Vyčistěte Gmail Je to něco, co bychom měli udělat všichni, kdo máme e-mailový účet u služby Google, protože bychom si tak ušetřili problémy plynoucí z nedostatku místa. Je to však něco, co nás obvykle docela zleniví a na co odcházíme, když nemáme jinou možnost.
Pokud vás už digitální nepořádek omrzel a chcete mít svůj e-mailový účet co nejčistší a nejpřehlednější, máme pro vás pár triků, které vám pomohou nechat vše v perfektním časopisovém stavu.
Proč investovat čas do reorganizace našeho e-mailového účtu?
No, protože se ukázalo, že to pomáhá zlepšit vaši produktivitu, zabezpečení a dokonce zlepšuje vaše komunikační schopnosti, jak uvidíme níže.
Zlepšení produktivity
Pokud chcete, aby být produktivnější, začněte reorganizací e-mailů. Protože dobře organizovaná doručená pošta umožňuje rychle najít ty nejrelevantnější zprávy a Zabraňuje vám ztrácet čas hledáním e-mailů, které nemají žádnou hodnotu.
Pomocí nástrojů, jako jsou značky nebo složky, můžete zlepšit správu úkolů a vždy mít na paměti ty, které jsou prioritou.
Optimalizace komunikace
Uklizená schránka zlepšuje vaši komunikaci, protože vám umožňuje mít přehled o tom, které zprávy vyžadují naléhavou odpověď. Navíc, pokud je vše na svém místě, Je méně pravděpodobné, že vám uniknou důležité zprávy.
Vylepšení zabezpečení
Pokud svůj účet udržujete bez spamu a e-mailů, které vás nezajímají, investujete do své bezpečnosti, protože se chystáte odstranit vše, co by mohlo být podezřelé nebo potenciálně nebezpečné.
Pravidelným mazáním starých e-mailů, které obsahují citlivé informace, navíc snížíte riziko, že se tyto informace v případě napadení vašeho účtu dostanou do nesprávných rukou.
Omezení prostoru
Bezplatný účet Gmail zahrnuje 15 GB sdíleného úložiště mezi Gmailem, Diskem a Fotky Google. I když se to zdá hodně, tento prostor se dá zabrat rychleji, než si představujete, a proto je vhodné čas od času uklidit a nechat místo na věci, které jsou skutečně důležité.
Nemá cenu mít nashromážděné tisíce bezcenných e-mailů, když můžete využít tohoto volného místa k uložení dokumentů své práce nebo kurzu na Disku.
Jak můžeme vyčistit Gmail?
Nyní, když víme, jak prospěšné může být mít čistý a uklizený e-mailový účet, pojďme se podívat, jak toho můžeme dosáhnout.
1. Odstraňte velké a staré e-maily
Začneme smazáním informací, které nám dnes již nejsou užitečné, a také e-mailů, které jsou příliš těžké.
Otevřete svůj e-mailový účet a do vyhledávacího pole zadejte „velikost: 10 MB“, zobrazí se nám zprávy, které zabírají více než 10 MB. Chcete-li také použít dočasné kritérium vyhledávání, použijte tyto příkazy:
- starsi_tan:1r
- starší opálení: 6m
Tímto způsobem můžete najít těžké e-maily, které jste obdrželi před více než rokem nebo více než šesti měsíci. Dále stačí vybrat ty, které již nepotřebujete, a přímo je smazat. Pokud některý z těchto e-mailů obsahuje přílohu, kterou můžete potřebovat, stáhněte si ji a uložte na Disk, pak můžete zprávu smazat.
2. Odstraňte propagační e-maily a informační bulletiny
Všichni jsme se zaregistrovali do seznamů předplatitelů a poté jsme ignorovali všechny e-maily, které nám posílají. Výsledkem je, že máme náš Gmail plný zpráv, které nestojí za nic.
Chcete-li je odstranit, zadejte do vyhledávacího pole „label:^smartlabel_promo“, můžete také hledat pomocí „unscribe“ nebo „newsletter“. Využijte možnost odhlásit se z odběru newsletterů, které vás nezajímají a Smažte všechny e-maily, které nepotřebujete.
Pokud nechcete, aby byl váš osobní účet zaplněn tímto typem obsahu, můžete si vytvořit pomocný e-mailový účet a používat jej k přihlášení k odběru newsletterů a dokonce i k registraci na sociálních sítích. Takže váš „skutečný“ účet, ten, který používáte pro svou osobní, pracovní nebo akademickou komunikaci Budete ve větším bezpečí před útoky hackerů.
3. Používejte filtry a značky
Abyste po vyčištění účtu nemuseli v budoucnu provádět toto hloubkové čištění znovu, zvykněte si na používání filtrů a štítků, které segmentují informace při příchodu zpráv.
Postupujte po trase: Nastavení > Zobrazit všechna nastavení > Filtry a blokované adresy > Vytvořit nový filtr.
Zadejte parametry, které považujete za vhodné pro vytvoření nového filtru. Například pomocí určitých klíčových slov nebo vytvořením filtru pro e-maily, které mají velké přílohy.
Poté vyberte „Přeskočit z doručené pošty“ (pro archivaci obsahu), „Použít štítek“ nebo „Odstranit“. To způsobí, že příchozí zprávy zmizí automatické organizování podle toho, co jste uvedli.
I když se to na první pohled může zdát složité, ve skutečnosti je to velmi jednoduché. Doporučujeme vám to vyzkoušet, protože si všimnete, že rychle zlepší vaši správu e-mailů a ušetří vám spoustu času.
4. Archivujte e-maily, abyste mohli Gmail vyčistit
Pokud si nikdy nejste zcela jisti, zda chcete trvale odstranit e-mail, protože si myslíte, že jej budete v budoucnu potřebovat, můžete jej vyčistit informace o podání doručené pošty.
Vyberte ty e-maily, které již nemusí být v hlavní doručené poště, a klikněte na tlačítko „Archivovat“. Už je neuvidíte v popředí, ale budete je mít k dispozici archivované a máte k nim kdykoli přístup.
To neuvolní místo na vašem účtu, ale výrazně sníží množství informací, které vidíte, když otevřete doručenou poštu, a pomůže vám to pracovat efektivněji. efektivnější a lépe spravovat vaši komunikaci.
5. Použijte volbu „Vymazat místo“.
Gmail má svůj vlastní nástroj, který nám pomáhá uvolnit místo. V levém postranním panelu přejděte na „Úložiště“, kde najdete možnost s názvem „Spravovat místo“ nebo „Vymazat místo“. Kliknutím na něj uvidíte e-maily, které obsahují velké přílohy a staré e-maily, tedy informace, které Gmail interpretuje jako odstranitelné.
Zkontrolujte, které e-maily se v této sekci zobrazují, a pokud vaše kritéria odpovídají kritériím čištění Gmailu, můžete je všechny přímo smazat.