytrý“ převod data, ale lze si s ním to zaměnit. Pokud dědíte sešity aplikace Excel s podivným chováním, je vhodné vyčistit stará pravidla..
Vytvořte základní šablonu
Pokud často pracujete s daty, která se při automatickém převodu zmaří, připravte si šablonu s vhodným formátem. Například nastavte klíčové sloupce jako Text, uložte soubor jako šablonu (.xltx) a použijte ji pro nové projekty. a případně Automatizace opakujících se úkolů pomocí maker v Excelu.
Díky tomu je zajištěno, že pokaždé, když začnete, se kniha spustí se správným nastavením. Méně překvapení a větší konzistence mezi dokumenty.
Praktické příklady a typické případy
Pojďme se podívat na situace, které se vyskytují každý den, a na to, jak je řešit za pochodu. Tyto příklady vám pomohou vybrat nejvhodnější trik v každém případě..
Kódy a odkazy s pomlčkami
Pokud zadáte číslo 11-53 a uvidíte, že ho Excel přeinterpretuje, vloží před něj jednoduché uvozovky: '11-53. Hodnota se po potvrzení zobrazí tak, jak je, bez viditelné cenové nabídky..
Toto funguje i s kombinacemi čísel s lomítkem, například „1/47“, které Excel ponechá beze změny. Používejte jej v katalozích, inventářích nebo zákaznických kódech.
Nejednoznačná data a regionální formáty
V závislosti na vašem regionálním nastavení se 12/2 může přeložit jako 2. prosince nebo 12. února. Pokud nechcete datum, označte buňku před psaním jako Text nebo použijte jednoduchou uvozovku..
Ve smíšených seznamech (některé buňky by měly obsahovat data a jiné ne) zvažte vytvoření samostatných sloupců. V tom, který je určen pro „doslovný text“, použijte formát Text a zapomeňte na zbytečné texty..
Zlomky, které by se neměly převádět na data
Pro 1/2, 3/4 a podobné hodnoty napište 0 1/2 nebo 0 3/4, pokud potřebujete číselnou hodnotu 0,5 nebo 0,75 bez jejího převodu na datum. Excel použije formát zlomků a zachová číselnou povahu..
Pokud chcete zlomek zobrazit jako přesný text bez výpočtů, použijte textový formát nebo jednoduchou uvozovku. Vyberte si jednu nebo druhou možnost v závislosti na tom, zda budete provozovat nebo zobrazovat.
Při vkládání z webu nebo jiných dokumentů
Pokud kopírujete ze stránek nebo PDF souborů, vložte je jako Hodnoty a v případě potřeby je před vložením naformátujte jako Text. Tímto způsobem se vyhnete přetahování stylů nebo formátů, které vám komplikují život..
Pokud máte tabulku s mnoha „nejednoznačnými“ položkami, použití textu na celý sloupec před vložením vám ušetří nutnost opravovat každý řádek. A pokud budete čísla později potřebovat, můžete je kontrolovaně převést..
Varování a osvědčené postupy
I když se mohou zdát malé, tyto detaily mají v reálných listech se stovkami nebo tisíci řádků zásadní význam. Vyhněte se bolestem hlavy dodržováním těchto jednoduchých pravidel.
- Pokud přidáte úvodní mezeru, nezapomeňte, že tato mezera zůstane zachována. Shody můžete rozdělit ve funkci VLOOKUP nebo v porovnání.
- Položky s jednoduchými uvozovkami se ukládají jako text. Nebudou sečteny ani vypočítány jako čísla, dokud je nepřevedete..
- Textový formát je vaším nejlepším přítelem, když chcete přesně „zmrazit“ to, co píšete. Používejte jej preventivně ve sloupcích s kódy nebo textovými zlomky..
- Pokud Excel používá vědecký zápis s dlouhými číselnými identifikátory, naformátujte je před vložením nebo zadáním jako text. Tímto způsobem se nestanou 1E+05 ani neztratí číslice..
Lze převod na data zcela zakázat?
Obecně platí, že Excel neobsahuje jediné nastavení, které by říkalo „nikdy nepřevádět čísla na data“, protože detekce je součástí základního procesu zadávání dat. Nejúčinnějším způsobem je vyhnout se konverzi zdrojového kódu pomocí popsaných triků a formátování.
Nicméně stojí za to si prohlédnout možnosti automatických oprav a podmíněného formátování, abyste omezili automatické chování, které sice nepřevádí data přesně na daný formát, ale generuje nežádoucí změny. Čím čistší budete udržovat pravítka a šablony, tím méně rušení budete mít..
Tabulky Google: Důležité rozdíly
V Tabulkách Google je v tomto ohledu menší volnost. Pokud zadáte čísla, která vypadají jako data, Tabulky Google je budou mít tendenci stejně převádět. Spolehlivým způsobem, jak tomu zabránit, je použít na začátku jednoduchou uvozovku..
Alternativy, které vám mohou pomoci v Excelu (úvodní mezera nebo nula s mezerou pro zlomky), nenabízejí stejné výsledky v Tabulkách Google. Pokud pracujete mezi Excelem a Tabulkami, použijte jako standardní míru v Tabulkách jednoduchou uvozovku..
Kdy použít každou metodu
S tolika možnostmi je dobré mít rychlé pravidlo. Správný trik závisí na tom, zda potřebujete doslovný text nebo číselnou hodnotu a kolik dat zadáváte..
- Doslovný text (kódy, odkazy, zlomky jako text): jednoduchá uvozovka nebo textový formát. Vyhnete se konverzím a zachováte přesně to, co jste napsali..
- Reálné číslo ze zlomku (0,5, 0,75…): nula a mezera před zlomkem. Excel jej převede na typ zlomku, aniž by jej transformoval na datum..
- Specifické položky: jednoduchá uvozovka nebo počáteční mezera. Pro několik buněk se aplikují nejrychleji..
- Velké objemy nebo opakující se šablony: Předformátujte sloupce jako text nebo vytvořte šablonu. Získáte konzistenci a ušetříte čas.
Zkratky a podrobnosti o produktivitě
Pro rychlou práci je užitečné zapamatovat si dvě nebo tři zkratky a kritéria. Umožní vám udržet si kontrolu, aniž byste zpomalili tok..
- Ctrl + 1 otevře ve Windows okno Formát buněk; na Macu Cmd + 1. Odtud můžete rychle přepnout na text nebo zlomek.
- Pokud jste již něco napsali a Excel to změnil na datum, změňte formát na Text a napište to znovu, nebo použijte jednoduchou uvozovku. Pokud budete zadávat mnoho hodnot, je lepší tomu předejít formátováním předem..
- Pokud vkládáte z externích zdrojů, zvažte Vložit jinak → Hodnoty a předformátujte. Vyhnete se dědění formátů a konverzí.
Co když budu potřebovat další pomoc?
Pokud narazíte na podivný případ nebo na zděděnou knihu, která se chová podivně, můžete se obrátit na specializované komunity. Komunita a fóra podpory pro Excel Tech nabízejí rychlé odpovědi a praktické příklady..
Zvládnutí těchto triků vám umožní rozhodnout se, kdy by Excel měl „myslet“ za vás a kdy ne. Díky jednoduchým uvozovkám, textovému formátu, zlomku s nulovým řádkováním a dobré šabloně máte nad svými údaji úplnou kontrolu.A pokud pracujete i v Tabulkách Google, nezapomeňte, že jednoduché uvozovky jsou bezpečnou volbou, která zabrání tomu, aby se z čísla stalo datum.
