Pokud pracujete s sdílené dokumenty, duo tvořené Sledování změn a komentářů ve Wordu Je to váš nejlepší spojenec. Díky těmto funkcím můžete zaznamenávat každou změnu, probírat návrhy a rozhodovat se, co přidat nebo odebrat, aniž byste museli měnit originál.
Kromě usnadnění spolupráce tyto nástroje poskytují transparentnost a sledovatelnost do jakéhokoli redakčního procesu. Níže naleznete kompletního průvodce s kroky, možnostmi a tipy, jak zvládnout jeho používání, od povolení sledování až po tisk bez značek, včetně toho, jak zobrazit značky podle typu nebo recenzenta a jak spravovat komentáře od začátku do konce.
Co je to Řízení změn a proč ho používat?
Sledování změn ve Wordu je funkce, která zaznamenává vkládání, mazání, změny formátování a komentáře v dokumentu. Každá úprava je označena, aby ji autoři nebo recenzenti mohli vyhodnotit a rozhodnout se, zda ji přijmou nebo odmítnou.
Jeho použití je klíčové při práci s několik lidí kontroluje nebo schvaluje stejný textUmožňuje vám na první pohled vidět, co každý člověk změnil, identifikovat historii úprav a zachovat originál beze změny až do konečného ověření.
- Průhlednost: Každý pohyb je zaznamenán, což usnadňuje důkladné a fundované posouzení.
- Efektivní spolupráce: ideální, když je zapojeno více recenzentů s různými odpovědnostmi.
- Užitečná historie: Sledování změn vám pomůže vrátit se zpět, pokud úprava není přesvědčivá.
Zapnutí nebo vypnutí sledování změn
Zapnutí sledování je snadné: na kartě Revize najděte přepínač. Změňte ovládání ve skupině Sledování. Od okamžiku, kdy ji zapnete, se každá změna zaznamenává spolu s jejím autorem a vizuálním indikátorem.
V některých rozhraních uvidíte kombinované tlačítko s názvem „Změnit možnosti kontroly a kontroly“Jeho stisknutím získáte přístup k nastavení přepínače sledování i zobrazení značek, což usnadňuje změnu nastavení.
Word vám umožňuje rozhodnout, zda sledování ovlivní „Pro všechny uživatele“ nebo „Jen pro mě“Toto rozlišení je užitečné, když chcete dokument kontrolovat sami, aniž byste museli dohlížet na ostatní spolupracovníky.
Pokud je tlačítko šedé a nelze ho aktivovat, je soubor pravděpodobně chráněný. V takovém případě přejděte do sekce Revize > omezit úpravy a pokud máte heslo, vypněte ochranu; teprve poté budete moci sledování změn normálně aktivovat.
Zobrazit nebo skrýt značky a upravit zobrazení
Způsob, jakým jsou změny prezentovány, je konfigurovatelný a je dobré si tyto zobrazení osvojit, abyste se neztratili v přeplněném značení. Z recenze, otevřít Možnosti kontroly změn a revizí rozhodnout, co a jak se bude zobrazovat.
V části „Zobrazit značky“ můžete povolit a zakázat konkrétní typy značek. Můžete například skrýt změny formátu pro zaostření na text nebo ztlumení vkládání/smazání, pokud chcete vidět pouze komentáře.
Mezi dostupné typy patří: digitální pero (ideální, pokud používáte stylus), „Vkládání a mazání“, „Formátování“ a možnosti pro bubliny: „Zobrazit revize v bublinách“ nebo „Zobrazit v bublinách pouze formátování“ se zbytkem změn v textu.
Přehled můžete také přepnout pomocí „Zobrazit k recenzi„: „Bez kontroly“ skryje veškeré označení, „Originál“ zobrazí dokument před změnami a „Jednoduchá kontrola“ nebo „Veškeré označení“ zobrazí úpravy dle potřeby s větším či menším detailem.
Filtrovat známky podle recenzenta a spravovat autory
Pokud na stejném dokumentu pracuje více kolegů, Word se ve výchozím nastavení zobrazí změny všech lidíMůžete si však filtrovat a zobrazit si pouze díla konkrétního autora, abyste mohli jeho příspěvky hodnotit bez rušivých vlivů.
Chcete-li to provést, přejděte do sekce Revize > Možnosti sledování změn > Zobrazit značky > Recenzenti a vyberte jména, která vás zajímají. Pokud chcete, můžete se vrátit k úplnému zobrazení a neuniknout žádným úpravám pomocí možnosti „Všichni recenzenti“.
Pokud potřebujete upravit způsob identifikace jednotlivých autorů, můžete v nabídce Soubor > Možnosti > Obecné změnit Uživatelské jméno a iniciályToto nastavení určuje, jak se změny a komentáře zobrazují podepsané v panelu revizí.
Chcete anonymizovat dokument? Přejděte do Soubor > O aplikaci > Zkontrolovat problémy > Zkontrolujte dokument a vyberte možnost „Odstranit všechny osobní údaje“. Tímto odstraníte úpravy a komentáře z vaší viditelné identity.
Reprezentace změn a kontrolní panely
Ve standardní konfiguraci Word uvádí barevné a podtržené vložkya zobrazí odstraněné položky jako přeškrtnutý text. V pravém okraji se zobrazí čáry nebo bubliny označující změny a komentáře, abyste se v nich mohli rychle orientovat.
Pokud najedete myší na upravený fragment, zobrazí se zpráva. kontextový popis s podrobnostmi změny. To zahrnuje typ úpravy (vložení, odstranění, formátování) a autora, což usnadňuje pochopení účelu bez otevírání dalších panelů.
Pro globální zobrazení otevřete Recenzní panelZobrazuje všechny úpravy a komentáře v jednom sloupci; je to ideální pro zjištění, zda jsou ještě nějaké změny, o kterých je třeba rozhodnout. V horní části uvidíte celkový počet čekajících revizí.
Dalším užitečným zobrazením je recenze balónů aby text plynule plynule plynule plynule plynule plynule plynule plynule plynule plynul, aby anotace zůstaly na okrajích nebo v režimu „pouze formátování bublin“ a aby vkládání/smazání zůstalo v textu.
Vkládání, odpovídání, úprava a mazání komentářů
Komentáře se používají k poskytnout komentáře nebo požádat o vysvětlení aniž byste se dotkli textu. Vyberte pasáž nebo umístěte kurzor na příslušné místo a klikněte na tlačítko „Nový komentář“ na kartě Revize; na okraji se zobrazí bublina.
Odpovědět je stejně jednoduché: v komentáři použijte tlačítko odpověď a napište svou odpověď. Bude vygenerováno vlákno, takže všechny příspěvky budou seskupeny a bude snadné sledovat konverzaci.
Pokud jste udělali chybu nebo chcete něco upřesnit, upravte obsah komentáře přímo v jeho poli. Kliknutím na jinou oblast dokumentu změny budou uloženy a vlákno si zachová nové znění.
Chcete-li smazat konkrétní komentář, vyberte ho a stiskněte odstranit V režimu Recenze. V některých rozhraních můžete otevřít nabídku se třemi tečkami komentáře a vybrat možnost „Smazat vlákno“, čímž smažete celou související konverzaci.
Kromě toho se můžete v komentářích pohybovat pomocí příkazů Další/Předchozí ze skupiny Komentáře v sekci Recenze, což urychluje kontrolu, pokud je v dokumentu rozmístěno mnoho anotací.
Přesné přijímání a zamítání změn
Srdcem procesu kontroly je rozhodnutí, zda integrovat úpravu. Vyberte změnu a v nabídce Kontrola > Změny zvolte akceptovat o OdmítnoutKurzor se automaticky přesune na další změnu, aby udržel tempo.
Pro větší kontrolu použijte kontextové možnosti: Přijmout smazání, Přijmout vložení nebo Přijmout změnu, které pouze potvrdí vybranou změnu bez přechodu k další, ideální, pokud chcete klidně zastavit.
Když spěcháš,“Přijmout a přejít k dalšímu„“ nebo „Odmítnout a přejít na další“ vám umožní rychle zpracovat změny. A pokud jste již filtrovali podle recenzenta, nezapomeňte, že existují příkazy „Přijmout vše zobrazené“ nebo ekvivalentní. odmítnout viditelné.
Pokud jste učinili globální rozhodnutí, použijte „Přijměte všechno„“ pro konsolidaci všech položek nebo „Odmítnout vše“ pro jejich zahození. K dispozici je také možnost „Přijmout vše a zastavit sledování“ nebo její varianta „Odmítnout“ pro uspořádané ukončení procesu.
Navigace mezi změnami je podporována ikonami Předchozí/Další, které se spouštějí při každé otevřené úpravě. Tím se minimalizuje riziko, že jakékoli úpravy proklouznou sítí.
Zobrazit značky podle typu: tužka, text, formát a bubliny
V dokumentech s velkým objemem textu je vhodné použít filtry. V části „Zobrazit značky“ můžete přepínat zobrazení Vstup tužkou (značky vytvořené stylusem), „Vkládání a mazání“ nebo jen „Formátování“.
Pro zlepšení čitelnosti zkuste „Zobrazit recenze v bublinách“, která přesune anotace a určité značky na pravý okraj, nebo pomocí „Zobrazit formátování pouze v bublinách“, přičemž zbytek změn zůstane integrován do textového řádku.
Toto podrobné ovládání vám umožňuje přizpůsobit zobrazení typu recenze, kterou provádíte. Pokud zdokonalujete styl, skryje vložení/smazání; pokud schvalujete obsah, zobrazte pouze text; pokud komentujete rozvržení, vycentrujte zobrazení na formátování.
Nezapomeňte, že tato nastavení ovlivňují zobrazení, nikoli skutečný obsah dokumentu. I když skryjete určitý typ značek, změny jsou stále tam čekání na přijetí nebo odmítnutí dle potřeby.
Filtrovat podle recenzenta a spravovat „Ostatní autoři“
Kromě obecného filtrování nabízí Word v seznamu specifický nástroj pro výběr autora. korektorůTam můžete označit jedno nebo více jmen, abyste omezili označení na ty, které chcete zkontrolovat při každém průchodu.
Pokud dokument obsahuje účastníky, kteří nejsou uvedeni jménem, zobrazí se možnost „Ostatní autoři„Zaškrtněte toto políčko, pokud chcete, aby se jejich změny zobrazily v zobrazení, nebo jej zrušte, pokud se chcete zaměřit na podmnožinu spolupracovníků.“
Tato funkce je ideální pro organizaci kol recenzí bloky odpovědnostiNejdříve editoři, potom odborníci na danou problematiku a nakonec zúčastněné strany. Každá skupina vidí, co potřebuje, a dokument tiše postupuje dál.
Až skončíte s recenzentem, vraťte se k „Všichni recenzenti“ mít úplný přehled a uzavřít iteraci globálními rozhodnutími (hromadné přijetí nebo odmítnutí toho, co je vhodné).
Tisk bez komentářů a revizních značek
Pokud dokument odesíláte na papíře nebo jako neoznačený PDF, ujistěte se, že se netiskne. V nabídce Soubor > Tisk zrušte zaškrtnutí políčka „Vytisknout dokument s revizemi“ v Nastavení a získáte tak čistý PDF.
Další alternativou je změnit zobrazení na „Bez kontroly„před tiskem.“ Tímto způsobem bude soubor vygenerován bez jakýchkoli změn a obsah bude zachován tak, jak by vypadal po přijetí všech viditelných úprav.
Raději byste viděli předchozí verzi? Přepněte na „Original" a vypíše kopii přesně tak, jak byla před zahájením změn. To je užitečné pro porovnávání verzí na ověřovacích schůzkách.
Poznámka: Pokud nic neupravíte, Word zahrne označení změn do okraje dokumentu při tisku, což mimo okruh recenzních prací není vždy žádoucí.
Porovnání dokumentů a kontrolní verze
Pokud jste pracovali paralelně na dvou souborech, použijte nástroj Porovnat na kartě Revize zobrazíte rozdíly mezi verzemi. Word vám zobrazí dokument s výsledky, ve kterém jsou zvýrazněny všechny nesrovnalosti.
Toto srovnání vám umožňuje kombinovat příspěvky z různých oblastí práce, aniž byste ztratili nuance. Po srovnání můžete přijmout nebo odmítnout změny, jako by se jednalo o standardní revize, konsolidující vybroušený finální text.
Pokud je projekt složitý, spolehněte se na to, že hodnotící panel změří objem otevřených změn a naplánuje další revizi. kolo rozhodnutíVědět, kolik úprav zbývá, vám zabrání v předčasném zavření dokumentu.
Kromě toho můžete kombinovat filtry podle recenzenta s porovnáním, abyste nejprve zkontrolovali to podstatné a nechat drobné úpravy pro rychlejší a přesnější následný průchod.
Tipy pro efektivní využití v týmech
Definujte jasné role: kdo navrhuje změny, kdo schválit nebo zamítnout a v jaké fázi. Vyhýbání se překrývajícím se funkcím snižuje šum a urychluje rozhodování.
Pokud ještě nejste v této fázi, vyhněte se zahlcování dokumentu změnami formátování. Někdy je to dobrý nápad. zakázat formátování značek vizuálně se zaměřit na obsah a znovu jej aktivovat, když je čas vyleštit styl.
Před uzavřením verze projde finální revizePřijměte nebo odmítněte všechny nevyřešené problémy, smažte vyřešené komentáře a zkontrolujte nastavení tisku, zejména pokud plánujete soubor sdílet s třetími stranami.
Pokud pracujete s mnoha hráči, doporučte jim používat vláknové odpovědi namísto nových, nesouvisejících komentářů. seskupený kontext objasňuje příběh každého rozhodnutí.
Zobrazování a správa komentářů z rozhraní
Na pásu karet Recenze máte přístup ke skupině Komentáře a v závislosti na verzi také k oknu Komentáře. Komentáře v pravém horním rohuOdtud můžete procházet, odpovídat, řešit nebo mazat, aniž byste museli prohledávat okraje.
Pokud budete pracovat v režimu čtení, aktivujte panel komentářů, abyste měli vše v přehledu. klíčové rozhovory aniž by se dokument zahlcoval bublinami. Je to pohodlné zobrazení pro kontrolní schůzky.
Ve spolupráci zveřejněte komentář a povzbuďte své kolegy, aby odpověděli ve vlákně, místo aby otevírali nové. jedno vlákno na téma zabraňuje duplicitám a usnadňuje uzavření konverzací.
Jakmile je komentář vyřešen, smažte ho, aby se znovu nezobrazoval ve vyhledávání. Tímto způsobem dokument zůstane čisté a aktuálnía uzavřené problémy se nezaměňují se skutečně nevyřešenými problémy.
Zvládnutí změn a komentářů ve Wordu mění způsob, jakým upravujete text: od sledování a úpravy viditelných prvků až po filtrování podle recenzenta, správu vláken a rozhodování o jednotlivých změnách. S těmito pokyny budete schopni… pracovat s řádem, transparentností a flexibilitou, ať už provádíte kontrolu sami, nebo koordinujete celý tým.
