Jak freelanceři, tak manažeři malých podniků se toho nakonec dost nasytí Nekonečné excelovské tabulky, hloupé chyby v DPH a čtvrtletní uzávěrky na poslední chvíliDobrou zprávou je, že dnes máte přístup k řadě účetních a fakturačních programů, které jsou navrženy právě tak, aby se tomu vyhnuly: minimalizují lidské chyby, automatizují zdlouhavé úkoly a poskytují vám jasný přehled o tom, jak si vaše firma vede, aniž by vás to dohánělo k šílenství.
Dobrý účetní software vám pomůže Centralizujte faktury, bankovní účetnictví, daně, reporty a dokumentaci na jednom místě, dodržovat předpisy (OvěřenoElektronická fakturace (např. SII, TicketBAI atd.) vám umožňuje úzce spolupracovat s vaším poradcem, aniž byste museli neustále posílat PDF soubory. S tolika dostupnými možnostmi se však snadno cítíte ztraceni. Zde jsme shromáždili a uspořádali informace o nejlepších programech doporučených odborníky, konzultačními společnostmi a výrobci.
Co je účetní software a proč byste se o jeho používání měli zajímat?
Účetní program je v podstatě digitální nástroj, který zaznamenává a automatizuje všechny ekonomické transakce vašeho podnikání: příjmy, výdaje, daně, odpisy, rozvahy atd. Některé se zaměřují na nejzákladnější fakturaci a jiné představují komplexní řešení, která zahrnují i zásoby, projekty, lidské zdroje nebo CRM.
Navíc s nástupem umělé inteligence a povinné digitalizace (zákon Create and Grow, zákon proti podvodům, budoucí povinná elektronická fakturace a systémy jako Verifactu) se stává stále důležitějším úplně opustit manuální účetnictvíJe nutné přejít na řešení, která zaznamenávají každou transakci se sledovatelností a právní jistotou.
Co by mělo obsahovat:
- Přinejmenším by vám to mělo umožnit nosit obecné účetnictví a v mnoha případech také analytické nebo rozpočtové účetnictvízápisy, zahájení a uzavření fiskálních let, rozvahy, výkazy zisků a ztrát, výkazy peněžních toků atd.
- V sekci fakturace musí dobrý software pokrývat Vystavování faktur, cenových nabídek, proforma faktur, dokladů a opakovaných fakturse správným číslováním, přizpůsobitelnými šablonami a možnostmi doručování e-mailů. Mnohé z nich zahrnují POS systémy, správu plateb SEPA, platby kartou a dokonce i integrace se Shopify, Stripe nebo jinými platebními systémy.
- Nějaký druh daňová správa a dodržování předpisůStandardní modely (303, 390, 130, 100, 115, 180, 111, 190, 347, 349…), automatický výpočet poplatků, generování knih DPH a IRPF, čtvrtletní kontrola IRPF, podpora elektronické fakturace a adaptace na Verifactu nebo TicketBAI v oblastech, kde se to vztahuje.
- Doporučené doplňky: Automatické bankovní odsouhlasení, propojení více bank, generování srovnávacích grafických reportůPodpora pro více společností a více uživatelů, řízení zásob, integrace s CRM nebo ERP, cloudové úložiště a sdílený přístup se správcovskými společnostmi.
Nejlepší obecný účetní software pro malé a střední podniky a freelancery
Mezi programy zaměřenými primárně na účetnictví (ačkoli mnohé zahrnují fakturaci, inventuru nebo jiné oblasti) existuje ve Španělsku několik zavedených řešení, která vynikají svou vyspělostí a tím, že jsou určena pro malé a střední podniky, stejně jako pro poradenské firmy. Mezi nejoblíbenější patří:
Flesip
Flesip se umístila jako jedna z Výkonný cloudový účetní software pro malé a střední podniky a freelanceryJeho hlavní silnou stránkou je automatický přenos účetních údajů: umožňuje vám přenést finanční data do vašeho účetního systému, aniž byste museli informace znovu ručně zadávat.
Platforma automatizuje vytváření účetních zápisů, import a export dat a odsouhlasování transakcíTo výrazně snižuje čas strávený administrativou. Navíc nabízí specifickou funkci pro poradce, která umožňuje účetní firmě přístup ke všem účetním datům v reálném čase bez nutnosti výměny PDF souborů nebo nekonečného zasílání e-mailů.
Flesip se zaměřuje na velmi jednoduché rozhraní, integraci s nástroji, které nejčastěji používají malé a střední podniky a freelanceři v jejich každodenní práci, a uživatelsky přívětivý přístup. bezpečná centralizovaná správa financí z clouduNabízí 14denní bezplatnou zkušební verzi a lze jej financovat prostřednictvím grantů, jako je Digital Kit, protože fungují jako digitalizační agenti.
A3ERP a a3innuva
Wolters Kluwer s více než 35 let vývoje účetního a manažerského softwaruNa španělském trhu je měřítkem. Jeho katalog obsahuje následující hlavní produkty: A3ERP (více zaměřené na lokální instalace a ERP prostředí) a a3innuva (jejich cloudové účetní řešení), široce používané jak společnostmi, tak konzultačními firmami.
a3innuva je obzvláště zajímavá, pokud potřebujete Přístup k účetnictví odkudkoliUmožňuje inteligentní zadávání faktur, generování účetních knih DPH a daní z příjmu fyzických osob, výpočty odpisů, záznamy o dlouhodobém majetku, exportovatelné manažerské reporty a srovnávací grafy trendů příjmů a výdajů v čase.
Tato řešení vždy fungují s data v reálném čase, průběžně aktualizovaná tak, aby odrážela veškeré regulační změny a silné zaměření na zdanění (generování modelů, integrace s daňovým úřadem a správa dokumentů). Na oplátku se jedná o velmi účinné nástroje, jejichž přijetí je obvykle spojeno se spoluprací s účetní firmou nebo interním účetním oddělením.
Gespymé
Gespymé je zvláště indikován pro Malé podniky s nákupní a prodejní činností a potřebou kontrolovat zásobySpojuje účetnictví, fakturaci, řízení podniku a správu zásob do jednoho cloudového řešení.
Zahrnuje centralizovanou databázi zákazníků a dodavatelů a možnost řídit obchodní činnost, navrhovat rozvahy a kontrolovat zásoby bez manuálních kontrolJe víceuživatelský a umožňuje současný přístup odkudkoli s připojením k internetu.
Nabízí bezplatnou demoverzi a pokud vám to vyhovuje, můžete si v závislosti na vašem využití předplatit různé placené tarify. Ideální pro malé a střední podniky zaměřené na produkty, které chtějí solidní kontrola zásob a přiměřeně úplné účetnictvíJe to možnost k zvážení.
Altai
Altai je jedním z Programy pro účetnictví plateb, které jsou nejvíce uznávané pro své snadné použitíJe prezentován jako natolik intuitivní nástroj, že ho může používat i někdo bez rozsáhlých účetních znalostí, a v praxi jeho rozhraní tento slib do značné míry splňuje.
Jeho silnou stránkou je adaptabilita prostřednictvím sektorových plánůExistují specifické verze pro stavební firmy, realitní kanceláře, družstva, neziskové organizace, malé a střední podniky obecně a také plány na míru. To umožňuje moduly a šablony navržené pro realitu každého typu podnikání.
Správa faktur, amortizace, synchronizace bankovních účtů pro Automatické odsouhlasení, daňové úhrady, přizpůsobené reporty a rozpočtyVelmi praktickou funkcí je automatické vytváření položek z naskenovaných faktur s využitím řešení třetích stran a import dat pomocí souborů ASCII, aby se zabránilo nekompatibilitě s jiným softwarem pro správu.
vize vyhrát
vize vyhrát Je veteránem mezi Bezplatná řešení (freemium model) pro účetnictví a fakturaciZákladní verze je ke stažení a používání zdarma, zatímco podpora a aktualizace se platí zvlášť. Jedná se o lokální aplikaci, takže neumožňuje přístup ke cloudu, což je třeba zvážit, pokud pracujete na dálku.
Zahrnuje předkonfigurovaný účtový rozvrh pro rychlý start, automatické zápisy do deníku, Daňové podání, analytické a rozpočtové účetnictví a reporty s velmi užitečnými srovnávacími grafyDalší zajímavou funkcí je možnost propojit naskenované dokumenty s každým sedadlem, čímž se zachová perfektní propojení dokumentace.
Placená profesionální verze přidává možnosti jako například víceuživatelská lokální síť, technická podpora a průběžné aktualizace, s různými sazbami v závislosti na tom, zda se používá lokálně nebo v cloudu prostřednictvím jejich hostovaných řešení.
Accounting.net
Accounting.net získal slávu jako Jednoduchý a srozumitelný software pro freelancery a malé firmy Nechtějí se zahlcovat modulárními systémy. Jejich hlavní silnou stránkou je jednoduchost: uživatelsky přívětivé rozhraní, přizpůsobitelné pracovní prostředí a jasné funkce.
Pojďme pracovat s účetní zápisy, bankovní odsouhlasení, amortizace, záznamy v cizích měnách a další standardní účetní operace. Pokud používáte jiný program, podporuje import dat prostřednictvím souborů CSV, Excelu nebo specifických integrací s určitými aplikacemi.
Funguje v rámci lokální instalace, s licence na jednorázovou platbuPokud budete později potřebovat podporu nebo další aktualizace, budete muset znovu zaplatit, ale na oplátku můžete fungovat bez měsíčních poplatků, což je skvělé pro firmy s omezeným rozpočtem.
Keme (otevřený zdrojový kód)
krysa Je to možnost pro ty, kteří preferují Bezplatný a multiplatformní software (Windows a Linux)V základní verzi je zdarma a má uživatelskou komunitu, která může odpovídat na otázky, ačkoli nabízí i placenou profesionální podporu pro ty, kteří ji potřebují.
Je určen pro více uživatelů a více společností, což vám umožňuje provádět Úřední účetnictví, zahájení a uzavření fiskálních let, odpisy a kontrola splatnostiJeho filozofie je silně zaměřena na jednoduchost a transparentnost. Díky tomu je ideální alternativou, pokud chcete technologickou nezávislost a vyhnout se proprietárním licencím.
Nejlepší fakturační a správní software pro freelancery a malé a střední podniky
Kromě základního účetnictví potřebuje mnoho osob samostatně výdělečně činných zejména Fakturační software, který splňuje předpisy, integruje banky, generuje daně a pokud možno přidává správu zákazníků nebo projektůZde přicházejí na řadu řešení jako Holded, Contasimple, Cuéntica, Billin nebo E-autonomos.
Drženo
Drženo to se stalo jedním z Nejoblíbenější all-in-one software mezi malými a středními podniky a freelancery ve ŠpanělskuZrodila se s myšlenkou centralizace fakturace, účetnictví, CRM, projektů, skladových zásob a v mnoha případech i aspektu lidských zdrojů.
Jeho design je vysoce orientovaný na použitelnost: moderní rozhraní, intuitivní postupy a plynulá křivka učení. Umožňuje Vystavujte faktury, sledujte inkasa, spravujte zákazníky a dodavatele, veďte skladové zásoby, sledujte projekty a vizualizujte stav firmy pomocí dashboardů a reportů..
Má specifický plán pro osoby samostatně výdělečně činné (dostupné ceny s limity na roční faktury, skenování dokumentů a bankovní spojení) a různé tarify pro firmy, od základních až po pokročilé a prémiové úrovně, s více uživateli, extra moduly a integracemi. Obvykle nabízí zkušební dobu a úvodní propagační akce.
Je to jedno z nejvíce doporučovaných řešení při hledání Unikátní ekosystém pro administraci, fakturaci a účetnictví, s možností integrace externích aplikací a spolupráce s konzultační firmou.
Jednoduché
Jednoduché se zaměřuje na Fakturace, jednoduchá správa účetnictví a daňové aspekty Pro freelancery a mikropodniky. Jeho filozofií je zpřístupnit správu daní i neexpertním uživatelům a generovat formuláře jako 303, 390, 130, 100, 115, 180, 111, 190, 347 a 349.
Zahrnuje účetní knihy prodejů, nákupů a výdajů, základní správu zásob, zaznamenávání pracovní doby, výkazy zisků a ztrát a zpracování SEPA platebPřijímá také platby kartou prostřednictvím integrovaného POS terminálu, což je užitečné pro firmy s přímým prodejem.
Mezi jeho omezení patří OCR čtečka je základní nástroj a postrádá lidské ověření.Synchronizace bank není plně automatická a chybí jí odesílání faktur ze samotné platformy a pokročilá správa zásob. Nabízí základní bezplatný plán a dva placené plány (Professional a Ultimate) s více funkcemi a možnostmi.
Billin
Billin Jedná se o program zaměřený na Vystavování a odesílání faktur jednoduchým způsobemJe velmi zaměřen na rychlé použití a nabízení dobré zákaznické podpory pro řešení provozních dotazů.
Umožňuje automaticky vyplňovat pole faktury na základě údajů o zákaznících a informací z katalogu produktů. Zahrnuje také... Mobilní aplikace pro fakturaci odkudkoli, integrace Shopify pro převod objednávek na faktury a integrace s účetními firmami pro daňové přiznání..
Podporuje elektronické faktury FACe pro veřejnou správu a TicketBAI a nabízí kategorizaci výdajů a interní chat s podporou. Nevýhodou je, že jeho čtečka výdajů může být nespolehlivá a neumožňuje vytvářet faktury bez přílohy. Chybí mu dodací listy, kontrola zásob a samovyplňovací daňové formuláře..
Nabízí tři tarify: základní tarif s malým počtem klientů a produktů, středně pokročilý tarif Pro a neomezený tarif s opakujícími se fakturami, chytrým odečtem a integrací se Shopify.
OSVČ
OSVČ Je to platforma zaměřená na Podnikatelé a osoby samostatně výdělečně činné, kteří chtějí mít poradenství a nástroje pro řízení na jednom místěMyšlenka je taková, že si můžete vytvářet rozpočty, převádět je na faktury, prohlížet si daňové prognózy v reálném čase a pravidelně dostávat recenze od profesionálů.
Všechny jejich plány zahrnují postupy pro registraci jako osoby samostatně výdělečně činnéNabízejí omezenou bezplatnou zkušební verzi a zahrnují telefonickou podporu. Software umožňuje opakované faktury, aktualizace účetních knih, neomezené úložiště a jasný přehled o vašich daňových povinnostech při zaznamenávání transakcí.
Poplatky jsou strukturovány podle typu služby (základní s daňově upraveným poplatkem, osvobozené od daně, freelancingy s variabilním poplatkem vázaným na fakturaci). Měsíční náklady se obvykle pohybují ve středním cenovém rozpětí. Je to zajímavá možnost, pokud Nechcete oddělovat program a správu a dáváte přednost službě na klíč..
Doplňkový software: fakturace, management, marketing a produktivita
Kromě čistého účetnictví je zdravý podnik obvykle založen na Další klíčové nástroje: specifická fakturace, CRM, e-mail, cloudové úložiště, marketing, design nebo správa úkolůNejsou to účetní programy, ale přímo ovlivňují organizaci a to, jak data proudí do účetnictví.
Mezi nejpoužívanější fakturační programy ve Španělsku, kromě již zmíněných, patří mimo jiné tyto: Ayuda T Pymes (kompatibilní s Verifactu a elektronickou fakturací, automaticky generuje daňové formuláře a synchronizuje se s bankami), Sage One nebo Factusol, vše se zkušebními verzemi pro freelancery a malé a střední podniky.
V obecném managementu nástroje jako např. Microsoft To Do, Trello, Asana, Basecamp, Evernote nebo Momentum Pomáhají s organizací úkolů, projektů, harmonogramů publikací nebo koordinací mezi týmy. V případě e-mailu, Gmail, Outlook, Thunderbird nebo Mailbird Umožňují centralizovat účty, automatizovat odpovědi a propojit se s desítkami aplikací.
V marketingu a sociálních médiích služby jako například Mailrelay, Mailchimp, Conectif, Hootsuite, Meta Business Manager, Inshot, Pixlr nebo Feedly Usnadňují e-mailový marketing, plánování publikací a analýzu výsledků. A co se týče designu a archivace, Canva, Visme, Inkscape, Freepik, Pngtree, Dropbox nebo WeTransfer Jsou téměř nepostradatelné pro vizuální stránku vaší značky.
Celý tento ekosystém dává smysl, když je přímo či nepřímo integrován s vaším účetním softwarem: Faktury zadávané do hlavní knihy, digitalizované a zaznamenané doklady, reporty, které informují o finančních rozhodnutích. a sdělení, která jsou nařízena za účelem odůvodnění výdajů nebo projektů.
Nástroje pro řízení lidských zdrojů a jejich dopad na účetnictví
Pokud má váš malý nebo střední podnik zaměstnance, je řízení lidských zdrojů s nimi plně propojeno. mzdové účetnictví, sociální zabezpečení, dovolená, nemocenská a evidence docházkyZde přicházejí na řadu specifická řešení, která jsou následně koordinována s vaším účetním softwarem.
Například faktoriál je velmi komplexní HR software která centralizuje sledování času, dovolených, absencí, podepisování mezd a dokumentaci o zaměstnání. Sesame HR a TimeTac se více zaměřují na zaznamenávání pracovní doby a základní správu zaměstnanců, zatímco Clockify nabízí sledování času určené pro freelancery a malé týmy, ideální, pokud účtujete po hodinách.
Všechny tyto systémy nakonec generují data, která ovlivňují vaše výkaz zisku a ztráty, v daňových modelech a při výpočtu osobních nákladůProto je nezbytné, aby je bylo možné exportovat nebo integrovat s účetnictvím, ať už prostřednictvím standardních souborů nebo API.
Jaké účetní postupy by měla ovládat osoba samostatně výdělečně činná?
I když používáte skvělý program, jako freelancer musíte mít jasno v tom, minimální účetní a daňové požadavky, které musíte splňovatSoftware vám pomáhá, ale konečná odpovědnost zůstává na vás.
Ve svém každodenním životě si musíte udržovat uspořádaný záznam všech vašich finančních transakcíPříjmy, výdaje, relevantní finanční transakce, investice do dlouhodobého majetku atd. To se odráží v účetních knihách příjmů a výdajů (nebo prodejů a nákupů) a v podrobné faktuře.
Je také nezbytné kontrolovat Zúčtování DPH (účtované a vzniklé) a čtvrtletní platba daně z příjmu fyzických osob pomocí formuláře 130 (nebo specifických formulářů v závislosti na vašem daňovém režimu). Na konci roku je čas uzavřít účetní knihy, podat daňové přiznání a případně i další roční shrnutí.
Také nezapomeňte na měsíční příspěvek osoby samostatně výdělečně činnécož je opakující se výdaj, který musí být zahrnut do vašich údajů, a další pojistné nebo finanční závazky, které ovlivňují váš peněžní tok.
Jak vybrat ten správný účetní software pro vaše potřeby
Výběr softwaru není o trendech, ale o... Aby se přizpůsobilo velikosti, složitosti a konkrétní realitě vašeho podnikáníFreelancer, který vystavuje deset faktur měsíčně, nemá stejné potřeby jako malý nebo střední podnik s několika zaměstnanci, různými bankovními účty a služebními cestami.
Mezi klíčové faktory, které je třeba zvážit, patří snadné použití, křivka učení a programovací jazykUživatelsky přívětivé rozhraní může rozhodnout o tom, zda jej budete používat denně, nebo ho necháte ležet v virtuálním šuplíku. Měli byste také zvážit, zda se hodí k vašim procesům (služby, prodej produktů, projekty, předplatné atd.).
Dalším bodem je integrace s jinými systémyBankovnictví, CRM, internetový obchod, nástroje pro výdaje, HR atd. Dobrý účetní software by měl fungovat jako centrum, které komunikuje se vším ostatním. Zeptejte se na API, exportní formáty, kompatibilitu s vaší účetní firmou a stávající propojení.
Nezapomeňte na škálovatelnost a cenový modelMožná v současné době pracujete jako OSVČ bez zaměstnanců, ale za pár let byste mohli potřebovat víceuživatelské, vícefiremní nebo pokročilejší ovládání. Zkontrolujte, zda poskytovatel nabízí plány, které s vámi rostou, aniž by vyžadovaly neustálou migraci nástrojů.
Nakonec prozkoumejte bezpečnost informacíTechnická podpora, frekvence aktualizací a dodržování předpisů jsou důležité faktory. A pokud je to možné, využijte bezplatné zkušební verze nebo demoverze k otestování programu na reálných datech, než se k němu zavážete.
Nakonec je nejlepší účetní software pro malé a střední podniky a freelancery ten, který vám umožňuje Zapomeňte na chaos papírování a tabulek, automatizujte velkou část byrokracie, dodržujte daňové předpisy bez překvapení a na první pohled zjistěte, jak si vaše firma vede.Ať už je řešení jakékoli, důležité je, aby odpovídalo vašemu pracovnímu postupu, bezproblémově se integrovalo do vašeho digitálního ekosystému a ušetřilo vám čas na administrativu. To vše proto, abyste se mohli soustředit na to, na čem skutečně záleží: rozvoj vašeho projektu.